Налоговые проверки: первичные документы

АНДРЕЙ ТАМОШЮНАС – адвокат, налоговый консультант, партнер Law Group ALBION, ассоциированный парнер Аудиторской фирмы «ТРИАДА», проводя вебинар, ответил на вопросы относительно налоговых проверок.

Как отстаться "в живых", вы узнаете из ответов:

БЛОК №2 Первичные документы

ВОПРОС: Чем сегодня  подтверждать  хозяйственные операции, если первичный документ уже такую функцию не исполняет (ваша рекомендация)?

ОТВЕТ: На сегодняшний день действительно акцент по подтверждению реальности (товарности) хозопераций сместился в сторону формирования доказательственной базы из тех документов/сведений, которые ранее играли роль дополнительных. К примеру, это могут быть фото, видеофиксация заключения сделки и выполнения ее этапов, показания свидетелей, ТУ, госты, лицензии, сертификаты качества, добровольная сертификация,результаты экспертиз, заключения специалистов, решения судов, складская документация, переписка с контрагентами (в т.ч. по электронной почте), нотариально заверенные пояснения директора контрагента, доказательства проведения инвентаризаций у себя на предприятии и др.

ВОПРОС: Утеря документов – какой пакет документов оформлять?

ОТВЕТ: На практике составляют следующий пакет документов при утере: приказ о назначении инвентаризации и установлении пропажи/уничтожения, приказ о создании комиссии для проведения служебного расследования, акт утери документов, приказ о необходимости восстановления утраченных документов, уведомление органов ГФС об утере документов (в течении 5 дней), письма в адрес контрагентов с просьбой помочь восстановить документы. Налоговики также требуют обращение в правоохранительные органы, но НКУ этого не требует.

ВОПРОС: Если теперь есть норма 1095дней по проведению проверки, то можно ли уничтожать документы старше, например, 5 лет?  Например, с торжественной комиссий спалить во дворе?

ОТВЕТ: Вопросы хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов регламентированы положениями ст.44 НКУ.

Так, согласно п.44.3. ст.44 НКУ плательщики налогов обязаны обеспечить хранение указанных документов не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи - с предусмотренного этим Кодексом предельного срока представления такой отчетности. В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные в пункте 44.1 этой статьи, за период деятельности плательщика налогов не менее 1095 дней (2555 дней для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием согласно статье 39 этого Кодекса), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

В соответствии с п.44.4. ст.44 НКУесли указанные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных пунктом 44.3 этой статьи

Однако, положеннями статьи 102 НКУ с 01.01.2017г. право фискальных органов на проведение проверки стало ограничиваться сроком в 1095 дней.

Т.е., учитывая то, что фискалы не имеют права на проведение проверки за периоды, которые находятся за рамками 1095 дней, то документы за такие периоды не связаны с предметом проверки и налогоплательщик не обязан их хранить более 1095 дней.

Таким образом, у такого налогоплательщика возникает право на их уничтожение (за некоторым исключением). При этом, порядок уничтожения указанных документов прописан в Законе Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Постановления КМУ №1004 от 08.082007г.

Однако, на практике предприятия очень редко соблюдают порядок, предусмотренный положениями названных нормативно-правовых актов, и производят уничтожение соответствующих документов следующим образом: на предприятии приказом создается комиссия в количестве не менее 3х человек. В этом же приказе указываются сроки, способ уничтожения документов и их перечень. Некоторые налогоплательщики (с целью усиления позиции) обращаются к услугам специализированных организаций (к примеру, мусоросжигающие заводы). Также стоит отметить, что на сегодня отсутствует устоявшаяся практика привлечения к ответственности за несоблюдение установленного законодательством порядка уничтожения первичных документов. 

ВОПРОС: Какие первичные документы должны храниться у ФЛП (кадровые и по хозяйственной деятельности). Торговля розничная. Товар высылается через Новую Почту, есть ВЭД (импорт товара), счет в банке. С учетом, что ФЛП бухгалтерский учет не ведут. 2 групп

ОТВЕТ: Это должны быть: регистрационные документы, правоустанавливающие документы на помещение, в котором ведется деятельность, документы на оформление сотрудников, книга учета доходов, первичные документ, причем, как на реализацию, так и на приобретение ТМЦ, работ, услуг, банковские выписки; товарные чеки; расчетные квитанции и т.д..

Отдельно стоит остановиться на необходимости иметь в наличии документы, подтверждающие факты приобретения ТМЦ работ, услуг. Хотя действующее законодательство не обязывает единщиков вести учет расходной части своей деятельности, но такая мера продиктована практикой. Так, к примеру, если ФОП на 2 группе ЕН занимался реализацией ТМЦ, то возникает логичный вопрос относительно источников происхождения таких товаров. И если отсутствуют документы, подтверждающие приобретение у юрлиц/ФЛП, то фискалы могут квалифицировать такие товары как приобретенные у граждан, а значит ФОП на ЕН 2 группы в данной ситуации является налоговым агентом со всеми вытекающими последствиями. Или же налоговики могут сделать вывод,что такие товары подарены ФОПу-единщику, а значит это уже доход для него!

ВОПРОС: Если ФОП на едином налоге, штат - несколько человек, производство - первичные документы на приобретение комплектующих и сырья нужны в каком объёме?

ОТВЕТ: В объеме, достаточном для уверенного объяснения контролирующим органам источники происхождения/приобретения комплектующих и сырья.

Прохождение документальной проверки без указанных документов также на практике возможно, но в таком случае необходима дополнительная подготовка ФОПа к данной ситуации.

ВОПРОС: Если по месту регистрации нет договоров аренды, какая может быть ответственность?

ОТВЕТ: Самое главное, чтобы эти договора существовали в принципе и были правомерными, действующими и Вы имели возможность предоставить из при необходимости (например, к проверке). Но за их отсутствие по месту регистрации ответственность не предусмотрена.

Читайте также:

Налоговые проверки Инспекцией по труду
Налоговые проверки: Зарплата, ЕСВ