Электронная трудовая книжка: о чем стоит знать работодателям и работникам?

Начиная с 10 июня 2021 в Украине официально действуют электронные трудовые книжки. Расскажим работодателям и работникам, где их найти и как заполнять.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Ее внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности Украинской, уменьшить бумажный документооборот и связанные с этим риски потери или повреждения документов.

Также современная система позволит работникам когда-либо проверить свой страховой стаж, а в будущем - автоматически выйти на пенсию без визита в Пенсионный фонд.

Что изменилось?

Отныне каждый работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности своих наемных работников в электронном формате. В частности, делать записи о приеме на работу, переводе или увольнении, срочную военную службу и другие события, которые ранее фиксировались в бумажной форме.

По закону, у работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек. После проверки данных со стороны Пенсионного фонда Украины и их внесения в Реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования будет сформирован окончательный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.

Где найти электронную трудовую книжку?

Войдите в личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

Авторизуйтесь удобным для вас способом:

• При помощи квалифицированной электронной подписью (КЭП), которую можно получить в Государственной налоговой службе, аккредитованном центре сертификации ключей, а также в некоторых банках: ПриватБанк, УкрСиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креди Агриколь Банк и тому подобное.
• Под логином и паролем - для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФУ при наличии паспорта, идентификационного кода и соответствующего заявления.
• Через сервис ID.GOV.UA, предусматривающий идентификацию по ЭЦП, по мобильному телефону (Mobile ID) или наличия счета в одном из 27 банков Украины (Bank ID).

Кто может вносить информацию?

Сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники и / или их работодатели. Для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.

• Если вы наемный работник

Чтобы проверить записи о ваших трудовых отношениях, выберите в меню слева раздел «Электронная трудовая книжка».

• Если вы работодатель

Чтобы внести данные о наемного работника, выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь вы можете загрузить скан-копии бумажных документов.

Скан-копии каких документов нужно предоставлять?

В электронную трудовую книжку надо загрузить все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы.

Например, до 2004 года в трудовой стаж учитывалось обучение в учреждениях высшего образования на дневной форме. Если есть диплом за соответствующие годы, сканируйте и добавьте в систему.

После отправки цветных скан-копий специалисты территориальных органов Пенсионного фонда сверят их с данным в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего не хватит.

Нужно ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?

Да, если у вас есть наемные работники и вносите данные о них.

Относительно собственной предпринимательской деятельности никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФЛП подать через персональный кабинет скан-копии:

• выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП, или
• справки из Государственной налоговой службы об учете в качестве субъекта предпринимательской деятельности.

https://sumy.dsp.gov.ua