Однією мовою з бухгалтером: прибуток є, а грошей нема

Бухгалтери доволі часто постають перед проблемою неправильного трактування керівниками показників звітності. Наприклад, не всі керівники розуміють, що позитивне значення прибутку ще не означає наявності грошей на рахунку підприємства. Розв’язати цю проблему допоможе запровадження на підприємстві власних форм управлінської звітності.

Олена ПИЛИПЕНКО,
головний бухгалтер ТОВ «Октопус девелопмент груп»

Розглянемо доволі стандартну ситуацію: бухгалтер, склавши річну звітність, ознайомлює з нею директора. Одразу виникає низка запитань на кшталт: звідки ця цифра і що вона означає? Послуговуючись не зрозумілими для співрозмовників термінами, бухгалтер намагається пояснити суть викладеного у звіті, але марно.

Тут можна зрозуміти обидві сторони. Бухгалтер у своїй роботі керується законами, постановами та іншими нормативно-правовими документами, дії його чітко регламентовано, відповідно він і висловлюється. Натомість, усі кроки керівництва диктуються поточною ситуацією і мають на меті отримання економічного зиску в майбутньому. Такою є управлінська логіка — на підставі фактичних показників потрібно передбачити і спрогнозувати майбутні події. А для того щоб це зробити, потрібно правильно розуміти бухгалтерські цифри.

У фінансовій звітності є чимало складних показників, значення яких необхідно вірно трактувати. Наприклад, «Дохід» і «Прибуток» — потрібно розуміти, що цифра, зазначена у цих рядках, зовсім не означає, що фірма має еквівалентну суму у грошовому вираженні за результатами звітного періоду. Існує низка обов’язкових, до того ж уже зроблених, платежів, а також собівартість реалізованих товарів (робіт, послуг), і все це необхідно відняти від доходу. І навіть коли у підсумку маємо позитивне значення, потрібно пам’ятати про податок на прибуток, який ще належить сплатити до бюджету.

Слід також зважати на такий нюанс: фінансову звітність складають ретроспективно, тому будь-який показник у ній є актуальним на ту дату, на яку складено цю звітність. Тобто, чистий прибуток за рік — це узагальнений показник. А щоб детально пояснити директорові, скільки фірма заробила і витратила, потрібно аналізувати інші цифри.

Людмила Гордієнко,
експерт з питань обліку та звітності,
редактор медіапроекту «Аналітика і практика»:

— На підприємстві може скластися парадоксальна ситуація, коли прибуток стабільно є, а грошей стабільно немає. Така ситуація може бути наслідком, наприклад, перевищення оборотності кредиторської заборгованості над дебіторською. Щоб цю проблему виявити, потрібно регулярно стежити за динамікою певних показників, які в бухгалтерській звітності просто відсутні. Тобто необхідна управлінська звітність. Приймати рішення про запровадження такої звітності та визначення її змісту повинно керівництво підприємства, але бухгалтер може зі свого боку всіляко сприяти цьому.

Шляхи до порозуміння

Загалом, фінансовий результат за рік (чи навіть за півріччя, квартал) — це надто глобальний критерій для оцінювання фінансового стану підприємства. Для того щоб зрозуміти реальну картину, необхідно розглядати більш дрібні показники, наприклад такі, як значення початкового і кінцевого сальдо оборотно-сальдових відомостей за період тощо. А ще краще, якщо бухгалтер спільно з директором розробить спеціальну управлінську звітність, яка розкриватиме ключові цифри. Для цього необхідно мати, по-перше, озвучені побажання від керівництва стосовно інформаційного змісту необхідних даних. Тобто, потрібно чітко розуміти, яка саме інформація цікавить. По-друге, необхідно проаналізувати, звідки, з яких регістрів бухобліку було б зручніше отримати такі цифри — це вже завдання для бухгалтера. За розумного та зваженого підходу в підсумку кожен матиме позитивний результат: керівництво отримає необхідну інформацію, а бухгалтер матиме чітке розуміння того, що від нього чекають та які цифри слід згрупувати, щоб дістати бажаний результат.

Приміром такого звіту може слугувати елементарний аналіз фактичних продаж у розрізі номенклатури та контрагентів.

У результаті зведення бухгалтерських показників у такий нескладний звіт директор матиме об’єктивну картину того, наскільки вигідною є та чи інша угода, а також зможе відстежувати ситуацію із дебіторською заборгованістю. Задля повної ясності доцільно зробити аналогічну таблицю з аналізом показників придбання товарів, а також надати інформацію щодо сплачених (і тих, що належить сплатити) податків.

Кожен бухгалтер розуміє, що цифри, які потрібно наводити у такому звіті, беруться із оборотно-сальдових відомостей за субрахунками 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями», 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», 281 «Товари на складі» тощо, залежно від того, які саме цифри потрібні.

Можливості програми 1С

Наразі облікові програми спроможні максимально спростити бухгалтерові життя. Практично будь-яку примху можливо втілити у життя, попросивши програміста розробити програму з відповідним звітом. Так, достатньо один раз попрацювати над параметрами та інформаційним наповненням звіту, надалі програма формуватиме його автоматично.

Звіти, розроблені спеціально «під користувача», в обліковій програмі 1С:Підприємство (Бухгалтерія для України 8.2) розташовані у закладці «Сервис» — «Дополнительные отчеты и обработки» — «Дополнительные внешние отчеты».

Наведемо приклад звіту на базі таких ключових параметрів:

• виставлені рахунки;
• наявність оплат за виставленими рахунками;
• наявність реалізацій за виставленими рахунками.

На підприємствах, які спеціалізуються на торгівлі, особливо роздрібній, у процесі провадження діяльності неминуче виникає потреба «наводити лад» на складі в обліковій програмі. Тому як директорові, так і власне бухгалтерові й іншим категоріям працівників стане у пригоді складський звіт, у якому відображатиметься кількість товару на складі на певну дату в розрізі номенклатури і партій, за потреби, та інша інформація, яка може знадобитися в роботі.

Окрім таких спеціальних звітів, стандартна версія 1С:Підприємство (Бухгалтерія для України 8.2) містить чимало суто бухгалтерських форм звітності, проте, зрозуміти їх «пересічному» працівникові, навіть директорові, не так просто. До них можна віднести: оборотно-сальдову відомість за рахунком, картку рахунку, аналіз субконто, аналіз рахунку тощо. Деякі з них загалом є не дуже складними для розуміння, але потрібно пам’ятати, що кожен сприймає інформацію по-своєму.

Важливим нюансом у будь-якому разі є таке. Усі форми звітності, чи то стандартна звітність, чи регламентована, чи розроблена індивідуально, мають формуватися бухгалтером або, принаймні, з його відома. Це зумовлено тим, що облікова програма передбачає стандартні операції, такі, як закриття місяця, визначення фінансового результату, перепроведення документів. Якщо не виконати усі необхідні дії, отримана інформація може бути не коректною.

Резюме

Для того щоб нас розуміли, потрібно говорити якомога простіше, але, звісно, при цьому не зменшуючи і не втрачаючи суті сказаного.

Кожен зі свого боку має докласти певних зусиль, аби діалог та робота загалом були успішними. Так, директор має заздалегідь попереджати про необхідність тієї чи іншої інформації, а також максимально точно описувати її зміст.

Бухгалтерові, своєю чергою, варто пам’ятати, що для більшості працівників фрази «дебетове сальдо» і «податкові зобов’язання» є надто абстрактними, і, до того ж, кожен розуміє їх по-своєму. Тому потрібно бути готовим до того, що доведеться пояснити «не бухгалтерською» мовою суть справи.

Спільне розроблення внутрішніх форм звітності, визначення періодичності їх складання і відповідальне ставлення до процесу всіх сторін однозначно дадуть змогу уникнути непорозумінь, ба більше, підвищать ефективність роботи підприємства.

Дата підготовки
12.09.2014