ГНС требует предоставления копий первичных документов, если они ведутся в электронной форме

Согласно абзацу первому пункта 44.1 статьи 44 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Частью второй статьи 9 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» определено, что первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты, определенные частью второй ст. 9 Закона №996.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абзац первый пункта 2.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).

При составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (часть шестая статьи 9 Закона № 996 и абзац третий пункта 2.2 Положения № 88).

Кроме того, налогоплательщик обязан предоставить должностным (должностным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки (абзац первый пункта 85.2 статьи 85 НКУ).

Должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных НКУ, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 НКУ).

Аналогично абзацем первым пункта 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок должностные (служебные) лица контролирующего органа вправе получать у налогоплательщиков должным образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплату налогов, сборов, платежей, нарушение требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Следовательно, налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа копии документов, относящихся к предмету проверки.

При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством (часть шестая статьи 7 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»).

В соответствии с пунктом 5.26 раздела 5 приказа Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020
№ 144 «ДСТУ 4163:2020 «Требования к оформлению документов» отметка об удостоверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Согласно оригиналу» (без кавычек), наименование должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его собственного имени и фамилии, дать удостоверение копии.

Согласно пункту 1.1 раздела 1 Приказа № 144, этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, в частности на: организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные росписи и т.п.); распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения); информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, пояснительные записки, служебные письма и т.п.) документы, создаваемые в результате деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юридических лиц независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

https://zp.tax.gov.ua/