Как на протяжении карантина не напороться на штрафы от Гоструда

Рекомендации работодателям, как не попасть в суд после карантина.

Внедрение карантина и связанные с ним дальнейшие события и ограничения стали неожиданностью практически для всех работодателей. За март-апрель этого года стремительно изменились не только положения законодательства, но и ситуация внутри компаний - изменения в структуре штатного расписания, изменения в организации режима и способов работы, сокращение расходов, в том числе на персонал.

Однако перед принятием любых оптимизационных решений не стоит забывать о законодательных требованиях по оформлению каждого шага, в частности, если такие решения касаются прав работников - даже незначительное несоблюдение законодательно установленной процедуры может вылиться в длительную судебную тяжбу и немалые финансовые затраты.

И хотя далее речь пойдет именно о рисках, связанных с обжалованием действий работодателей работниками в суд, следует помнить, что от ответственности за нарушение законодательства о труде, даже допущенных во время действия карантина, работодатели не освобождаются - потому в будущем существует также риск подвергнуться штрафы результате проверок Гоструда.

Сроки для обращения работников в суд в случае нарушения их прав

Прежде чем мы поговорим о типичных ошибках работодателей во время карантина, которые могут стать причиной для представления работниками исков в суд, мы рекомендуем обратить внимание на сроки для таких обращений. В соответствии со ст. 233 КЗоТ работники имеют право обратиться за защитой нарушенных прав в следующие сроки:

• по делам об увольнении - в месячный срок со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
• в случае нарушения законодательства об оплате труда - без ограничения каким-либо сроком;
• в других случаях - в трехмесячный срок со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Также в случае пропуска указанных сроков по уважительным причинам - суд может восстановить эти сроки (ст. 234 КЗоТ), а в соответствии с п. 1 Заключительных положений КЗоТ (добавленных Законом № 540-ІХ от 30.03.2020) указаны сроки продлеваются на срок действия карантина , установленного КМУ с целью предотвращения распространения COVID-19.

То есть, даже если сразу после завершения карантина или в течение ближайших месяцев работодатель не почувствует никакой «судебной угрозы» со стороны работников и экс-работников, неприятные сюрпризы в виде судебных постановлений об открытии производства по трудовым спорам могут поступить значительно позже не только в адрес недобросовестных работодателей , но и тех, кто из-за спешки пренебрег формальными правилами оформления тех или иных способов оптимизации трудовых ресурсов и способов организации работы.

А дальше об ошибках которых не следовало бы допускать работодателями в течение карантина (и не только).

Ошибки при оформлении и организации дистанционной работы

До 17 марта 2020 года вопросы дистанционной или удаленной работы на уровне законодательства были урегулирован лишь в плане регулирования надомной работы - Положением об условиях труда надомников (Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС № 275 от 29.09.1981).

Однако указанное Положение не учитывает актуальные потребности бизнеса и содержит немало требований, которые сложно выполнить (например, необходимость обследования жилищно-бытовых условий работника), особенно учитывая характер работы современных «дистанционников». Очевидно, авторы указанного Положения в далеком 1981 году никак не могли предвидеть работу на личных или рабочих ноутбуках, ведь выписывали правила об организации надомного труда именно для рабочих профессий.

Именно 17.03.2020 был принят и вступил в силу Закон Украины № 530-ІХ, которым в п. 1 Заключительных положений была предусмотрена возможность оформления дистанционной работы именно приказом работодателя (работодателям предоставили возможность «поручить» работникам выполнения задач дома), а уже 30.03.2020 закон Украины № 540-ІХ урегулировал дистанционную работу именно на уровне КЗоТ - причем не только на период карантина, но и на все остальные случаи по соглашению сторон (при условии оформления письменного трудового договора - ст. 24 и 60 КЗоТ в соответствующей редакции). Соответственно, работодателю сейчас достаточно на время карантина выдать соответствующий приказ и ознакомить с ним работников, а заявления работников именно в период карантина не нужны.

Однако собственно в первые дни карантина такие четкие опции у работодателей отсутствовали, поэтому в первую неделю карантина (с 12 по 17 марта - до момента опубликования и вступления в силу Закона Украины № 530-ІХ) удаленная работа чаще не оформлялась совсем. Часть работодателей оформила такой перевод на дистанционную работу исключительно приказом по предприятию, то есть без заявлений работников. Впрочем, сложно пока сказать, достаточным указанный период был именно такой приказ - судебная практика покажет.

Оформлять дистанционную работу в течение первых дней карантина следовало не только приказом (отдельным на каждого работника или общим - с перечнем работников, на которых он распространяется), но и на основании соответствующих заявлений от работников - учитывая правовую неопределенность, существовавшую в указанное время, «чрезмерный» формализм не помешает.

«Домашний травматизм»

Впрочем, не только оформлением единственным. При переходе на дистанционную работу следует помнить, что обязанности работодателя по охране труда новое законодательство на работника не переводит, даже учитывая тот факт, что работодатель по сути не имеет возможности контролировать этот аспект. В будущем вполне вероятный отдельный судебный виток по делам о производственном травматизме «во время похода к холодильнику», - ведь при использовании дистанционной работы провести грань между производственной и бытовой травмой довольно трудно. Провести расследование таких случаев без согласия работника также будет невозможно, ведь ст. 30 Конституции Украины гарантирует неприкосновенность жилища.

Надеемся, что законодатель впоследствии изменит Закон Украины «Об охране труда» и Порядок расследования и учета несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий на производстве № 337 соответствующим образом - для учета специфики дистанционной работы.

«Дистанционная дисциплина»

Отдельно также стоит обратить внимание на контроль за выполнением работниками работы дистанционно - работодатели пока ищут различные способы для контроля и мониторинга деятельности работников, ведь сложно в такой ситуации проследить, действительно ли работник проводит свое время за выполнением порученных задач или же просматривает сериалы на рабочем ноутбуке. Следует также не забывать о требованиях к приватности и сообщать работникам о такой мониторинге.

Задуматься над этим вопросом следовало бы еще на стадии оформления приказа о переводе на дистанционную работу - указать способы контроля и отчетности, а также коммуникации с работниками (по электронной почте, через мессенджеры и веб-чаты, специальные программы) и обязать работников соблюдать соответствующие правил. Ведь без четкого оформления долга работников соблюдать новые правила привлечь работников к дисциплинарной ответственности за невыполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей или иные нарушения будет практически невозможно, а соответствующие меры дисциплинарного воздействия работник с высокой долей вероятности сможет успешно обжаловать в суде.

Вместе с тем следует максимально осторожно подходить и к выбору мониторинговых программ, ведь некоторые из них могут быть квалифицированы как специальные технические средства (СТС). Ведь могут возникнуть ситуации, когда использование таких программ приведет к привлечению к уголовной ответственности (ст. 359 Уголовного кодекса Украины «Незаконные приобретение, сбыт или использование специальных технических средств получения информации»).

Ошибки при оформлении перехода на неполную занятость

В целом существует два варианта перехода на неполную занятость - по инициативе работника и соглашением сторон (ст. 56 КЗоТ) или по инициативе работодателя (в данном случае речь о внедрении изменений существенных условий труда с 2-месячным уведомлением о соответствующих изменениях по ч. 3 4 ст. 32 КЗоТ).

Основная ошибка при использовании первой опции - пренебрежение правилом о получении согласия работников. Перевод на неполное рабочее время по ст. 56 КЗоТ нельзя оформлять без наличия согласия и волеизъявления работников (оформляется именно заявлению работника).

Если же работник отказывается предоставить такое заявление - не стоит заставлять его, самовольно выдавать соответствующий приказ и уменьшать заработную плату пропорционально тому времени работы, который собственно работодатель определил самостоятельно, ведь такое давление незаконной и может быть признан грубым нарушением законодательства о труде с соответствующими последствиями (вплоть к уголовной ответственности по ст. 172 УК).

Вторая опция, которая не требует соглашения с работниками - изменение существенных условий труда по ч. 3-4 ст. 32 КЗоТ, как уже было сказано выше. Впрочем, для этой процедуры есть другие обязательные требования, которые, вопреки ожиданиям многих работодателей, на период карантина не были ни отменены, ни упрощены. Одной из такой требований, в частности, является наличие изменений в организации производства и труда, стали причиной для сокращения часов занятости работников. По нашему мнению, сам факт установления карантина будет недостаточно, ведь карантин ограничивает работу далеко не всех работодателей, а некоторых он мог вообще не коснуться. Поэтому советуем «прикрываться» исключительно карантином для оптимизации расходов и ресурсов - следует иметь надлежащее обоснование соответствующих изменений и доказательства их влияния на работу предприятия/компании.

Кроме того, несоблюдение любого из требований указанной процедуры может привести к судебному спору не только по обжалованию таких изменений, но и восстановлении на работе и выплате среднего заработка за все время вынужденного прогула до даты фактического восстановления на работе.

Ошибки при оформлении отпусков/простоя

Типичная ошибка в оформлении отпусков на период карантина (неоплачиваемых или отпусков вне графика) - это принуждение работников или оформления отпусков исключительно приказом без получения соответствующих заявлений от работников. Если работник отказывается от отпуска, а работы для него нет - оформите простой. Советуем оформлять простой не только приказом, но и актом простой, в котором будут зафиксированы его причины. И не стоит забывать об оплате в размерах, предусмотренных для соответствующих причин простоя - по ст. 113 КЗоТ и положениями коллективного договора/трудовых договоров (не ниже 2/3 ставки, если причиной является только объявления карантина).

Если же отпуск на период карантина предусмотрена графиком отпусков (обязательно должен быть согласован с профсоюзом или представителем трудового коллектива) - работодатель не забывать о своем долге уведомить работника об отпуске за 2 недели и выплатить отпускные не позднее, чем за 3 дня (ст. 10 и ст. 21 Закона Украины «Об отпусках»).

Если же выплатить отпускные до начала отпуска, предоставляемого вне графика, невозможно из-за ее внезапность - их следует выплатить при первой возможности.

Ошибки при оформлении увольнения

В последнее время в прессе прозвучало немало новостей о том, что Правительство запретило увольнять работников во время карантина. Однако, это не совсем так - Правительство и отдельные чиновники только рекомендовали воздержаться от увольнений, однако собственно законодательных изменений в плане установления новых ограничений на увольнение не состоялось. При наличии оснований и при соблюдении процедуры увольнения работодатель и работники могут воспользоваться этой опцией. Тем более, что для работников, потерявших работу во время карантина и обратились за получением пособия по безработице, на период карантина были упрощены правила по ее получению - Закон Украины № 540-ІХ от 30.03.2020.

Не было в законодательстве никаких изменений и собственно по процедурам увольнения по различным основаниям, предусмотренным КЗоТ. Поэтому пренебрежение любыми из требований и расчет на поблажки от судов в будущем именно из-за карантина может привести к очень нежелательным последствиям - в частности, к финансовым потерям из-за выплату среднего заработка за вынужденный прогул в случае возобновления работников за технических ошибок или в случае неполного расчета в день освобождения и задержки выдачи заполненной трудовой книжки.

Конечно, в зависимости от обстоятельств пока иногда сложно соблюсти все требования по оформлению кадровых изменений. Однако все же если работодатель оформляет увольнение, следует обеспечить в том числе и техническую сторону процедуры (организовать присутствие работника в офисе в день увольнения для вручения ему соответствующих документов и т.д. - если нужно, то и путем оплаты такси за счет компании). Стоит заметить, что не только освобождение, но и оформления всех других кадровых действий должно происходить письменно (иногда рекомендуется и присутствие свидетелей), поэтому карантин усложняет процесс ознакомления работников с документами и их передачу работникам. К сожалению, трудовое законодательство у нас еще достаточно формализованное, поэтому оформить увольнение полностью дистанционно невозможно. Соответственно, в судебной практике акцент может сместиться на аспект таких процедурных ошибок.

Висновки

Як зазначено вище, роботодавцю не слід нехтувати існуючими правилами щодо оформлення різних способів організації роботи чи відсутності працівника на робочому місці. Не слід забувати й про передбачені законодавством гарантії для різних категорій працівників та обмеження й заборони. Адже навіть незначна «процедурна» помилка може призвести до кількарічної судової тяганини. До того ж є сумніви щодо того, чи будуть суди взагалі враховувати період карантину та пов'язані з ним обмеження як виключні підстави для недотримання формальних процедур.

bizshid.com