Какие работодателю необходимо вести кадровые документы во время военного положения?

Трудовым законодательством регламентированы определенные правила использования и оформления работодателем наемного труда. Большинство таких документов обязательны и должны соответствовать определенным стандартам.

Следовательно, к обязательным кадровым документам относятся:

• штатное расписание. Названия должностей в штатном расписании указываются в соответствии с Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327 с изменениями (№10 от 25.10.2021 г.).
• правила внутреннего трудового распорядка.
• табель учета рабочего времени.
• приказы по кадровым вопросам (по личному составу).

Приказы группируются в соответствии со сроками хранения: приказы длительного срока хранения 75 лет и более и приказы временного срока хранения до 5 лет.

• книга приказов (журнал учета приказов). Регистрация приказов тоже производится по сроку их хранения.
• личные карточки работников по форме П-2. Личная карточка предусмотрена Приказом «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника».
• трудовые книжки работников и Книга (журнал) учета движения трудовых книжек.
• график отпусков.
• трудовые соглашения (контракты).
• коллективный договор (для юридических лиц).
• должностные (рабочие) инструкции работников.
• журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
• положение об охране труда.
• разрешение на обработку персональных данных и обязательства о неразглашении персональных данных.
• обязательства о соблюдении конфиденциальной информации (соглашение).

Данный перечень не исчерпывающий, законодательством могут быть предусмотрены другие документы.

О ведении кадровых документов во время военного положения

В свою очередь, должностные лица управления инспекционной деятельности в Запорожской области объяснили, что, согласно статье 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», работодатель самостоятельно определяет порядок работы кадровых служб на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись на период военного положения. Среди обязательных документов – штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, приказы по кадровым вопросам, личные карточки работников, их трудовые книжки и журнал учета движения трудовых книжек, график отпусков, трудовые договоры, должностные инструкции.

Желательно, чтобы кадровая служба создала цифровые копии упомянутых документов, которые целесообразно разместить на нескольких носителях в разных регионах (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), сохранить в облачных хранилищах (google-диск, файлообменники и т.п.). Это обезопасит от потери документов в случае физического уничтожения одного из носителей.

https://www.fpsu.org.ua