Тайм-менеджмент для ТОП-ів

Напередодні нового року важко знайти людину, яка б не запитувала самого себе: «Чи правильно я використовував минулий рік, і що в новому році я буду робити інакше?» Питання актуальне: коли іще, як не з нового року, варто почати нове життя. Але як шкода, що не для всіх керівників новий рік стає по-справжньому новим, адже звички сильні, форс-мажори, як і раніше, залишаються нормою офісного життя, а благі наміри доводиться відкладати до наступного року. Як розірвати це порочне коло і допомогти керівникам досягати більшого— читайте у нашій статті

Людмила Богуш-Данд,
засновник тренінгової компанії «Студія управління часом BogushTime»

Кількість завдань, які доводиться вирішувати керівнику високого рівня, зазвичай перевищує кількість, яку людська свідомість може утримувати. До того ж завдання ТОП-а полягає не тільки в тому, щоб все тримати під контролем, але і вирішувати постійно виникаючі форс-мажорні ситуації, принесені підлеглими. Тому зовсім не дивно, що керівник змушений постійно переміщати свою увагу з однієї області в іншу, в результаті чого контроль може ослабнути або зовсім загубитися.

Як виправити ситуацію, що склалася? Які основні принципи розподілу свого часу повинен враховувати ТОП-керівник?

Принцип 1

Для того, щоб всі завдання, які ви ведете, були дійсно під вашим контролем, їх потрібно візуалізувати. Як мінімум, у вигляді списків. Якщо ці списки ще й організувати за типами, або за темами, або за підрозділами, які знаходяться під вашим контролем, то відслідковувати їх буде набагато легше. Але пам'ятайте — ви повинні їх бачити! Адже списки на папері є більш візуальними.

Принцип 2

Для співробітників керівник, особливо ТОП, є прикладом, з одного боку, паличкою-виручалочкою, з іншого боку, і предметом обговорення, з третього. Знаючи про це, багато керівників вважають своїм обов'язком хапатися за будь-які складні завдання, які підлеглі самі вирішити не можуть. Це, звичайно, похвально, що керівник вірить у свої сили і здатний згортати гори. Але не варто забувати, що ми знаходимося у фізичному всесвіті, який має свої закони. І одним із законів є обмеження у часі: в добі тільки 24 години. І яким би здатним не був керівник, важко очікувати від нього, що він зможе розтягнути добу до 48 годин.

Принцип 3

Всім відомо, що область відповідальності керівника набагато вища області відповідальності рядового співробітника. Пов'язано це з тим, що ТОП-менеджер є «хранителем цілей». Причому хранителем активним: він не тільки знає, чого компанія і підрозділи повинні досягти, він постійно відстежує, щоб рух до мети:

а) відбувався;

б) відбувався з потрібною швидкістю;

в) відбувався без відхилень.

Тому для керівника будь-яке використання робочого часу не у відповідності з цілями компанії є практично посадовим злочином.

Для того, щоб не витрачати свій час, а інвестувати його, складіть список цілей компанії. Розмістіть його так, щоб у вас був легкий доступ до цього списку. Фактично, цей список повинен бути завжди при вас. Заносячи будь-яке завдання в свій список завдань, відкрийте перелік цілей і запитайте у себе: «Для досягнення якої з цілей в списку ця задача призначена?» Якщо ви не можете знайти зв'язок між робочим завданням та корпоративними цілями — цьому завданню не місце у вашому розкладі.

Принцип 4

Час належить до категорії філософських понять, про нього говорять багато і різне. Але мало хто замислюється про його істинну природи. Набагато легше дивитися на час, як на біг стрілок на циферблаті годинника. А оскільки циферблат круглий, то і бігати по колу життя — це звично і гіпнотично одночасно. Адже, насправді, час — це процес змін, що підкоряються певним законам. І тайм-менеджмент правильніше розглядати не як майстерність розпихування завдань в 24-годинну шкалу, а як мистецтво створення змін «під ключ».


Саме ТОП-керівники є головними чарівниками в компанії: вони визначають необхідні майбутні стани, в яких повинна виявитися компанія, потім розробляють маршрут руху до цих майбутніх бажаних станів, відправляють цей маршрут у вигляді виробничих планів униз, в підрозділи, а потім контролюють їхнє виконання. Тому при складанні планів відстежуйте, щоб план на наступний місяць став черговим кроком до досягнення цілей, не дозволяючи співробітникам «бігати по колу». Для цього складайте плани за принципом «з майбутнього до сьогодення», як би рухаючись задом наперед: спочатку визначте майбутнє, а потім кроки до нього, але не від першого до останнього, а у зворотному порядку. Наприклад, щоб розробити 10-ть кроків, спочатку визначте 10-й крок, потім 9-й, за ним 8-й ... і так далі, до першого, який необхідно зробити найближчим часом. Такий підхід називається «стратегічне планування» і вважається більш прогресивним порівняно із звичним, зі справжнього до майбутнього.

Принцип 5

Керівник виконує не тільки адміністративні ролі. Особливо, якщо він відноситься до категорії ТОП-ів, то багатьма співробітниками сприймається, як Бог: він повинен усе знати, все розуміти, у всьому розбиратися, все встигати тощо. А ще він повинен бути справедливим, всевидячим та великодушним. Погодьтесь, важко впоратися з роллю Бога і відповідати всім очікуванням персоналу людині, яка зациклена тільки на роботі, що має обмежений кругозір і особисто не розвивається. А розчаровувати співробітників не можна — потрібно-таки бути богом, хоч це і важко, як написали колись брати Стругацькі. Що ж робити?

Прагніть гармонізувати своє життя. Розділіть її на важливі напрями (я називаю їх «ключові області») і визначте цілі для досягнення кожної з них. А потім створіть план і виконуйте його самі так само, як ви вимагаєте цього від підлеглих. Можу підказати деякі з цих ключових життєвих областей:

• тіло (включає в себе здоров'я і красу, житло, одяг і харчування);

• особистісний розвиток (керівник високого рівня зобов'язаний стежити за новинками і технологіями, постійно підвищуючи свій професійний і особистісний рівень компетенції);

• сім'я (погодьтеся, що керівник, чия дружина / чоловік поводиться негідно, а діти не «вилазять» із двійок або з відділення міліції, не є керівником, гідним поваги);

• кар'єра (у вас повинен бути особистий кар'єрний план і особисті успіхи в його реалізації);

• цілі більш високої соціальної реалізації, ніж тільки реалізація в бізнесі (реалізація своїх життєвих принципів і цінностей).

Підсумуємо

Я дала вам усього 5 принципів, але вони гарантовано допоможуть вам більш ефективно використовувати свій час в наступному році.

І головна порада. Пам'ятайте про те, що керівник — посада «заразна». Керівник є тією людиною, яка завжди утримує співробітників на ланцюгу, нагадуючи їм про те, до чого прагне вся компанія, і до чого повинні прагнути вони самі. Для того, щоб ви могли заражати співробітників вірусом цілеспрямованості, вам самим потрібно ним хворіти. Тому створюйте свої цілі, пов'язуючи їх з цілями вашої компанії, досягайте їх, будьте дуже жадібними щодо кожної хвилини, не розбазарюючи час і не знецінюючи його, а наповнюючи його цінними, ефективними і приємними речами.