Хранение налоговых накладных, для их предоставления ГНС во время проведения проверки

Главное управление ГНС в Одесской области сообщает, что в соответствии с п. 201.1 ст. 201 Налогового кодекса Украины (с изменениями, далее – НКУ) на дату возникновения налоговых обязательств налогоплательщик обязан составить налоговую накладную в электронной форме с соблюдением условия регистрации в порядке, определенном законодательством, квалифицированной электронной подписи уполномоченного плательщиком лица и зарегистрировать его в Едином реестре налоговых накладных в установленный НКУ срок.

Согласно п. 2 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 31.12.2015 № 1307, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 26.01.2016 под № 137/28267, налоговая накладная и приложения к ней составляются регистрации в порядке, определенном законодательством, электронной подписи уполномоченного плательщиком лица.

Пунктом 44.3 ст. 44 НКУ определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39 прим. 2 НКУ;
• 1825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 и п. 133.4 ст. 133 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 НКУ;
• 1095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 НКУ;
• 1095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы.

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 ст. 44 НКУ, рассчитываются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности, а для документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня завершения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 ст. 44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст.ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотрены п. 44.3 ст. 44 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 ст. 102 НКУ.

Согласно п.п. 20.1.2 п. 20.1 ст. 20 НКУ для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (за наличия), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другой информации, связанной с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и по основаниям, определенным законом.

Согласно ст. 13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При этом оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины от 05 октября 2017 г. № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах».

Учитывая указанное, налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

При проведении проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (должностным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки в налоговые накладные, заверенные в порядке, установленном законодательством.

https://od.tax.gov.ua