Первичные документы для операций с основными средствами: нюансы применения коммерческими предприятиями

К сведению: Приказами № 238 и № 266 также аннулировано действие приказов Минстата от 22.05.1996 № 145 (первичка для малоценных и быстроизнашивающихся предметов), от 21.06.1996 № 193 (первичка для учета сырья и материалов) и от 13.06.1997 № 149 (первичка для учета работы строительных машин и механизмов).

Важно! При разработке самостоятельно изготовленных бланков за основу можно взять типовые формы, убрав лишнюю и/или добавив нужную информацию. При этом такие бланки должны содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88, либо реквизиты типовых форм, утвержденных Приказом № 818.

№ п/п

Наименование типовой формы

Для чего применяется

Порядок оформления

1

2

3

4

1

Акт приемки-передачи основных средств

Для передачи объектов ОС покупателю в случае их продажи*, а также для оформления хозопераций по бесплатному получению и передаче ОС.

Также актом можно оформить передачу группы объектов ОС, имеющих одно и то же назначение, одинаковые технические характеристики

В акте указываются: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная (переоцененная) стоимость, год выпуска (постройки), номер паспорта, краткая характеристика объекта** и другие сведения. В акте, составленном на объект ОС, который уже эксплуатировался, приводится сумма износа данного объекта.

При отсутствии данных в соответствующих графах акта делается прочерк.

Объекты ОС, по которым ведется групповой учет, вносятся в акт с указанием их количества.

Акт составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон – принимающей и передающей объект ОС) комиссией***, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия, которое передает ОС. Акт утверждается руководителем предприятия, передающего ОС.

При бесплатном получении ОС акт может составлять комиссия*** предприятия, принимающего ОС. В этом случае акт может быть составлен в одном экземпляре и утвержден руководителем предприятия-получателя.

Оформленный акт вместе с техдокументацией на ОС передается в бухгалтерскую службу. После проверки акта по форме и содержанию бухгалтер переносит информацию в учетные регистры, о чем делается соответствующая отметка

* После принятия решения о продаже объекта ОС на основании приказа и бухгалтерской справки объект переводится для целей учета в состав необоротных активов (или в группу выбытия), предназначенных для продажи (субсчет 286), при соблюдении условий п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 27.

** Краткая характеристика объекта ОС содержит качественные показатели, которые не приводятся в техдокументации, информацию о приспособлениях и принадлежностях, относящихся к объекту ОС, а также данные о драгоценных металлах.

*** По специальному приказу руководителя предприятия должна быть создана постоянно действующая комиссия, в состав которой входят специалисты технических служб предприятия (п. 41 Методрекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 30.09.2003 № 561). Задачи комиссии: определение возможности использования и планируемый срок полезного использования (эксплуатации)(далее – СПИ) объекта ОС; целесообразность ремонта, модернизации; оформление соответствующих первичных документов.

2

Акт ввода в эксплуатацию основных средств

Для оформления хозопераций по зачислению объектов незавершенных капитальных инвестиций в состав приобретенных, созданных (изготовленных) ОС, а также для ввода в эксплуатацию бесплатно полученных ОС.

Акт может также применяться для оформления ввода в эксплуатацию группы ОС, имеющих одно и то же назначение, одинаковые технические характеристики и стоимость

В акте указываются: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная и ликвидационная стоимость, СПИ*, сумма износа (для объекта, который ранее эксплуатировался), год выпуска (постройки), номер паспорта, краткая характеристика объекта и другие сведения. При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется прочерк.

Реквизит «Результати випробування об’єкта(ів)» заполняется, если эта процедура предусмотрена нормативно-правовыми актами, техдокументацией и т. п.

Объекты ОС, по которым ведется групповой учет, вносятся в акт с указанием количества.

Акт составляется в одном экземпляре комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия, и утверждается таким руководителем.

Оформленный акт вместе с техдокументацией на ОС, передается в бухгалтерскую службу. После проверки акта по форме и содержанию бухгалтер переносит информацию в учетные регистры, о чем делается соответствующая отметка

* СПИ объекта ОС устанавливается приказом руководителя предприятия (п. 23 НП(С)БУ 7) на основании решения комиссии (см. сноску «***» к стр. 1 таблицы).

3

Акт внутреннего перемещения основных средств

Для оформления хозопераций по движению ОС внутри предприятия

В акте приводятся: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, единицы измерения, количество, первоначальная (переоцененная) стоимость и место нахождения объекта после перемещения.

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается материально ответственным лицом (далее – МОЛ), которое передает объект ОС, МОЛ, принимающим ОС, и главным бухгалтером. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу, два других остаются у МОЛ (по одному экземпляру для каждого).

В случае изменения местонахождения объекта ОС в пределах предприятия без изменения МОЛ акт может составляться в произвольной форме в двух экземплярах с указанием нового местонахождения. Акт подписывается МОЛ и главным бухгалтером. При этом первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу, второй остается у МОЛ

4

Инвентарная карточка учета ОС – это регистр аналитического учета. Карточка открывается на объект (группу) ОС бухгалтерской службой в одном экземпляре по каждому МОЛ и заполняется на основании акта ввода в эксплуатацию ОС, акта приемки-передачи ОС, технической и другой сопроводительной документации, а также других первичных документов.

При изменении стоимости объекта ОС, его характеристик, а также поступлении информации о движении этого объекта в карточке делаются записи исходя из соответствующих документов. Если в карточку невозможно внести все изменения, происходящие с объектом ОС, ее дополняют новой. На оборотной стороне карточки проставляется отметка об открытии новой карточки. При автоматизированном ведении бухучета карточка печатается по требованию. В случае необходимости предприятие может также вести Опись инвентарных карточек по учету ОС и Инвентарный список ОС, которые составляются в произвольной форме

4.1

Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Открывается на каждый отдельный объект ОС

В карточке указываются: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, год выпуска (постройки), паспорт (модель, тип, марка), местонахождение объекта при его оприходовании, первоначальная, ликвидационная и амортизируемая стоимость, СПИ, краткая характеристика объекта, изменение в стоимости объекта, сумма начисленной амортизации (для объекта ОС, который был в эксплуатации) и другие сведения.

Если произошли изменения в стоимости объекта ОС и/или его характеристике после проведения реконструкции (реставрации), модернизации, достройки, дооборудования и т. п., а также поступила информация о движении объекта ОС, в карточку вносятся записи из соответствующих документов

4.2

Инвентарная карточка группового учета основных средств

Для группового учета однородных объектов ОС, имеющих одно и то же назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Может применяться для учета библиотечных фондов, малоценных необоротных материальных активов, белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, инвентарной тары и других необоротных материальных активов

В карточке приводятся: название объекта, номенклатурный номер, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость за единицу, количество, сумма амортизации (износа), которая начисляется при передаче объекта ОС в пользование (эксплуатацию) или в ходе эксплуатации, а также данные об остатке объектов.

Объекты ОС могут отражаться в карточке по номенклатурному номеру с указанием количества единиц и общей суммы

4.3

Инвентарная карточка учета животных и многолетних насаждений

Для индивидуального учета животных и многолетних насаждений

В карточке указываются: название объекта, инвентарный номер, дата рождения (посадки), учетная книжка, номер паспорта, местонахождение объекта при оприходовании, первоначальная, ликвидационная и амортизируемая стоимость, СПИ, сумма начисленной в ходе эксплуатации объекта амортизации, краткая характеристика*, изменение стоимости объекта и другие сведения

* Краткая характеристика животных содержит информацию об их породе (породности), клейме, кличке, масти, основных приметах и т. п., возрасте, поле, номере (бирка), указанном в зоотехнической документации или других первичных документах. Краткая характеристика многолетних насаждений включает сведения о породе насаждений, количестве высаженных единиц и размере занимаемой ими площади, другие данные.

5

Расчет амортизации основных средств (кроме прочих необоротных материальных активов

Для определения суммы амортизации объектов ОС (прочих необоротных материальных активов, далее – ПНМА) с указанием периода, за который начисляется амортизация

Начисление амортизации ОС (ПНМА) осуществляется в соответствии с положениями (стандартами) бухучета.

В расчете отражаются: название объекта, инвентарный номер, субсчет, на котором учитывается объект, и субсчет расходов, на котором ведется учет начисленной амортизации, амортизируемая стоимость, годовая сумма амортизации, количество месяцев СПИ в периоде и суммы износа на начало и конец периода

6

Расчет амортизации прочих необоротных материальных активов

7

Акт переоценки основных средств*

Для определения суммы дооценки и уценки объектов ОС в соответствии с положениями (стандартами) бухучета

В акте приводятся: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная (переоцененная) и справедливая стоимость, сумма износа, индекс переоценки, переоцененная стоимость и сумма износа после проведения переоценки, сумма изменения в стоимости объекта и его износа, ликвидационная стоимость. При отсутствии данных в соответствующих графах ставится прочерк.

Акт составляется в одном экземпляре комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия, и утверждается таким руководителем.

Акт передается в бухгалтерскую службу для переноса информации в учетные регистры, о чем делается соответствующая отметка

* Для отражения операций, связанных с уменьшением или восстановлением полезности ОС, комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя предприятия, составляет акты в произвольной форме, которые должны содержать обязательные реквизиты, определенные ч. 2 ст. 9 Закона № 996. Акты утверждаются руководителем предприятия.

8

Акт передачи в ремонт, на реконструкцию и модернизацию основных средств

Для оформления хозопераций по передаче ОС для ремонта*, реконструкции или модернизации

В акте отражаются: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная (переоцененная) стоимость, количество (при одновременной передаче в ремонт нескольких объектов ОС), сумма, наименование предприятия (организации), структурного подразделения, которому ОС передаются для ремонта, реконструкции, модернизации, дата такой передачи и другие сведения.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем предприятия, уполномоченным на передачу ОС для ремонта, реконструкции, модернизации, и представителем предприятия, которое будет выполнять эти работы. Акт утверждается руководителем предприятия, передающего ОС.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу и является одним из оснований для прекращения начисления амортизации в случае реконструкции, модернизации и т. д., второй – предприятию, выполняющему работы

* Для документального оформления ремонтов ОС надо составить график ремонтов, в котором указываются сроки выполнения текущего, среднего и капитального ремонтов для каждого объекта ОС. Годовой график должен быть разработан эксплуатационными службами до начала отчетного года и утвержден руководителем предприятия.

Перед началом ремонта на предприятии издается приказ, в котором устанавливается:

– вид ремонта – текущий, капитальный либо так называемые улучшения (реконструкция, модернизация);

– способ ведения ремонта – хозяйственный или подрядный.

Если выполнение ремонтов (реконструкции, модернизации, дооборудования, достройки) объектов ОС связано с выводом их из эксплуатации, рекомендуем оформить приказ о выводе ОС из эксплуатации. Приказ будет служить основанием для прекращения начисления амортизации.

Кроме того, по результатам технического обследования объекта ОС составляется дефектный акт. На его основании специалисты эксплуатационных служб должны сделать заключение о целесообразности ремонта (реконструкции) и определиться со способом его выполнения.

9

Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств

Для оформления хозопераций по приемке ОС после ремонта, реконструкции и модернизации

В акте приводятся: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная (переоцененная) стоимость, стоимость ремонта, реконструкции, модернизации объекта, наименование предприятия или структурного подразделения, возвращающего отремонтированные, реконструированные, модернизированные ОС, а также другие сведения.

Изменения в характеристике объекта ОС, связанные с его реконструкцией или модернизацией, вносятся в соответствующий раздел акта, инвентарной карточки учета объекта ОС, техдокументации объекта ОС и т. д. При отсутствии данных в соответствующих графах ставится прочерк.

Информация о материальных ценностях, полученных в процессе ремонта, реконструкции, модернизации объекта ОС, вносится в раздел «Підлягають оприбуткуванню матеріали після ремонту, реконструкції, модернізації».

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем предприятия, которое осуществляло ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС, и представителем предприятия, которое уполномочено принять ОС после ремонта, реконструкции и модернизации. Акт утверждается руководителем предприятия, которое принимает отремонтированный объект.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для возобновления начисления амортизации* и осуществления соответствующих записей в инвентарных карточках учета объекта ОС, второй – предприятию, которое выполняло работы

* Если на время ремонта объект ОС выводился из эксплуатации и начисление амортизации на него приостанавливалось, то после окончания ремонта приказом руководителя объект опять вводится в эксплуатацию, а начисление амортизации возобновляется с месяца, следующего за месяцем такого ввода.

10

Акт списания основных средств (частичной ликвидации)

Для оформления хозопераций по списанию ОС* (кроме транспортных средств, далее – ТС, и документов библиотечного фонда) при полной ликвидации или списании части объекта ОС при частичной ликвидации.

Для оформления списания объектов ОС, по которым ведется групповой учет, применяется акт списания группы ОС

В акте указываются: название объекта, инвентарный (номенклатурный) номер, первоначальная (переоцененная) и ликвидационная стоимость, сумма износа, дата ввода в эксплуатацию, краткая характеристика объекта, техническое состояние, причина списания и другие сведения. При частичной ликвидации объекта ОС приводится информация об остающемся в эксплуатации объекте: первоначальная (переоцененная) стоимость, сумма износа, изменения в характеристике объекта. При отсутствии данных в соответствующих графах ставится прочерк.

Расходы, связанные с ликвидацией объекта ОС, а также материальные ценности, поступившие от разборки (сноса) зданий и сооружений, демонтажа оборудования и других ОС, указываются в разделе акта «Розрахунок результатів списання об’єкта».

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия, и утверждается таким руководителем. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для переноса информации в учетные регистры, о чем делается отметка, второй остается у МОЛ

11

Акт списания транспортных средств*

Для оформления хозопераций по списанию** ТС вследствие их износа, уничтожения в результате аварий, стихийного бедствия и т. п.

В акте приводятся: название объекта, инвентарный номер, первоначальная (переоцененная) и ликвидационная стоимость, сумма износа, год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, номер паспорта (заводской), марка, модель, тип, грузоподъемность или емкость, номер или тип двигателя, технические характеристики агрегатов, причины списания и другие сведения. При отсутствии данных в соответствующих графах ставится прочерк.

Расходы, связанные с ликвидацией ТС, а также поступившие от разборки материальные ценности отражаются в разделе акта «Розрахунок результатів списання об’єкта».

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия, и утверждается таким руководителем.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для переноса информации в учетные регистры, о чем делается отметка, второй остается у МОЛ

* В акт включают все средства передвижения, предназначенные для перемещения людей и грузов.

** Основанием для списания является приказ, которым руководитель предприятия разрешает списать ОС (ТС), дальнейшее использование которых нецелесообразно по причине морального или физического износа.