Как избежать кассовых разрывов

Памятка финансовому менеджменту

Финансовые директора большинства компаний озадачены вопросами соблюдения платежной дисциплины, чтобы сохранить имидж надежного партнера. В текущих экономических условиях это удается особенно трудно. Каковы причины возникновения кассовых разрывов? Как принято с ними бороться, и какие профилактические меры помогут их избежать?

Елена Прендзевская,
финансовый директор ООО «Промкабель-Электрика»

Суть кассовых разрывов

Одной из задач финансового менеджмента предприятия является своевременное и бесперебойное финансирование всех статей бюджета. Финансовый специалист (директор) отвечает за план и факт платежей, используя все инструменты менеджмента. Если кассовых разрывов по факту нет, можно смело утверждать, что финансовый специалист компании работает качественно.

Кассовый разрыв — это временный недостаток денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Определяется он как краткосрочное превышение доходов расходами, компенсируемое в рамках одного финансового периода. Для предупреждения кассовых разрывов служит ежемесячный кассовый план, составляемый финансовым менеджером. На ближайшие несколько дней он точен на 90–99%, а в более отдаленной перспективе выполняется на уровне не менее 85%. Чем чаще корректировать план, тем точнее он будет выполняться.

Кассовый план — это расчет (таблица, график), показывающий притоки и оттоки всех денежных средств компании за определенный период.

Цель работы финансиста в части финансовых прогнозов — спрогнозировать сроки и суммы возможных кассовых разрывов не позднее, чем за 1–3–6 месяцев до возможной даты их возникновения, чтобы согласовать проекты решений в случае реализации пессимистического плана доходов — имеется в виду не двухдневный перекос, а дефицит денежных средств, который не может быть покрыт в рамках двухнедельного периода.

Причины возникновения кассовых разрывов

Все кассовые разрывы и их причины можно условно разделить на 3 группы.

1-я группа: технические кассовые разрывы.

Они возникают в результате бессистемного подхода к управлению денежными потоками, при отсутствии понимания, в какие сроки и сколько контрагентов должно рассчитаться, какое поступление денежных средств на счет компании можно гарантировать. Такие проблемы возникают вследствие непрофессионализма специалиста, который отвечает за своевременное обеспечение компании денежными ресурсами. Это свойственно малому бизнесу, где функцию финменеджмента обеспечивает смежный руководитель или бухгалтер, а полноценное планирование отсутствует.

2-я группа: убыточная деятельность.

В случае убыточной работы всегда наступает момент, когда платы по долгам и предоплаты клиентов закончились, а долги «плат по счетам» поставщикам накопились, и по сумме платежей они регулярно выше текущих поступлений на счет. И если временные убытки финансисты могут перекрыть за счет привлечения заемных средств для пополнения оборотных средств, то со временем масштабы проблемы только увеличиваются, так как теперь сумма расходов увеличивается на сумму стоимости такого финансирования. Подобная проблема возникает у всех компаний, результаты деятельности которых ухудшились до отрицательного значения. Рассматриваемая ситуация, как правило, может быть диагностирована заранее. Исключение составляет форс-мажор: в условиях высокой нестабильности валютных рынков работа с валютными операциями может спровоцировать кассовый разрыв в один день после переоценки долгов по новому валютному курсу.

3-я группа: тактические и стратегические ошибки менеджмента.

Кассовые разрывы возникают по причине несбалансированности бюджетов движения денежных средств:

• финансируются разные или смежные направления бизнеса в рамках одной группы компаний;
• обеспеченность ресурсами каждого вида деятельности зависит друг от друга и от согласованности действий их руководителей.

Если высокое доверие к платежеспособности партнера не подкреплено никакими залогами, и риск лежит только на кредиторе, это лишь усугубляет положение дел. Такие вопросы актуальны для крупного корпоративного бизнеса, где присутствуют разные виды деятельности, ярко выражена сезонность или направления бизнеса учитываются в общем балансе.

К этой же группе можно отнести просчеты менеджмента в принятии решений. Например, из оборотных средств, успешно используемых в текущей деятельности, изымают средства для финансирования вложений в новые проекты в надежде на быструю отдачу таких инвестиций. В эту группу входят также ситуации, когда предприятие формирует доход за счет нескольких партнеров, отрицательное положение в бизнесе которых мгновенно повлияет на предприятие-поставщика. С такой проблемой сталкиваются предприятия, длительное время работающие с бюджетным заказом, или маленькие бизнесы, в которых рискованность клиентской базы достаточно высока.

Обратите внимание! В случае частых кассовых разрывов на предприятии высока вероятность наличия всех описанных выше групп причин, которые часто вытекают одна из другой. Так, непрофессиональное отношение к планированию платежей приводит к сбоям в работе, а отсутствие планирования как такового не позволяет увидеть текущие или предстоящие убытки и кассовые разрывы. Желание действовать и устранять сбои в условиях непонимания полной картины чревато появлением новых ошибок в принятии решений менеджментом компании.

Тем не менее, основной причиной нехватки денежных средств является человеческая психология. Огромное желание жить лучше и потратить еще не заработанные деньги только потому, что на расчетном счете имеется остаток, приводит к тому, что кто-то в цепочке должников и кредиторов проигрывает (теряет) больше других.

Ирина Дмитриева,
генеральный менеджер проектов ГК «Инталев»:

— Зачастую после принятия красивого и выверенного плана начинают поступать внеплановые заявки на выплаты. Это приводит к необходимости пользоваться оперативной процедурой под названием «Платежный календарь». Этот инструмент оперативного планирования и контроля позволяет ежедневно утверждать все исходящие платежи, не упускать из виду как лимитируемые плановые платежи, так и срочные внеплановые, поддерживая платежеспособность предприятия.

Способы покрытия кассовых разрывов

Избежать кассовых разрывов компании нередко пытаются с помощью таких краткосрочных по времени воздействия и малоэффективных способов:

1) получение коммерческого кредита от поставщиков;

2) сокращение периода оборота дебиторской задолженности;

3) реализация дебиторской задолженности компании-фактору;

4) получение нового займа, перекредитация или пролонгация существующего займа;

5) реализация товара со значительными скидками. Скидки порой бывают столь велики, что не покрывают основных затрат, в результате — чем больше организация продает, тем больше теряет;

6) приостановление оплаты счетов мелких фирм за выполненные услуги и поставленные работы;

7) оплата только необходимых основных материалов в конце периода, что приводит к неритмичности выпуска продукции;

8) задержка выплаты заработной платы или ее части;

9) раздача доли своего капитала более стабильным компаниям.

Все эти способы требуют согласования, иногда до нескольких месяцев. Решения по ним могут существенно менять работу контрагентов. Вряд ли они обойдутся дешево.

Ирина Коваленко,
финансовый директор ГК «РЕСПЕКТ», к. э. н.:

— При регулярной расчистке балансов компаний, особенно холдинговых, финансовые службы нередко обнаруживают встречные обязательства контрагентов. Целесообразно не «гасить» их в полном объеме, а оставить частично как инструмент для использования при кассовом разрыве. Предположим, в учете отражены, с одной стороны, займы, предоставленные в прошлом периоде собственниками компании для развития крупного проекта, с другой — их дебиторская задолженность по договорам уступки права требования к третьей стороне. В этом случае возможно быстрое привлечение средств со ссылкой на такие договоры цессии.

Профилактика кассовых разрывов. Памятка финансовому менеджменту

Рассмотрим детально важные моменты, которые следует учитывать финансовому менеджменту предприятия, чтобы избежать кассовых разрывов.

Чтобы обеспечить баланс между размером оборотного капитала и источниками его финансирования и таким образом избежать кассовых разрывов, формируйте так называемую экономическую модель оборотного капитала. Для этого определяйте размер его основных компонентов (товарные запасы, дебиторская задолженность) и источников финансирования (лимиты по факторингу, коммерческим кредитам, краткосрочным кредитам). Компания может рассчитывать избежать кассовых разрывов, если суммарный оборотный капитал меньше либо равен сумме источников его финансирования. Если разработанная модель оборотного капитала на будущий год предполагает возникновение в какой-то момент кассового разрыва (кредитных средств будет недостаточно для финансирования оборотного капитала), то уже за полгода до этого необходимо принять превентивные меры.

• Составляйте достаточно подробный кассовый план поступлений и выплат денежных средств, чтобы вы могли легко прогнозировать более 90% платежей.
• Делайте кассовые прогнозы всегда, когда обсуждаемые решения способны существенно повлиять на денежные потоки. Просчитывайте варианты отрицательного развития ситуации и учитывайте, обдумывайте, предлагайте возможные варианты выхода из нее.
• Научите руководящих коллег-нефинансистов читать бюджет и отчет о движении денежных средств. Сделайте эти документы понятными для всех и покажите, как вы меняете плановые данные, чтобы влиять на ситуацию. Помогайте коллегам экономически осмысливать процесс принятия решений.
• Избегайте финансирования убытков компаний из заемных средств. Ищите ресурсы внутри компании: сокращайте, останавливайте, закрывайте убыточные подразделения и виды деятельности.
• Быстрее осознавайте ошибки менеджмента. Не подтвердившиеся ожидания, нереализованные сделки, новые обстоятельства отразятся на денежных потоках сразу или постепенно. Действуйте незамедлительно.
• Занимайте принципиальную позицию при рассмотрении новых идей, которые сложно поддаются логике прогнозирования гарантированных доходов, если на предприятии отсутствует резерв денежных средств. Формируйте резервы.
• Приучите всех планировать и тратить только заработанное.
• Начинайте финансовый месяц с выполнения обязательных платежей и только после этого проводите остальные платежи, обозначив источники финансирования.
• Уделяйте большое внимание рискам. Сезонные простои, товарные кредиты без залога, зависимость от одного или нескольких клиентов, валютные колебания — это ваши зоны развития. На кого переложить риск, сколько он стоит для предприятия и как это влияет на денежный поток — вот те вопросы, которые требуют постоянной творческой проработки.
• Дисциплинируйте сроки выполнения своих платежей и платежей ваших контрагентов. Привычка платить вовремя создает самые благоприятные предпосылки для доверия между партнерами. Действуйте методично и последовательно. С момента обсуждения с клиентом контракта об отгрузке в долг узнавайте, как строится платежная дисциплина клиента, помогайте ему вести учет платежей, если его финансовый менеджмент плохо выполняет свои функции.
• Нарабатывайте шаблоны принятия решений по кассовым вопросам. Единые правила, единые приоритеты в осуществлении платежей помогают всем одинаково понимать решения, касающиеся платежей.

Практические наработки в управлении платежами

Для того чтобы понять, куда и как можно тратить денежные средства, необходимо расставить приоритеты. Возникают ситуации, когда сумма заявок в определенный день превышает доступный объем платежных ресурсов. Справляться именно с такими ситуациями помогает механизм приоритетности платежей.

Пример к пункту 12 профилактики кассовых разрывов

Бизнес в условиях кризиса подтвердил логичную последовательность платежей, актуальную для любых видов коммерческой деятельности. В осуществлении выплат денежных средств уже принято использовать следующую очередь проведения платежей в рамках дня для бесперебойной работы предприятия.

Еще одним инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Нормативы позволяют определять дефицит или излишек платежных средств и принимать решения о распоряжении ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта. Грамотно спланированный платежный календарь при должном уровне финансовой дисциплины позволяет также грамотно распоряжаться временно свободными денежными средствами от основной деятельности. А значит — получать максимальный результат от использования временно свободных денежных активов предприятия, что может стать дополнительным источником дохода. Отсутствие платежного календаря порождает нервозную работу с большими потерями сил и средств.

Одним из важных аспектов управления платежами является информационная система. Если на маленьком предприятии с этой задачей легко справится Microsoft Excel, то для крупных предприятий его используют только как инструмент для прогнозирования. Важными критериями дееспособности такой информационной системы должны быть оперативность и доступность. Поэтому не рекомендуем использовать сложные IТ-решения. Не нагромождайте структуры бюджета движения средств и платежных календарей, а прежде всего рассматривайте удобство пользователей — нефинансовых руководителей. Чем больше людей в компании понимает, как работает система принятия решений по платежам, тем выше вероятность того, что кассовых разрывов удастся избежать.

Несомненно, отсутствие кассовых разрывов — это результат организованности работы на предприятии, подтверждение его бизнес-эффективности и косвенный признак прибыльности. Несмотря на большое число руководителей, принимающих решения по взаиморасчетам, доходам и расходам, единственный руководитель, который может и обязан осуществлять бесперебойное финансирование, — это финансовый менеджер/директор. Более профессионально выглядит работа, направленная на профилактику кассовых разрывов, нежели на поиск новых источников финансирования для их покрытия.

Глоссарий

Товары группы С:

• товары пассивного спроса, т. е. товары широкого потребления, для которых характерно отсутствие четкого представления о них или выраженной потребности у покупателя, что требует от продавца особых усилий для активизации их продажи;

• дополняющие товары, сопутствующие товары и товары взаимосвязанных покупок, которые функционально связаны с другими товарами, участвуют в удовлетворении комплекса потребностей и выступают в виде дополнений к основным покупкам или составляют самостоятельную группу товаров, и т. д.

Дата подготовки
06.08.2014