Электронная трудовая книжка: ПФУ отвечает на актуальные вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Ее внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности украинцев, уменьшить бумажный документооборот и связанные с этим риски утраты или повреждения документов. Также современная система позволит работникам в любое время проверить свой страховой стаж, а в будущем – автоматически выйти на пенсию без визита в Пенсионный фонд.

Согласно Закону от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» у работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек – до 10 июня 2026 года. После проверки данных со стороны Пенсионного фонда Украины и их внесения в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра обязательного государственного социального страхования будет сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.

Где найти электронную трудовую книжку?

Оцифрованная трудовая книжка хранится в личном кабинете на портале https://portal.pfu.gov.ua. Чтобы зайти на портал, нужно авторизоваться удобным для вас способом: с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Bank ID.

Если вы наемный работник. Чтобы проверить записи о ваших трудовых отношениях, выберите в меню слева раздел «Електронна трудова книжка». Добавить скан-копии документов или создать электронную запись, в которую добавляются сканированные копии документов, на основании которых создается запись, можно в разделе «Комунікації з ПФУ» (пункт «Відомості про трудові відносини»).

Если вы работодатель. Чтобы внести данные о наемном работнике, выберите раздел «Відомості про трудові відносини робітника». Здесь можно загрузить скан-копии бумажных документов.

Внимание! В электронной трудовой книжке есть данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если ваша трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов.

На веб-портале ПФУ страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года, что связано с принятием Закона от 09.07.2003 №1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», который ввел понятие «страховой стаж». До этого стаж считался трудовым. Зачисление стажа до 01.01.2004 осуществляется согласно записям в трудовой книжке и других документах.

Кто может подать трудовую книжку на оцифровку?

Сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники и/или работодатели. Для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.

Скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки подаются в хронологическом порядке и должны отвечать следующим требованиям:

• должны быть цветными и четкими;
• отражать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, Ф. И. О. владельца) и непосредственно сами записи (рекомендованное разрешение при сканировании – 300 dpi);
• формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
• размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

В электронную трудовую книжку нужно скачать все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книги, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы. К примеру, до 2004 года в трудовой стаж учитывалось обучение в учреждениях высшего образования на дневной форме. Если у вас диплом за соответствующие годы, засканируйте и добавьте в систему.

После отправки цветных скан-копий специалисты территориальных органов ПФУ сверят их с данными в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего не будет.

Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?

Да, если вы имеете наемных работников и вносите данные о них.

Что касается собственной предпринимательской деятельности, никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФЛП подать через персональный кабинет скан-копии:

• выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП, или
• справки из Государственной налоговой службы об учете как субъекта предпринимательской деятельности.

Пенсионный фонд