Может ли ООО сократить объем первичных документов при оформлении операций по поставке товара?

В зависимости от направления получения или выдачи товарно-материальных ценностей, материальных активов, юридическое лицо должно оформлять первичные учетные документы (товарно-транспортные накладные, накладные на отпуск товарно-материальных ценностей, акты приемки материалов и т.п.). Но при этом одни первичные документы не могут заменять другие, которые являются другими по сути и форме, если это не предусмотрено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 25.06.21 р. № 2533/ІПК/99-00-21-02-02-06

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо зменшення кількості оформлених первинних документів для оприбуткування товарів, придбаних у контрагентів-постачальників, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

Як зазначено у зверненні, ТОВ співпрацює з великою кількістю контрагентів, які здійснюють поставку товарів згідно укладених договорів. До ТОВ звертаються контрагенти з пропозиціями щодо спрощення документообігу, в частині оформлення документів первинного бухгалтерського обліку, що підтверджують постачання товару.

У платника виникло наступне питання:

1. Чи достатньо ТОВ як покупцю, для оприбуткування товарів, придбаних у контрагентів-постачальників, оформлення та підписання лише товарно-транспортних накладних, тобто без окремого складання видаткових накладних і їм подібних.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ст. 44 Кодексу).

Відповідно до частини другої ст. 3 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі - Закон N 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (частина перша ст. 9 Закону N 996).

Частиною другою ст. 9 Закону N 996 визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів, який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах (частина друга та третя ст. 8 Закону N 996).

Отже, первинні документи складаються відповідно до вимог бухгалтерського обліку.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку первинних документів підприємствами встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за N 168/704 (далі - Положення N 88).

Відповідно до Положення N 88, з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск ТМЦ, робіт і послуг.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

У Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 лютого 2009 року N 207, для водія юридичної або фізичної особи - підприємця, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах, в наявності серед інших документів має бути товарно-транспортна накладна.

Згідно з Правилами перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 N 363, зареєстрованим Міністерством юстиції України 20.02.98 за N 128/2568, з урахуванням змін, внесених наказом Міністерства інфраструктури України від 10.08.2018 N 368 (далі - Правила), товарно-транспортна накладна - це єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій та/або електронній формі та має містити обов'язкові реквізити, передбачені цими Правилами.

Товарно-транспортна накладна є основним документом на перевезення вантажів, форму якої наведено в додатку 7 до цих Правил.

На підставі вищенаведеного, залежно від напряму отримання або видачі товарно-матеріальних цінностей, матеріальних активів, юридична особа повинна оформлювати первинні облікові документи (товарно-транспортні накладні, накладні на відпуск товарно-матеріальних цінностей, акти приймання матеріалів тощо). Але при цьому одні первинні документи не можуть замінювати інші, які є іншими за сутністю та формою, якщо це не передбачено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону N 996).

Таким чином, з питання оформлення первинних документів та використання з метою ведення бухгалтерського обліку для оприбуткування товарів покупцем, придбаних у контрагентів-постачальників, доцільно звернутись до Міністерства фінансів України.

Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.