Может ли председатель правления ОСМД одновременно быть бухгалтером?

Все совладельцы многоквартирных домов заинтересованы в оптимизации расходов, несение которых необходимо для управления такими домами. Создание ОСМД — лишь первый шаг на пути такой оптимизации. Ведь для того, чтобы такой способ управления был максимально экономным, не менее важно правильно организовать работу объединения. Одно из возможных направлений экономии, к которому порой прибегают совладельцы с целью сокращения расходов, является избрание председателем правления ОСМД лица, компетентного в вопросах ведения бухгалтерского учета, с последующим поручению соответствующих ей обязанностей. Однако, правильно ли это с точки зрения действующего законодательства и какие практические последствия такого совмещения обязанностей?

Начнем с основного: выполнение председателем правления ОСМД функций бухгалтера НЕ противоречит действующему законодательству.

Так, согласно ч. 4 ст. 8 Закона Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996), одной из форм организации бухгалтерского учета на підприємстві¹ является самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия2.

Приведенная норма полностью касается случаев ведения бухучета председателем правления ОСМД. Ведь правление является органом, который избирается для руководства текущей деятельностью объединения (согласно ч. 17 ст. 10 Закона Украины «Об объединении совладельцев многоквартирного дома» от 29.11.2001 г. № 2866-ІІІ, далее — Закон № 2866), а следовательно — председателя правления вполне можно считать руководителем.

Дополнительным аргументом в пользу возможности выполнения председателем правления ОСМД функций бухгалтера может служить часть 20 века. 10 Закона № 2866, которым к компетенции правления отнесены в том числе и ведение бухгалтерского учета и отчетности о деятельности объединения.

Далее рассмотрим некоторые практические вопросы, связанные с наделением председателя правления ОСМД обязанностями бухгалтера.

Как правильно оформить возложении на председателя правления ОСМД обязанностей бухгалтера?

Прежде всего следует исходить из того, на каких началах председатель правления ОСМД выполняет свои обязанности — общественных или по трудовому договору.

На заметку! Случай, когда председатель правления работает по гражданско-правовому договору, отдельно не рассматривать. Ведь в статье «можно Ли с председателем правления ОСМД заключить гражданско-правовой договор» мы в свое время пришли к выводу, что такой способ организации отношений ОСМД с председателем правления не согласуется с действующим законодательством.

Председатель правления ОСМД выполняет обязанности на общественных началах

Так, если председатель правления ОСМД выполняет обязанности на общественных началах, вариантов немного. Чаще всего в таком случае единственным юридически значимым документом, определяет обязанности главы правления, является устав ОСМД. Поэтому, если будет принято решение, что председатель правления будет выполнять обязанности бухгалтера, это должно указываться в учредительных документах объединения.

Если решение о возложении обязанностей бухгалтера на председателя правления принимается на этапе, когда ОСМД уже зарегистрировано, нужно внести изменения в устав. Конечно, это не самый простой путь. Ведь, кроме того, что придется созвать общее собрание совладельцев, необходимо будет еще и зарегистрировать новую редакцию учредительных документов, уплатив за это административный сбор.

На заметку! В 2017 году плата за государственную регистрацию изменений в учредительные документы ОСМД составляет 480 грн (абз. 8 ч. 1 ст. 36 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV).

Поэтому советуем на этапе утверждения устава ОСМД в части определения обязанностей председателя правления прописывать, что приведенный перечень таких обязанностей не является исчерпывающим и детализируется в положении о обязанности председателя правления ОСМД (в случае если последний работает по трудовому договору — должностной инструкции председателя правления ОСМД). В таком случае при условии возложения на председателя правления обязанности по ведению бухгалтерского учета (как, собственно, и любых других), достаточно будет внести изменения в соответствующее положение об обязанностях (должностной инструкции).

Председатель правления ОСМД работает по трудовому договору

В случае если председатель правления является наемным работником (находится в трудовых отношениях с ОСМД) — альтернатив немного больше.

Дело в том, что в таком случае возникает вопрос относительно наличия совмещения профессий (должностей) — ситуации, когда работник выполняет на том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы.

Совмещение может иметь место в том случае, если штатным расписанием ОСМД предусмотрена отдельная должность бухгалтера. В таком случае есть 2 возможных варианта действий:

внести изменения в штатное расписание, выведя из него должность бухгалтера;

оформить возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета на председателя правления ОСМД как совмещение.

Откровенно говоря, первый вариант является более привлекательным. Ведь совмещение профессий считается изменением существенных условий труда, поэтому председатель правления ОСМД должен быть уведомлен об этом не позднее чем за 2 месяца. Кроме того, при совмещении профессий (должностей) работнику за это должно осуществляться доплата.

В случае если должность бухгалтера в штатном расписании отсутствует, процедура возложения обязанностей по ведению бухучета на председателя правления, что является наемным работником, схожая с той, что применяется во время выполнения председателем правления своих обязанностей на общественных началах: необходимо внести изменения в должностной инструкции, а если в уставе приведен исчерпывающий перечень обязанностей председателя правления — также изложить в новой редакции учредительные документы.

Правда, существует еще один нюанс: если с председателем правления трудовой договор заключен в письменной форме, до последнего также нужно будет внести соответствующие дополнения и уточнения (путем оформления приложения к такому договору).

Соответственно, если еще на этапе создания ОСМД было согласовано, что председатель правления одновременно работать бухгалтером, соответствующие обязанности надо предусмотреть в уставе, трудовом договоре и должностной инструкции еще в начале.

Некоторые последствия возложения на председателя правления ОСМД обязанностей бухгалтера

В ситуации, когда обязанности председателя правления и бухгалтера исполняет одно и то же лицо, стоит обратить внимание на некоторые практические нюансы.

Во-первых, один из важных обязанностей бухгалтера — составление и представление налоговой отчетности. Традиционно такая отчетность скрепляется одновременно двумя подписями — руководителя и бухгалтера. Вместе с тем в пп. 48.5.1 Налогового кодекса Украины законодатель предусмотрел следующее: в случае ведения бухгалтерского учета и представления налоговой декларации непосредственно руководителем плательщика налога такая налоговая декларация подписывается этим руководителем. То есть уполномочивать любое другое лицо (скажем, из числа членов правления) на подписание налоговой отчетности вместе с председателем правления нет нужды.

Во-вторых, именно подпись бухгалтера, как правило, является вторым подписью, что указывается в карточке с образцами подписей и оттиска печати при открытии текущего счета юридическому лицу (абз. 2 п. 18.2 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492, далее — Инструкция № 492). В свою очередь, в п. 18.6 Инструкции № 492 закреплено: по счетам юридических лиц и счетам обособленных подразделений, в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк представляется заверенная карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае при составлении карточки в графе, предназначенной для указания должностей лиц, которые имеют право второй подписи, делается надпись о том, что в штатном расписании нет таких лиц. То есть, опять же, без подписи второго вполне можно обойтись.

Обратим внимание еще на один довольно важный вопрос. Для финансирования самообеспечения объединения совладельцы уплачивают соответствующие взносы и платежи в размерах, установленных общим собранием объединения. Если соответствующие взносы осуществляются наличными (а именно так типично и происходит на практике), ОСМД нужна касса, а следовательно — и кассир.

С целью, опять же, оптимизации расходов на оплату труда обязанности кассира зачастую возлагаются на бухгалтера. Однако если функции бухгалтера будет исполнять руководитель, то вариантов 2: или заведовать кассой будет поручено все тому же председателю правления, или придется трудоустраивать для этого отдельную личность.

Если совладельцы согласуют первый вариант, то беспокоиться в отношении того, что все кассовые документы подписаны одним лишь председателем правления — не стоит. Действительно, формы таких документов предусматривают их скрепления двумя (бухгалтера и кассира или руководителя и бухгалтера) или даже тремя (руководителя, бухгалтера и кассира) подписями. Однако Национальный банк Украины в письме от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645 пришел к следующему выводу: при отсутствии на предприятии других работников руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично.

Важно: если председатель правления ОСМД выполняет обязанности на общественных началах, кассиром он быть не может. Объясняется это тем, что, как напрашивается вывод п. 4.8 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, для того, чтобы лицо могло исполнять обязанности кассира, с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. А заключение таких договоров регламентируется именно трудовым законодательством: в частности — главой IX КЗоТ Украины, а именно — ст. 1351. Так что кассиром может быть только наемный работник.

И напоследок напомним. Если возложении обязанностей бухгалтера на председателя правления ОСМД происходит в уже действующем объединении, в котором ранее бухучетом ведала другое лицо, о передоверии соответствующих обязанностей необходимо уведомить органы ДФСУ. А именно — подать регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с пометкой «Изменения» в 10-дневный срок со дня возложении обязанностей по ведению бухучета на председателя правления (п. 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588).

Виктория Туманова,

юрист

¹ Под «предприятием» Закон № 996 имеет в виду всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству (ч. 1 ст. 2 Закона № 996).

² Эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях. Однако ОСМД не относится ни к одним, ни к другим.

Источник: http://www.osbb-inform.com.ua/2017/02...