Как подать заявление-расчет на оплату больничных и уведомление о выплате средств

С 1 января изменилась процедура подачи заявлений на оплату больничных. Из консультации вы узнаете, где найти электронные заявления, как и куда их подавать и многое другое.

Вопросы – ответы

Чем вызвано изменение процедуры подачи заявлений на оплату больничных?

С 1 января 2023 года страховые выплаты по листкам нетрудоспособности финансирует Пенсионный фонд Украины (далее – ПФУ) (ст. 4 Закона от 23.09.1999 № 1105-XIV, далее – Закон № 1105). Это значит, что теперь именно ПФУ принимает заявления на оплату больничных листков, проверяет правомерность их выдачи, проводит расследование страховых случаев и т. д. (ст. 5 Закона № 1105).

Что нужно для получения финансирования от ПФУ?

Чтобы получить финансирование на оплату больничных застрахованных лиц, страхователь, как и прежде, должен подать заявление-расчет, содержащее информацию о больничных листках и начисленных по ним суммах страховых выплат.

Заявление-расчет можно подать двумя способами:

• в электронном виде;
• на бумажном носителе. В этом случае заявление нужно заполнить на бланке и принести в любой отдел обслуживания граждан (сервисный центр).

Форма заявления-расчета не изменилась, то есть используется форма, которая приведена в приложении 1 к Порядку, утвержденному постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12 (далее – Порядок № 12).

Рассмотрим подробнее процедуру подачи заявления-расчета в электронном виде.

Где можно найти электронное заявление на оплату больничных?

Заявление-расчет размещено на веб-портале электронных услуг ПФУ. Чтобы его подать, страхователю необходимо иметь доступ к интернету и электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП), с помощью которой он регистрируется на сайте ПФУ и в дальнейшем может попасть в личный кабинет.

Как подать заявление-расчет, если предприятие не зарегистрировано на сайте ПФУ?

Этот вопрос возникает у предприятий, которые впервые сталкиваются с больничными листками. Для новичков поясним. Чтобы найти электронные больничные (далее – э-больничные) и оформить заявление-расчет, надо зарегистрироваться на сайте ПФУ. Сделать это можно двумя способами: лично посетить территориальный орган ПФУ или онлайн.

В первом случае страхователь заполняет заявление в офисе ПФУ и вместе со специалистами фонда проходит регистрацию.

Самостоятельно зарегистрироваться на веб-портале можно с помощью ЭЦП (квалифицированной электронной подписи, далее – КЭП). Нажав на кнопку «Вхід», идентифицируем себя как юридическое лицо и подтверждаем вход с помощью закладки «За КЕП».

В этой закладке можно ознакомиться с перечнем Аккредитованных центров сертификации ключей (далее – АЦСК). Если у предприятия нет ЭЦП одного из АЦСК, нужно обратиться в центр и получить ее.

На веб-портале регистрируются только один раз. В дальнейшем доступ к электронным услугам осуществляется после авторизации с помощью КЭП и пароля к ней. Нажав кнопку «Увійти», попадаем в электронный кабинет (далее – э-кабинет) страхователя.

Где в э-кабинете найти больничные листки?

В левой части страницы э-кабинета страхователя есть меню с перечнем возможных услуг. Для того чтобы ознакомиться с имеющимися э-больничными, надо нажать на вкладку «Листки непрацездатності». Появится форма с фильтрами для поиска больничных.

Заполнив фильтр, который нас интересует, например, по фамилии застрахованного лица или по датам открытия и закрытия больничных, нажимаем на кнопку «Пошук» и получаем требуемую информацию.

Так, если речь идет о конкретном работнике, появится информация обо всех больничных, выписанных на его имя, а если о фильтре – даты открытия и закрытия больничного, то есть данные по всем листкам нетрудоспособности за этот период, выписанным на всех работников, и об их статусе.

Если больничный (или больничные, если их несколько) имеет статус «Готовий до сплати», то можно оформлять заявление-расчет на получение финансирования.

Важно знать! В заявление-расчет можно включать только больничные листки со статусом «Готовий до сплати».

Каковы сроки подачи заявления-расчета?

Начиная с даты выдачи э-больничного у предприятия есть 10 рабочих дней (далее – р. д.) для принятия решения о его оплате или неоплате (составление протокола) (ст. 24 Закона № 1105) и еще 5 р. д. для подачи заявления-расчета (п. 2 Порядка № 12).

Внимание! Для больничных по беременности и родам – это 3 р. д. на принятие решения и еще 5 р. д. – на оформление и подачу заявления.

Какая дата считается датой выдачи э-больничных?

Датой выдачи э-больничных считается восьмой день после даты закрытия, которая указана в документе, а для э-больничных по беременности и родам – восьмой день после даты открытия (см. разъяснения ПФУ). Как правило, в эти даты у больничных появляется статус «Готовий до сплати».

Пример

В январе 2023 года работникам предприятия оформили несколько больничных листков, один из которых – по беременности и родам. Как определить предельный срок подачи заявления-расчета?

Исходные данные представим в таблице.

Для справки: предприятие самостоятельно устанавливает периодичность подачи заявлений в ПФУ. Это можно делать и ежедневно (если были больничные), и за какой-либо период.

На данном предприятии установлено, что заявления-расчеты оформляются с периодичностью один раз в 10 дней. Поэтому 20 января предприятие оформляет заявление-расчет на два больничных (первый и третий), соблюдая при этом предельные сроки подачи заявления.

Как оформить заявление-расчет?

Приведем пошаговый алгоритм действий.

Шаг 1. В меню э-кабинета нажимаем раздел «Заяви-розрахунки». Появляется форма поиска заявлений. Под ней нажимаем кнопку «Створити нову» и появляется форма для заполнения. Часть информации в ней уже заполнена автоматически: это номер и дата заявления, информация о работодателе. Название страхователя подтягивается из системы, но при необходимости его можно корректировать.

Нам нужно заполнить пустые поля. Из предложенной в справочниках информации выбираем:

• регион, куда подаем заявление;
• тип заявления-расчета – э-больничный (Электронный реестр листков нетрудоспособности, далее – ЭРЛН) или на бумажном носителе;
• тип приложения заявления-расчета – приложение 1 (временная нетрудоспособность) или приложение 2 (несчастный случай).

Статус «Редагується» проставляется программой автоматически и меняется по мере работы с заявлением.

Шаг 2. Заполняем информацию о руководителе и главном бухгалтере, ответственном лице страхователя. В последующих заявлениях эта информация уже вносится автоматически (можно будет корректировать). Обязательно нужно указать номер телефона, чтобы работники ПФУ могли контактировать со страхователем.

Шаг 3. Заполняем графы с реквизитами расчетного счета в банке, на который должны поступить средства от ПФУ.

Обратите внимание! При заполнении полей не допускается применение кавычек в названиях. Для программы это запрещенные символы. В случае их использования появится надпись красным цветом «Поле містить заборонені символи». Кавычки нужно будет удалить.

Шаг 4. Заполняем графу с периодом «з» и «по». Здесь фиксируется промежуток времени, за который мы хотим включить больничные в заявление (например, с 1 по 31 января).

Шаг 5. Внизу нужно выбрать одну их двух предложенных опций: «Продовжити за даними ЕРЛН» или «Завантажити дані з файлу». Рассмотрим работу с каждой из опций.

Опция 1. Продолжить по данным ЭРЛН

После нажатия на эту кнопку появляется новая форма с одним из выбранных ранее приложений – 1 или 2 (нетрудоспособность или несчастный случай). В это приложение система подтянет все больничные (со статусом «Готовий до сплати») за указанный нами период.

К сведению: в приложения включают только те больничные, оплату или часть оплаты которых осуществляет ПФУ (т. е. больничный, все дни которого оплачиваются за счет средств работодателя, в заявление не попадут).

Чтобы внести всю необходимую информацию по конкретному человеку, надо нажать на значок «карандаш» в строке с фамилией человека. В открывшемся дополнительном окне некоторые строки заполняются автоматически, в частности номер больничного листка, даты открытия и закрытия, фамилия застрахованного лица и т. д.

Также автоматически подтягиваются данные о страховом стаже работника (общем) и стаже за последние 12 месяцев. Если нужно откорректировать сведения по стажу, это можно сделать вручную.

Все пустые поля, отмеченные знаком «*», следует заполнить, а именно: место работы (основное или совместительство), первичный больничный или продолжение, количество дней, которые подлежат оплате, и сумма больничного.

Имейте в виду! Сумма с копейками пишется через точку, а не через запятую.

В форме есть также два поля о пострадавших в результате аварии на ЧАЭС. Если информации по ним у страхователя нет, то здесь проставляется «0».

Далее нажимаем кнопку «Продовжити». Аналогично заполняем данные по всем больничным, указанным в приложении.

Когда все обязательные поля будут заполнены, выбираем опцию «Зберегти». После этого в заявление еще можно вносить изменения.

Если заявление-расчет полностью оформлено и готово к отправке в ПФУ, выбираем опцию «Сформувати заяву-розрахунок». Документ появится в новом открывшемся окне. Его нужно подписать и отправить в ПФУ. Документ также можно скачать и распечатать.

Если все прошло успешно, то появится сообщение «Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ».

Важный момент! После отправки в ПФУ редактировать заявление-расчет невозможно.

Опция 2. Загрузить данные из файла

Мы рассказали, как заполнить заявление-расчет вручную. Однако при большом количестве больничных листков делать это затруднительно. Поэтому был разработан вариант загрузки данных на сайт непосредственно из бухгалтерского файла. Для этого после заполнения реквизитов выбираем опцию «Завантажити дані з файла». При этом файл должен иметь формат json.

Чтобы открыть структуру файла для загрузки данных, надо нажать на ссылку «json-формат». Подробнее о загрузке информации на сайт ПФУ.

Где можно проверить информацию о заполненных заявлениях?

Увидеть всю информацию по заявлению и уточнить их статус можно в разделе «Заява-розрахунок», опция «Пошук».

Поиск можно отфильтровать по номеру заявления, дате оформления, номерам больничных листков или по застрахованному лицу, если на него оформлено несколько заявлений-расчетов.

Здесь же можно проверить статус больничного («Прийнято», «Не прийнято», «В опрацюванні»).

Как подать уведомление о выплате средств?

Получив средства от ПФУ и выплатив их работникам, страхователь должен отчитаться перед ПФУ, направив уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок (сроки). Форма уведомления приведена в приложении 2 к Порядку № 12. Срок подачи уведомления – один месяц со дня проведения выплат.

Работодатель может направить уведомление в электронном виде, письмом с уведомлением, передать лично в отдел обслуживания граждан ПФУ (п. 10 Порядка № 12).

Отметим, что на сегодня уведомления на сайте ПФУ не принимаются. Возможно, это произойдет в ближайшее время после доработки программного обеспечения. То есть на дату написаний этой статьи уведомление можно отправить в ПФУ только по почте или лично в отдел обслуживания граждан