Пример заполнения формы № 1ДФ в зависимости от вида доходов

Форма № 1ДФ: отчитываемся без проблем!

Налоговым агентам – все о форме № 1ДФ

Для кого эта статья: для налоговых агентов, которые заполняют форму № 1ДФ.

О чем вы узнаете: как правильно заполнить форму № 1ДФ в случае получения работниками таких доходов, как отпускные, нецелевая благотворительная помощь, возвратная финансовая помощь, арендная плата, а также дохода в виде дополнительного блага.

Налоговые агенты знают, что «долгоиграющая» форма № 1ДФ – очень неоднозначная. Да и налоговики часто меняют свое мнение относительно порядка отражения в ней тех или иных доходов физлиц, тем более что видов таких доходов – великое множество. Сегодня на простом примере покажем заполнение формы № 1ДФ для тех выплат, которые чаще всего встречаются на практике.

Пример

Во II квартале 2020 года в ООО «Транзит-А» работали три работника:

• руководитель предприятия Омельченко В. Ф.;
• главный бухгалтер Зинченко О. Л. (принята на работу 06.05.20 г.);
• менеджер по продажам Паперная Н. А. (уволилась с работы 15.05.20 г.).

Суммы зарплаты, начисленной во II квартале 2020 года, а также суммы удержанного НДФЛ и военного сбора (далее – ВС) показаны в таблице. Выплата зарплаты на предприятии проводится не позднее 7-го числа следующего месяца.

(грн)

Кроме того, в 2020 году:

• Омельченко В. Ф. находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 17 календарных дней начиная с 1 апреля. Отпускные в сумме 5 960,90 грн ему начислены и выплачены перед уходом в отпуск – в марте. Сумма удержанного НДФЛ составила 1 072,96 грн, ВС – 89,41 грн;
• из зарплаты Омельченко В. Ф., начисленной во II квартале, удержаны и выплачены алименты
• в пользу Снегирь И. А. (РНУКПН – 3333333333) в сумме 4 942,70 грн;
• Омельченко В. Ф. в апреле выдана разовая помощь на лечение в сумме 6 000 грн, удержан НДФЛ – 550,80 грн, ВС – 45,90 грн;
• Зинченко О. Л. в мае выдана возвратная финансовая помощь в размере 15 000 грн;
• Зинченко О. Л. за май – июнь начислен доход в виде арендной платы за пользование ее личным автомобилем в сумме 4 000 грн, удержан НДФЛ – 720 грн, ВС – 60 грн. Выплата арендного платежа и уплата налога (сбора) в бюджет были в месяце, следующем за месяцем начисления дохода;
• Паперной Н. А. оплачено использование мобильного телефона в личных целях – в марте начислен доход в сумме 79,27 грн, из этого дохода удержан НДФЛ в сумме 14,27 грн и ВС в сумме 0,98 грн. Налог (сбор), начисленный за март, уплачен в апреле;

Дадим пояснения по поводу заполнения формы № 1ДФ для некоторых из указанных в примере выплат.

Применение НСЛ

Зинченко О. Л. принята на работу на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки), должностной оклад установлен в размере минимальной зарплаты, других доплат и надбавок нет. Зинченко О. Л. имеет двоих детей в возрасте до 18 лет.

Предельный размер дохода для применения НСЛ на 2020 год составляет (пп. 169.4.1 Налогового кодекса, далее – НК):

2 940 грн х 2 = 5 880 грн.

Зарплата Зинченко О. Л. в мае и июне 2020 года:

4 723 грн х 0,5 = 2 361,50 грн.

Как видим, сумма зарплаты за май и июнь меньше, чем предельный размер дохода для применения НСЛ. Поэтому Зинченко О. Л. имеет право на НСЛ в размере, равном 100 % суммы льготы, определенной пп. 169.1.1 НК, в расчете на каждого ребенка (пп. 169.1.2 НК):

1 051 грн х 2 = 2 102 грн.

База обложения НДФЛ в виде зарплаты за месяц уменьшается на сумму НСЛ (п. 164.6 НК):

2 361,50 грн – 2 102,00 грн = 259,50 грн.

Поэтому сумма НДФЛ составит:

259,50 грн х 18 % = 46,71 грн.

База налогообложения для ВС не уменьшается, поэтому месячная сумма сбора рассчитывается изо всей зарплаты:

2 361,50 грн х 1,5 % = 35,42 грн.

Выплата отпускных

В целях налогообложения сумма отпускных (ее часть) относится к налоговому периоду ее начисления (пп. 169.4.1 НК). При этом НДФЛ и ВС уплачиваются в бюджет во время выплаты отпускных (пп. 168.1.2 НК).

Всю сумму отпускных Омельченко В. Ф. предприятие начислило и выплатило в марте 2020 года, тогда же были начислены и уплачены в бюджет НДФЛ и ВС. Поэтому суммы начисленного и выплаченного дохода, суммы начисленных и уплаченных налога и сбора были показаны в форме № 1ДФ за I квартал 2020 года. То есть в отчетности за II квартал этого года они вообще не отражаются.

Удержание алиментов

Зарплата Омельченко В. Ф. в форме № 1ДФ показана в начисленной сумме без вычета удержанных алиментов (показана с признаком дохода «101»). Однако в этой форме алименты все равно фиксируются – как доходы получателя (Снегирь И. А.) с указанием ее РНУКПН и признаком дохода «140» (Индивидуальная налоговая консультация (далее – ИНК) ГФС от 18.03.19 г. № 1093/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Заметим, что алименты могут уплачиваться добровольно по решению сторон либо в принудительном порядке по решению суда. Но в любом случае их сумма не облагается НДФЛ и ВС (пп. 165.1.14, пп. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК). Поэтому в графах 4а и 4 по Снегирь И. А. проставляются нули, и в показателях соответствующих граф строки «Військовий збір» разд. II формы № 1ДФ начисленный и уплаченный ВС тоже не учитывается.

Предоставление нецелевой благотворительной помощи

Помощь, предоставленная Омельченко В. Ф. на лечение, в учете признана нецелевой благотворительной помощью, налогообложение которой регламентируется пп. 170.7.3 НК. Так, сумма нецелевой благотворительной помощи, в том числе материальной, не включается в налогооблагаемый доход плательщика НДФЛ, если:

• такая помощь предоставлена резидентами — юридическими или физическими лицами;
• ее размер совокупно за год не превышает предельную величину дохода, не облагаемую НДФЛ, определенную согласно пп. 169.4.1 НК. В 2020 году эта величина составляет 2 940 грн.

Значит, сумму нецелевой благотворительной помощи, предоставленной Омельченко В. Ф., нужно поделить на две части: 2 940 грн не облагаются налогом, а 3 060 грн (6 000 грн – 2 940 грн) – облагается. То есть сумма НДФЛ составит 550,80 грн (3 060 грн х 18 %), сумма ВС – 45,90 грн (3 060 грн х 1,5 %).

Как же нецелевая благотворительная помощь должна отражаться в форме № 1ДФ? По этому вопросу налоговики в разное время консультировали по-разному. Сначала они считали, что налогооблагаемую часть нужно рассматривать как доход в виде дополнительного блага (признак дохода «126») либо как прочий налогооблагаемый доход (признак дохода «127»). Сегодня они предлагают принимать во внимание не то, облагается (или не облагается) какая-то часть выплаты, а то, как ее можно назвать. Поэтому в форме № 1ДФ с признаком дохода «169» отражается общая сумма нецелевой благотворительной помощи, включая сумму превышения (ОИР, подкатегория 103.25).

Выдача возвратной финансовой помощи

Согласно пп. 165.1.31 НК в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход не включается основная сумма ВФП, получаемой налогоплательщиком. Ведь эта помощь подлежит возврату и в течение срока действия договора не считается доходом заемщика.

В то же время сумму ВФП, выданной Зинченко О. Л., следует отразить в форме № 1ДФ под признаком дохода «153». В графах 4а и 4 проставляются нули, и на показатели начисленного и перечисленного ВС эта операция не влияет.

Оплата аренды автомобиля

Доход, полученный физлицом от сдачи имущества в аренду, является его налогооблагаемым доходом (пп. 164.2.5 НК). Арендатор в форме № 1ДФ такой доход указывает с признаком дохода «127».

Арендная плата начислена физлицу за май и июнь 2020 года, а выплачена с уплатой НДФЛ/ВС в июне и июле. Поэтому в форме № 1ДФ за II квартал 2020 года показано начисление дохода, а также начисление НДФЛ/ВС за два месяца (в суммах 4 000 грн, 720 грн и 60 грн соответственно). В то же время во II квартале отражена выплата дохода арендодателю за один месяц, то есть за май – в июне в сумме 2 000 грн, и уплата с этого дохода НДФЛ/ВС – за один месяц в сумме 360 грн (2 000 грн х 18 %) и 30 грн (2 000 грн х 1,5 %).

Напоминаем! В случае если налогооблагаемый доход начислен, но не выплачен, пп. 168.1.5 НК позволяет уплачивать налог (а значит, и сбор) в течение 30 календарных дней после окончания месяца начисления.

Предоставление допблага

Оплата личных разговоров по мобильному телефону расценена как предоставление Паперной Н. А. допблага (пп. 164.2.17 НК).

Стоимость этих разговоров с учетом НДС составила 65,00 грн. В целях удержания НДФЛ эта стоимость увеличена на «натуральный» коэффициент 1,21951 (п. 164.5 НК), получилось 79,27 грн. Сумму дохода в виде допблага с признаком дохода «126» предприятие отразило в форме № 1ДФ за I квартал 2020 года, заполнив графы 3а, 3 и 4а.

В целях удержания ВС «натуральный» коэффициент не применяется (см., например, ИНК ГФС от 17.05.17 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Поэтому сумма сбора исчислена исходя из стоимости телефонной связи – 65 грн. Сумму начисленного ВС – 0,98 грн (65 грн х 1,5 %) – предприятие отразило в графе «Загальна сума утриманого податку, збору нарахованого» соответствующей строки разд. II формы № 1ДФ за I квартал 2020 года.

В то же время суммы НДФЛ/ВС, начисленные за март, но уплаченные в апреле 2020 года, отражены в графе 4 разд. I и разд. II формы № 1ДФ за II квартал 2020 года. Ведь правило, сформулированное в п. 3.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4, (выплаты, осуществленные в установленные сроки в следующем месяце, отражаются за тот период, куда входит предыдущий месяц, за который они были начислены), касается исключительно зарплаты. А оплата личных разговоров по мобильному телефону таковой не является.

Не забудьте! В случае предоставления дохода в неденежной форме налог/сбор уплачиваются в бюджет в течение 3 банковских дней, следующих за днем такого предоставления (пп. 168.1.4 НК).

Поэтому описанная выше ситуация нештрафоопасна только в том случае, если доход, например, начислен 31 марта 2020 года (именно этой датой датирован приказ (распоряжение) руководителя предприятия о признании допблага), а НДФЛ и ВС уплачены не позднее 3 апреля 2020 года.

Заполнение формы № 1ДФ для нашего примера показано на образце. В строке «Військовий збір» отражена общая сумма начисленного ВС – 743,74 грн (368,40 грн + 70,84 грн + 198,60 грн + 45,90 грн + 60,00 грн), общая сумма уплаченного ВС – 714,72 грн (368,40 грн + 70,84 грн + 198,60 грн + 45,90 грн + 30,00 грн + 0,98 грн).