Оформление кассовых документов при выплате арендной платы наличными доверенному лицу арендодателя

В сельскохозяйственной практике нередко возникает ситуация, когда арендная плата за земельный пай выплачивается не самому арендодателю, а его представителю по доверенности. Такой вариант вполне законный, однако требует особой внимательности при оформлении кассовых документов и проверки полномочий доверенного лица. В данной статье рассмотрен порядок действий бухгалтера и кассира при выплате наличных по доверенности: от правовых оснований и требований к оформлению доверенности – до образцов кассовых документов.

Правовые основания для выплаты наличных по доверенности

Законодательство позволяет физлицу (арендодателю) уполномочить другое лицо получить за него денежные средства на законных основаниях. Такая передача полномочий осуществляется путем представительства по доверенности. Гражданский кодекс Украины (далее – ГКУ) в главе 17 определяет, что представительство возникает, в частности, на основании договора или иной сделки между сторонами (ст. 237 ГКУ). В случае добровольного представительства такой сделкой является доверенность – письменный документ, который одно лицо выдает другому для представительства перед третьими лицами. В соответствии с ч. 3 ст. 244 ГКУ доверенность является документом, который подтверждает право представителя действовать от имени доверителя.

Таким образом, физлицо-арендодатель может официально поручить другому лицу (представителю) получить надлежащие ей выплаты (в нашем случае – арендную плату за землю). Важно, что доверителем может быть любое совершеннолетнее дееспособное лицо, и представителем также может быть любое дееспособное лицо, достигшее 18 лет, – не обязательно родственник доверителя. Главное – чтобы действие, которое поручается выполнить (получение денег), не было сугубо личным, то есть могло быть выполнено через представителя (ст. 238 ГКУ). Получение наличной выплаты не требует личного присутствия арендодателя, поэтому может осуществляться доверенным лицом на законных основаниях. Все последствия такой операции (получение денег) наступают непосредственно для арендодателя, которому принадлежат деньги, ведь сделки, совершенные представителем, создают права и обязанности именно для лица, которого представляют (ст. 239 ГКУ).

Требования к доверенности для получения наличных

Для того чтобы другое лицо могло получить деньги в кассе предприятия за арендодателя, нужно надлежащим образом оформить доверенность. ГКУ выдвигает следующие обязательные требования к доверенности.

Форма документа. Доверенность должна быть составлена в письменном виде с указанием названия документа («Доверенность»). Бланк доверенности может быть написан от руки или напечатан, но обязательно подписан доверителем собственноручно.

Данные доверителя. Указывается Ф. И. О. лица, которое выдает доверенность (арендодателя), а также его паспортные данные – серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность), кем и когда он выдан, место жительства. Желательно также указать регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (ИНН) доверителя.

Данные доверенного лица. Указывается Ф. И. О. представителя (того, кому выдается доверенность) и его паспортные данные – серия и номер паспорта, кем и когда выдан, адрес проживания. Так же можно приложить ИНН доверенного лица.

Дата и место составления. Обязательно указывается дата заверения доверенности (число, месяц, год). Доверенность без даты считается ничтожной (ч. 3 в. 247 ГКУ). Место составления (населенный пункт) также обычно фиксируется в начале документа.

Срок действия доверенности. При необходимости указывается, до какой даты действует доверенность. Если срок не указан, она считается действующей до прекращения ее действия (максимальный срок законом не ограничен, но доверитель может в любой момент отменить доверенность). На практике часто устанавливают конкретный срок (например, «сроком на один год, по __ число __ года»).

Предоставляемые полномочия. Четко описываются действия, осуществить которые доверитель уполномочивает представителя. В нашем случае в тексте доверенности следует прямо отметить, что представителю предоставляется право получить арендную плату по определенному договору аренды земли или за конкретный период. Например, типичная формулировка: «уповноважую гр. Петренка Петра Івановича отримати належні мені грошові кошти як орендну плату за земельну ділянку згідно з договором оренди землі від 01.03.2015 № 123». Если выплата возможна как в денежной, так и в натуральной форме, это также можно отметить (если по договору аренды предусмотрена выплата арендной платы продукцией или материалами).

Доверенность подписывается самим доверителем (арендодателем). В документе не лишним будет отметить, что доверитель осознает значение своих действий и не отозвал эту доверенность на момент выдачи. Это подчеркивает действительность намерения.

Удостоверение доверенности. Закон определяет случаи, когда доверенность требует нотариального удостоверения, но для получения денежных выплат это не обязательное требование. Согласно ГКУ доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов и прочих платежей может быть заверена не только нотариусом, но и альтернативными должностными лицами (ч. 4 ст. 245 ГКУ). В частности, ГКУ не требует обязательного нотариального удостоверения доверенности на получение арендной платы (читайте также статью «Арендодатель выехал за границу: как выплатить арендную плату за землю»). Такую доверенность можно оформить в простой письменной форме, но подпись доверителя на ней желательно засвидетельствовать в установленном порядке. Если не у нотариуса, то это может сделать другое уполномоченное лицо:

• должностное лицо по месту работы, учебы или стационарного лечения доверителя (если арендодатель где-то работает или находится в заведении);
• или должностное лицо органа местного самоуправления по месту жительства доверителя (например, сельский председатель или секретарь совета).

В сельской местности многие пайщики обращаются в сельсовет – там могут заверить подпись на доверенности. Если доверитель проживает в населенном пункте, где нет нотариуса, удостоверение доверенности в сельсовете приравнивается к нотариальному. Следовательно, нотариус не обязательный, но предприятию-арендатору для уверенности стоит принимать или оригинал доверенности с «мокрой» удостоверяющей подписью/печатью (нотариуса или иного должностного лица), или надлежащим образом заверенную копию. Нотариально оформленная доверенность выглядит солиднее и дает большие гарантии подлинности, поэтому на практике арендодатели часто оформляют доверенность у нотариуса (особенно, если речь идет о значительных суммах).

Итак, доверенность должна содержать все упомянутые обязательные элементы (название, дату, стороны, полномочия, срок и подпись доверителя). Отсутствие ключевых реквизитов (особенно даты) делает ее недействительной. Также обратите внимание, что доверитель может когда-либо отменить доверенность (ст. 249 ГКУ), а в случае его смерти или потери дееспособности доверенность прекращается автоматически (ст. 248 ГКУ). Поэтому на дату выплаты кассир должен убедиться, что доверенность еще действительна и не отозвана.

Действия кассира при выплате наличных по доверенности

Кассир сельскохозяйственного предприятия, получив доверенность, должен очень внимательно оформить выдачу денег. Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правлении НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148), устанавливает специальные правила на этот случай. Алгоритм действий кассира и бухгалтера таков:

1. Проверка доверенности. Прежде всего, кассир (или бухгалтер, который оформляет документы) проверяет правильность оформления доверенности. Необходимо удостовериться, что документ имеет все необходимые реквизиты (упомянутые выше – дату, паспортные данные, подпись доверителя и т. п.). Также проверяется, не истек ли срок доверенности, не ограничен ли в ней круг действий (действительно ли предусмотрено право получать именно эту выплату). Желательно убедиться, что доверенность – оригинальная (не подделанная): на ней есть печать/штамп и подпись должностного лица, которое ее заверил.
2. Идентификация доверенного лица. Кассир обязан потребовать у доверенного лица паспорт (или иной официальный документ, удостоверяющий личность, в том числе электронный паспорт в приложении «Дія»). Это предусмотрено п. 27 разд. III Положения № 148. Кассир проверяет данные паспорта и убеждается, что лицо, пришедшее за выплатой, то же, которое указано в доверенности как представитель. Без предъявления паспорта или документа, заменяющего его, выдавать деньги запрещено.
3. Запись паспортных данных. Кассир (или бухгалтер) вписывает реквизиты паспорта доверенного лица в кассовые документы. Согласно п. 27 Положения № 148 в случае выдачи наличных физлицу по расходному документу нужно зафиксировать в расходном кассовом ордере или ведомости наименование и номер документа, кем и когда он выдан. То есть в расходном кассовом ордере или ведомости о выплате наличных должны быть указаны серия и номер паспорта доверенного лица, кем и когда он выдан (эти данные, как правило, записывают в строке или графе, предусмотренной для этого, или в поле «За паспортом».). Это важно для правильного учета и для возможного подтверждения личности получателя при проверке (например, органами ГНС).
4. Оформление документов – заполнение кассового ордера/ведомости на выплату наличных. Бухгалтер заполняет расходный кассовый ордер (типовая форма № КО-2, установленная в приложении 3 к Положению № 148) или расходную ведомость на выплату наличных (по форме из приложения 1 к Положению № 148) с учетом особенностей случая доверенности. О конкретном оформлении этих документов подробно речь идет в следующих разделах. Но если кратко, то в расходном кассовом ордере после Ф. И. О. получателя (арендодателя) вписывается Ф. И. О. доверенного лица, которому доверено получение денег, а в ведомости кассир перед подписью делает отметку «За довіреністю». К этим кассовым документам обязательно прилагается сама доверенность или ее нотариально заверенная копия. Кассир должен оставить этот документ у себя в качестве подтверждения законности выдачи денег третьему лицу.
5. Получение подписи о выдаче денег. Доверенное лицо расписывается о получении денег – ставит свою подпись на расходном кассовом ордере или в соответствующей графе расходной ведомости. Подпись удостоверяет факт, что деньги получены. При подписании в ордере указывается также полученная сумма: гривни прописью и копейки цифрами (это требование содержится в п. 27 Положения № 148). В ведомости на нескольких лиц сумма проставляется отдельно в графе, поэтому доверенное лицо просто расписывается за своего доверителя. Кассир должен обеспечить, чтобы подпись получателя была именно в той строке, которая ей соответствует, и с отметкой о доверенности.
6. Проверка полноты оформления. Перед выдачей денег кассир еще раз проверяет, есть ли на расходном документе все необходимые подписи ответственных лиц предприятия (руководителя, главбуха или уполномоченных лиц) и оттиска печати предприятия (если она используется). Без надлежащим образом оформленного кассового ордера или ведомости выдавать деньги нельзя. Выдача наличных производится только лицу, указанному в расходном документе (в нашей ситуации – доверенному лицу, которое вписано в ордер/ведомость).
7. Выдача денег из кассы. Убедившись в правильности документов, кассир передает наличные доверенному лицу. Сумма не должна превышать указанной в ордере/ведомости. Доверенное лицо получает деньги и в присутствии кассира считает их, чтобы избежать претензий по поводу недостачи или излишка. Кассир может (не обязательно, но целесообразно) сделать отметку на самой доверенности о том, что по ней выданы деньги: указать дату, сумму, номер расходного ордера, подпись кассира. Такая отметка предотвратит повторное использование оригинала доверенности для получения той же суммы.
8. Хранение и подшивка документов. После выплаты оригинал доверенности (или нотариально заверенная копия) остается в кассовых документах предприятия. Его следует приложить к соответствующему расходному ордеру или ведомости и подшить вместе с кассовым отчетом за день. Если предприятию была передана только копия доверенности, кассир должен удостовериться, что копия заверена надлежащим образом (нотариально или должностным лицом) и также приложить ее к документу. Оригинал в таком случае возвращают доверенному лицу после выплаты, но лучше сделать на нем отметку «Виплачено, дата, підпис касира» для подтверждения факта использования.
9. Дополнительные рекомендации. Следует помнить об ограничении наличных расчетов. В настоящее время предприятие имеет право выплатить физлицу наличными не больше 50 000 грн в день по всем платежам (кроме выплат, связанных с оплатой труда). Арендная плата не относится к зарплатным выплатам, а значит, на ее наличную выплату распространяется лимит 50 тыс. грн.

При правильном соблюдении всех указанных требований выдача наличных по доверенности не нарушает законодательство. Далее рассмотрим конкретный порядок оформления кассовых документов в случае, если арендную плату получает представитель арендодателя.

Оформление расходного кассового ордера по доверенности

Расходный кассовый ордер (далее – РКО) применяется для оформления разовой выдачи наличных из кассы. Если предприятие выплачивает арендную плату отдельному физлицу, на каждую выплату оформляется РКО. В случае если деньги получает не сам владелец земельного участка, а его доверенное лицо, РКО заполняется с учетом требований п. 28 Положения № 148.

Рассмотрим основные реквизиты ордера, которые следует заполнить особенно:

«Видати» (кому) Сначала указывают Ф. И. О. основного получателя денег, то есть физлица-арендодателя, которому принадлежат деньги. Сразу после фамилии, имени, отчества через запятую или скобку добавляют Ф. И. О. доверенного лица, которое фактически получает наличные. Например: «Видати: Іванову Олексію Петровичу, довірена особа – Петренко Петро Іванович». Таким образом, понятно, кто является собственником средств и кто за него их получает.

«Підстава» (назначение выдачи). Здесь указывают, за что выплачиваются деньги. Формулировка должна отражать содержание операции. Для нашего случая это будет арендная плата за землю. Желательно указать реквизиты договора аренды, по которому проводится выплата, и период. Например: «Орендна плата за земельну ділянку згідно з договором оренди від 01.03.2015 № 123, за 2025 рік». Если есть внутренние документы (приказ, ведомость), их также можно упомянуть. Обоснование выплаты должно быть четким, ведь кассовый ордер – это первичный документ, подтверждающий выдачу денег.

«Додаток» (приложенные документы). В этом поле перечисляют документы, которые прилагаются к ордеру как основание. Обязательно указывается доверенность. Например: «Додаток: довіреність від 15.09.2025 № 123/2025 (оригінал)». Если вместо оригинала предоставляется нотариально заверенная копия, то так и пишем: «довіреність (копія нотар.)». Также могут быть приложены копии паспорта и т. п. – при необходимости. Пункт 28 Положения № 148 требует, чтобы оригинал доверенности или заверенная копия оставались у кассира и были приложены к РКО, поэтому не забудьте это отразить в реквизите «Додаток».

Реквизиты документа, удостоверяющего личность. Учитывая что получатель – доверенное лицо, сюда вписываются паспортные данные доверенного лица. Как правило, пишут: «Паспорт серія __ №____, виданий ____, дата видачі __».

«Одержав» и расписка о получении. В РКО предусмотрена подпись получателя денег. В нашем случае расписывается доверенное лицо.

Ниже приведем условный образец заполнения расходного кассового ордера для выплаты арендной платы доверенному лицу.

Образец оформления РКО

В этом образце арендодатель Иванов О. П. уполномочил Петренко П. И. получить 10 тыс. грн. Бухгалтер вписал обоих лиц в строку «Видати», указал назначение платежа (арендная плата, договор №...), приложил реквизиты доверенности. Кассир при выплате проверил паспорт Петренко и вписал его данные. Петренко П. И. расписался в ордере о получении 10 тыс. грн. Оригинал доверенности  от 15.09.2025 № 123/2025 оставлен в документах и подшит с ордером. Таким образом документально подтверждено, что деньги за Иванова получил его представитель на законных основаниях.

Оформление ведомости на выплату наличных по доверенности

Ведомость на выплату наличных применяется, как правило, для одновременной выплаты денег нескольким лицам. Если среди получателей есть те, кто действует по доверенности, это нужно правильно отразить в ведомости.

Структурно эта ведомость состоит из колонок: номер по порядку, Ф. И. О. получателя, сумма к выплате, подпись о получении, примечания. При оформлении ведомости бухгалтер сначала заполняет список лиц и положенные им суммы. Напротив каждой фамилии получатель впоследствии ставит подпись при получении денег. Рассмотрим, как выполнить отметку о доверенности.

В списке получателей ведомости указывают именно того, кому принадлежит доход. То есть даже если деньги забирает представитель, в графе «Фамилия, имя, отчество» пишут имя арендодателя. Например, «Іванов Олексій Петрович» – как арендодатель, которому начислена арендная плата. Не нужно заменять на имя доверенного лица, ведь ведомость отражает, кому именно предназначались деньги.

Отметка «За довіреністю» перед подписью. Когда наступит время выдачи, кассир, прежде чем доверенное лицо распишется, выполняет надпись «За довіреністю» в графе подписи. Это можно сделать ручкой: вписать слова «За довіреністю» непосредственно в ячейке, где должна стоять подпись, или над подписью. Далее в этой же графе доверенное лицо ставит свою подпись, подтверждая получение денег. Таким образом, в ведомости видно, что расписался не сам арендодатель, а его представитель.

Графа «Примітки». В примечаниях обязательно указывают реквизиты доверенности, по которой выданы деньги. Обычно вписывают кратко: «довіреність №__, від ..2025, на ім’я (ПІБ довіреної особи)». Можно также добавить, кем заверена доверенность (например, «нотариусом __» или «председателем __ сельсовета»). Это примечание необходимо для контроля и подтверждения законности выдачи.

Приведем образец заполнения строки в ведомости. Допустим, Иванову О. П. полагается 10 000 грн арендной платы, которые по доверенности получает Петренко П. И. В ведомости это будет оформлено следующим образом.

Фрагмент ведомости на выплату наличных

Примечание: графа «Табельний номер» сведения при выплате арендной платы обычно не заполняется. Впрочем, некоторые бухгалтеры вписывают в эту графу регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (идентификационный номер) арендодателя, что, по нашему мнению, не ошибка.

В данном примере в графе подписи проставлена отметка «За довіреністю», под которой расписалось доверенное лицо Петренко П. И. (мы указали его фамилию в скобках). В примечаниях проставлен номер и дата доверенности, а также имя представителя и кто заверил документ (нотариус). Такая запись соответствует требованиям: ясно, что деньги за Иванова получил Петренко на основании доверенности от 15.09.2025 № 123. Эту доверенность (оригинал или заверенную копию) кассир приобщает к ведомости при закрытии кассового дня.

Выводы

Выплата арендной платы через кассу по доверенности – распространенная практика в аграрных предприятиях. Для того чтобы такая операция была законной и правильно отражалась в учете, необходимо обеспечить надлежащее оформление доверенности (в соответствии с гл. 17 ГКУ) и неукоснительное соблюдение кассовой дисциплины (Положение № 148).

Доверенность должна содержать все необходимые реквизиты и, желательно, быть заверена нотариально или приравненным к нотариальному должностным лицом.

Кассир должен проверить действие доверенности, личность представителя (по паспорту), зафиксировать данные в документах и получить подпись доверенного лица о получении денег. Оригинал доверенности или нотариально заверенную копию следует оставить в документах предприятия в качестве подтверждения оснований выплаты. Расходные ордера и ведомости заполняются с отметками о доверенном лице и прилагаются к кассовому отчету.

Руководствуясь действующей нормативной базой, можно уверенно производить такие выплаты. Главное – действовать прозрачно и документировать каждый шаг. Тогда в случае проверки, аудита или даже судебных споров предприятие сможет обосновать законность выдачи наличных доверенному лицу арендодателя.