Каким документом оприходовать цистерну для хранения горючего, не учтенную раньше?

Спецпроект «Топливо-2020: лицензирование, администрирование, контроль, ответственность»

Ситуация из практики

Сельхозпредприятие использует в хозяйственной деятельности цистерну для хранения горючего, но никаких первичных и других документов, связанных с таким владением, нет. Какой первичный документ является основанием для оприходования цистерны в бухучете?

Прежде всего отметим, что в этом случае нужно провести инвентаризацию. Во время инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие, состояние и оценка, в частности, основных средств (далее – ОС). Ведь цистерна относится именно к этой учетной группе.

По общему правилу, для подтверждения годовой финотчетности инвентаризацию проводят в трехмесячный срок до даты годового баланса, то есть с 1 октября до 31 декабря отчетного года включительно (п. 10 разд. І Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879, далее – Положение № 879). Поэтому оприходовать неучтенную ранее цистерну можно во время такой сплошной инвентаризации. Или в другие сроки – по решению руководителя предприятия путем выборочной инвентаризации.

О бухгалтерском и налоговом аспекте анализируемой проблемы мы уже писали (см. «Учет средств для хранения горючего»). Поэтому сейчас речь будет идти только о документальном оформлении.

Итак, для проведения инвентаризации и оприходования цистерны нужно оформить инвентаризационные документы:

• соответствующий приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации;
• инвентаризационную опись. Она предназначена для фиксирования фактического наличия активов. С этой целью сельхозпредприятие может воспользоваться формой № инв-1, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 (далее – Постановление № 241), или специализированной для сельхозпредприятий формой № Інв-1с.-г. (приведена в приложении к Методрекомендациям Минагрополитики от 04.12.03 г. № 37-27-12/14023, далее – Методрекомендации № 14023);
• сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС (форма № инв-18, утвержденная Постановлением № 241, или форма № Інв.-17с.г., приведенная в приложении к Методрекомендациям № 14023). Именно в ней отражают расхождения между данными бухучета и описей;
• протокол инвентаризационной комиссии о результатах инвентаризации. В нем делают выводы о расхождениях, выявленных между фактическим наличием активов и данными бухучета, которые отражаются в сличительных ведомостях, а также предложения относительно урегулирования таких разниц. В частности, здесь целесообразно привести справедливую стоимость ранее не учтенной цистерны, ведь именно по такой оценке ставят на баланс выявленные активы (п. 1.5 разд. ІІІ Положения № 879). Этот документ составляется после завершения инвентаризации и передается на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия. На основании утвержденного руководителем предприятия протокола результаты инвентаризации отражаются в бухучете и финотчетности того отчетного периода, в котором закончена эта процедура;
• акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1, утвержденная приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352, или сільгоспоблік, форма № ОЗСГ-1, утвержденная приказом Минагрополитики от 27.09.07 г. № 701). Такой акт подтверждает зачисление в состав ОС отдельных объектов и учета ввода их в эксплуатацию.