Относительно утраты первичной документации вследствие халатности

Действующее законодательство не предусматривает механизмов обновления листка нетрудоспособности вследствие потери из причин халатности должностных лиц после его оплаты, но предусматривает правила и сроки хранения первичных документов и ответственность должностных лиц в результате их потери.

Так, согласно Закону Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 №996-XIV предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленного законодательством срока. Порядок хранения таких документов, отчетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятия независимо от формы собственности (кроме банков) определен в вышеуказанном Положении.

Согласно пунктам 6.2 и 6.3 Положения первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Согласно пункту 6.7 Положения хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

При этом согласно пункту 6.8 Положения выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

За нарушение процедуры хранения и уничтожения бухгалтерских документов действующим законодательством предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Так, согласно статьи 921 Кодекса Украины об административных правонарушениях за небрежное хранение, порчу, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконную передачу другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния - влекут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от трех до семи необлагаемых минимумов доходов граждан и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц - от пяти до десяти необлагаемых минимумов доходов граждан.

Кроме того, в случае проведения проверки органами Фонда отсутствие документов приводит к непризнанию подтвержденными данных предприятия относительно сумм расходов Фонда и соответствующих последствий.

Источник: http://www.fse.gov.ua/fse/control/khr...