Учет офисных ТМЦ

Речь пойдет об особенностях учета товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), которые используются в офисе. Среди них – канцтовары, различные офисные малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (далее – МБП), питьевая вода, предметы санитарно-гигиенического характера и т. п. Принадлежность офисных ТМЦ к той или иной группе активов зависит от характера и ожидаемого срока их использования. Они могут учитываться как запасы, необоротные активы либо, минуя счета активов, сразу списываться на расходы. Рассмотрим подробнее учет каждого вида материальных ценностей.

Бухгалтерский учет

ТМЦ – запасы

Если срок службы ТМЦ меньше года или нормального операционного цикла (если продолжительность такого цикла превышает год), то независимо от стоимости они относятся к запасам (п. 6 П(С)БУ 9).

При этом запасы могут учитываться:

• на субсчете 209 «Прочие материалы» – как расходные материалы, которые после начала использования полностью или частично физически изнашиваются и утрачивают первоначальные качества и ценность;
• одноименном счете 22 как МБП. Основное их отличие от других запасов состоит в том, что в процессе эксплуатации МБП теряют свои первоначальные качества и свойства постепенно, а сырье и материалы – сразу.

При передаче в эксплуатацию стоимость офисных ТМЦ – запасов списывается с баланса на статьи соответствующих расходов (счет 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт») в зависимости от того, к какому подразделению приписаны эти расходные материалы.

Материалы. К ним можно отнести:

• канцелярские принадлежности: бумагу, ручки, линейки, ластики, папки, файлы, клей, бланки отчетности, конверты и т. п.;
• предметы санитарно-гигиенического характера: средства для уборки помещения офиса, предметы бытовой химии, салфетки, туалетная бумага, пакеты для мусора, одноразовая посуда и т. п.;
• продукты питания, которые предприятие закупает для офисных работников: чай, кофе, сахар, конфеты, печенье, вода питьевая, сок, сливки и т. п.

Материалы (за исключением продуктов питания) могут выдаваться в эксплуатацию (ответственным лицам, работникам) на основании:

• накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11 (утверждена Приказом № 193);
• самостоятельно разработанной ведомости;
• акта об их списании в произвольной форме.

МБП. К таким запасам можно отнести предметы многоразового использования, например калькуляторы, степлеры, дыроколы, USB Flash-накопители, многоразовые бутыли для воды, урны для мусора, емкости для моющих средств, всевозможные держатели и т. д.

Для отражения операций с МБП предусмотрены типовые формы первичных документов, утвержденные Приказом № 145. В данном случае предприятию могут понадобиться:

• форма № МШ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов». С ее помощью ведется регистрация и учет МБП, выданных работнику для длительного пользования. Форма заполняется по одному экземпляру на каждого работника. При сдаче (возврате) предметов работником в кладовую кладовщик проверяет их, ставит дату, количество и расписывается в карточке;
• форма № МШ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов». Ее применяют при списании изношенных и непригодных для дальнейшего использования МБП и сдаче их в кладовую или на склад для утилизации. Акт заполняется в одном экземпляре.

Для учета движения МБП можно использовать как предусмотренные законодательством типовые формы, так и самостоятельно разработанные. При этом последние должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2.4 Положения № 88.

ТМЦ – расходы

В некоторых случаях стоимость расходных материалов списывается на счета расходов без предварительного оприходования на счета активов. Так можно делать, если это предусмотрено учетной политикой предприятия.

Напомним, предприятие вправе самостоятельно определять количественные критерии и качественные признаки существенности информации о хозоперациях, событиях и статьях финотчетности, если такие критерии не установлены положениями бухучета либо другими нормативно-правовыми актами. При этом предприятие ориентируется на потребности пользователей такой информации (п. 2.20 Методрекомендаций № 635). Существенной считается информация, отсутствие которой может повлиять на решение пользователей финотчетности (п. 3 НП(С)БУ 1).

Отметим, что в пп. 2.20.1 Методрекомендаций № 635 предложено применять количественный критерий существенности информации о хозоперациях и событиях, связанных с движением активов, в размере, не превышающем 3 % стоимости всех активов предприятия. Но, как было сказано выше, предприятие может установить и свой критерий. Кроме того, предприятие в своей учетной политике называет дату определения стоимости таких активов (например, дата последнего годового баланса).

ПРИМЕР 1
Согласно учетной политике предприятия:

• количественный критерий существенности для операций с расходными материалами для офиса составляет 3 % их стоимости на дату последнего годового баланса;
• в данную категорию ТМЦ попадают канцтовары, товары хозназначения и продтовары (чай, кофе и т. п.).

Предположим, что стоимость офисных расходных материалов предприятия на 31.12.17 г. составила 5 000 грн. Тогда в 2018 году операцию по приобретению подобных запасов на сумму 150 грн. (5 000 грн. х 3 %) (без учета НДС) можно сразу отразить как расходы записью Дт 91–93 – Кт 631. Оперативный учет этих запасов не ведется.

ТМЦ – необоротные активы

Если срок службы офисных материальных ценностей превышает год или нормальный операционный цикл (если он больше года), то в зависимости от стоимости они могут учитываться:

• на субсчете 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства» – как основные средства (далее – ОС). Это могут быть: канцелярские принадлежности VIP-класса: ручка с золотым пером, эксклюзивный настольный прибор с инкрустацией, электросушилка для рук и т. п.;
• субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» – как такие активы (далее – МНМА). Например, настольные наборы, пресс-папье, автоматический дозатор для дезинфицирующего средства и т. д.

Напомним, стоимостные признаки предметов, которые входят в состав МНМА, предприятие устанавливает самостоятельно в приказе об учетной политике (п. 5 П(С)БУ 7). Такой критерий можно установить, к примеру, в размере 2 000 грн., 3 000 грн. или в любом другом. Мы рекомендуем ориентироваться на размер, предусмотренный НК для ОС в пп. 14.1.138, – 6 000 грн., без НДС.

При передаче в эксплуатацию стоимость необоротных активов подлежит амортизации. Передачу необоротных активов в эксплуатацию отражают записью: Дт 106, 109 – Кт 152 «Приобретение (изготовление) основных средств» или Дт 112 – Кт 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов».

С месяца, следующего за месяцем передачи объекта в эксплуатацию, его начинают амортизировать по одному из методов, предусмотренных п. 26 П(С)БУ 7. При этом амортизация МНМА может начисляться как производственным, так и прямолинейным методом (п. 27 П(С)БУ 7). Но чаще применяется один из следующих методов:

• 50 % амортизируемой стоимости начисляется в первом месяце использования актива, а оставшиеся 50 % стоимости – в месяце списания его с баланса;
• 100 % амортизируемой стоимости начисляется в первом месяце использования актива.

Сумму начисленной амортизации включают в расходы предприятия записью: Дт 91–93 – Кт 131 «Износ основных средств» или 132 «Износ прочих необоротных материальных активов».

Типовые формы для учета ОС (МНМА) утверждены Приказом № 352. Для учета офисных материальных ценностей, которые по своим характеристикам подпадают под понятие необоротных активов, подойдут следующие типовые формы:

• № ОЗ-1 «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств»;
• № ОЗ-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»;
• № ОЗ-9 «Инвентарный список основных средств» – для пообъектного учета ОС по месту их эксплуатации и по материально ответственным лицам;
• № ОЗ-3 «Акт списания основных средств» – решение о ликвидации ОС может быть принято предприятием по собственной инициативе либо по независящим от него причинам. Для определения пригодности/непригодности ОС к дальнейшему использованию и оформления соответствующих первичных документов на предприятии создается постоянно действующая комиссия (п. 41 гл. 8 Методрекомендаций № 561).

Если нужно отремонтировать необоротные активы, то понесенные расходы включаются в расходы периода (см. «Учет офисных основных средств»).

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли учет офисных ТМЦ, которые относятся к категории запасов и МНМА, ведется так же, как и бухгалтерский. При этом разницы не определяются.

Что касается офисных приобретений, которые подпадают под налоговое понятие ОС (т. е. их первоначальная стоимость превышает 6 000 грн.), то предприятия, которые корректируют финрезультат на все разницы, предусмотренные НК, должны рассчитывать разницы, в частности, при начислении амортизации и ликвидации ОС (п. 138.1 НК) (см. «Учет офисных основных средств»).

НДС

Сумма входного НДС, уплаченного при покупке офисных расходных материалов, включается в налоговый кредит на основании налоговой накладной, зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных (далее – ЕРНН) (п. 198.3, 198.6 НК).

Если расходные материалы приобретаются за наличные средства, то отразить налоговый кредит можно только после того, как руководитель утвердит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена Приказом № 841). Напомним, по кассовому чеку (чекам) предельная сумма НДС, которую можно включить в налоговый кредит, не должна превышать 200 грн. в день, без учета налога (пп. «б» п. 201.11 НК).

Нужно ли начислять НДС-обязательства на сумму налогового кредита, начисленного (уплаченного) в связи с приобретением продтоваров?

По мнению контролирующего органа, это зависит от того, включается ли стоимость указанных запасов в себестоимость товаров/услуг, операции по поставке которых являются объектом налогообложения и связаны с получением доходов. Если это так, то данные запасы признаются такими, которые предназначены для использования/использованы в хоздеятельности. Поэтому дополнительное начисление налоговых обязательств по правилам п. 198.5 НК, не осуществляется (ИНК № 77). Поскольку доказать такую связь довольно проблематично, рекомендуем начислять налоговые обязательства согласно п. 198.5 НК.

НДФЛ, военный сбор, ЕСВ

В отношении некоторых офисных ТМЦ может возникнуть опасность, что специалисты контролирующего органа при проверке захотят их персонифицировать и обложить НДФЛ и военным сбором. Например, это могут быть дорогостоящие канцелярские принадлежности, которыми пользуются руководители предприятия.

На наш взгляд, поскольку указанные запасы приобретаются и выдаются работникам во временное пользование для целей хоздеятельности и принадлежат предприятию, дополнительным благом для отдельного работника они не являются. Поэтому и об обложении стоимости таких материальных ценностей НДФЛ и военным сбором речь идти не должна.

Кроме того, стоимость офисных расходных материалов не является объектом обложения ЕСВ, поскольку не относится к фонду оплаты труда.

Что касается продуктов питания (чай, кофе и т. п.), то их стоимость вообще нельзя персонифицировать для обложения НДФЛ. С таким подходом согласны и специалисты ГФС (ОИР, категория 103.02).

ПРИМЕР 2
В марте 2018 года предприятие, которое занимается оптовой торговлей за безналичный расчет, приобрело для собственных нужд:

• канцтовары – бумагу, ручки, папки, калькуляторы и т. д. на сумму 4 200 грн. (в т. ч. НДС – 700 грн.);
• товары бытовой химии – жидкое мыло, моющие средства, туалетную бумагу и т. п. на сумму 1 080 грн. (в т. ч. НДС – 180 грн.);
• набор настольный стоимостью 672 грн. (в т. ч. НДС – 112 грн.);
• продукты питания – чай, кофе, сахар и т. п. на сумму 960 грн. (в т. ч. НДС – 160 грн.).

Доставка ТМЦ была осуществлена служебным легковым автомобилем предприятия.
В апреле 2018 года (через подотчетное лицо) были дополнительно приобретены клей и пластиковые файлы на сумму 144 грн. (в т. ч. НДС – 24 грн.).
Доход предприятия за 2017 год не превышает 20 млн грн. Отметим, что аналогично ведется учет таких операций и предприятиями с доходом более 20 млн грн.

В учете эти операции отражаются так:

(грн.)

Выводы

Офисные ТМЦ в зависимости от срока пользования и стоимости могут учитываться в составе запасов, расходов предприятия или необоротных активов.