Порядок хранения НН/РК – для предоставления их ГНС во время проверки

В соответствии с п. 201.1 Налогового кодекса (далее – НК) на дату возникновения налоговых обязательств налогоплательщик обязан составить налоговую накладную в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, уполномоченной плательщиком лица в соответствии с требованиями Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» и зарегистрировать ее в Едином реестре налоговых накладных в установленный НК срок.

Согласно п. 2 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 № 1307, зарегистрированным в Министерстве юстиции 26.01.2016 под № 137/28267, налоговая накладная и приложения к ней составляются в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации в порядке, определенном законодательством, электронной подписи уполномоченного плательщиком лица.

Пунктом 44.3 НК определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НК, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 39² НК;
• 1 825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, которые составляются лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НК, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НК;
• 1 095 дней – для прочих документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НК;
• 1 095 дней – для документов, связанных с выполнением требований прочего законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы.

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НК, рассчитываются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НК, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – из предусмотренного НК предельного срока подачи такой отчетности, а для документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня завершения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НК, за период деятельности налогоплательщика не менее 1 825 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 39² НК), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотрены п. 44.3 НК сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК.

Согласно пп. 20.1.2 НК, для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и прочей информации, связанной с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и по основаниям, определенным законом.

Согласно ст. 13 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте», субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При этом оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации».

Учитывая указанное, налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

При проведении проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, заверенные в порядке, установленном законодательством.

ГУ ГНС в Черкасской области