Излишне израсходованные средства: как облагать и когда перечислять НДФЛ

Подотчетные средства

За полученные средства на командировку или под отчет работник должен отчитаться работодателю, представив Отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» (далее – Приказ № 841, Отчет). Неизрасходованные наличные должны быть возвращены в кассу или зачислены на банковский счет лица, их выдавшего, до или во время представления авансового отчета (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК).

Напомним, что согласно пп. 170.9.2, 170.9.3 НК Отчет подается:

• до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполняет отдельное гражданско-правовое действие по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет, если средства выданы из кассы предприятия;
• до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки, если аванс перечисляли работнику на корпоративную или на его наличную платежную карточку;
• в течение 10 банковских дней (в случае наличия причин – в течение 20 банковских дней), если во время командировки работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме.

Излишне израсходованными считаются средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, не возвращенные в установленный пп. 170.9.2 НК срок (пп. 170.9.1 НК).

Налоговый агент (работодатель) должен обложить налогом суммы, выданные налогоплательщику (работнику):