Як правильно проводити готівкові розрахунки при закупівлі ВРХ?

Сільгосппідприємство закуповує у населення велику рогату худобу (далі – ВРХ) – як молодняк, так і дорослих тварин. Як правильно оформлювати документи на таку закупівлю. Чи існують обмеження щодо готівкових розрахунків?

При закупівлі сільгосппродукції у населення за готівкові кошти працівникові (далі – підзвітна особа), яка здійснює безпосередню закупівлю, видається під звіт готівка для розрахунків із фізичними особами. Порядок видачі готівки передбачено Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637).

Слід зазначити, що сільськогосподарською продукцією є товари, зазначені у групах 1–24 УКТЗЕД, якщо їх було вирощено, відгодовано, виловлено, зібрано, виготовлено, вироблено, перероблено безпосередньо виробником цієї продукції, а також продукти обробки та переробки цих товарів, якщо їх було придбано або перероблено на власних або орендованих потужностях (площах) (п. 1.2 Положення № 637).

Підтвердженням того, що сільськогосподарську продукцію вирощено, відгодовано безпосередньо фізичною особою, є:

• у разі продажу продукції рослинництва – довідка про наявність у фізичної особи земельної ділянки за формою № 3ДФ, затвердженою наказом Міндоходів від 17.01.14 р. № 32;
• у разі продажу продукції тваринництва –  довідка в довільній формі про самостійне відгодовування, розведення, вирощування цієї продукції.

Зазначені довідки видаються сільськими, селищними, міськими радами особисто власникам продукції.

ВРХ під кодом 0102 належать до групи 1 УКТЗЕД. З метою застосування норм Положення № 637 ВРХ вважатиметься сільськогосподарською продукцією, якщо фізична особа – здавальник підтвердить довідкою самостійне її вирощування, відгодовування. У такому разі підзвітна особа має право використовувати підзвітні кошти протягом 10 робочих днів від дня їх видачі (п. 2.11 Положення № 637).

Якщо ж самостійне вирощування ВРХ не буде підтверджено і здавальник не надасть довідки, то строк, на який видаються кошти під звіт, становить 2 робочих дні, уключаючи день їх отримання (п. 2.11 Положення № 637).

Якщо підзвітну особу направлено у відрядження для закупівлі сільгосппродукції (у т. ч. ВРХ), то строк видачі готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Кошти під звіт із каси видаються підзвітній особі за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення № 637). В ордері обов’язково потрібно зазначити підставу «закупівля сільськогосподарської продукції».

Оскільки продавцями ВРХ у наведеній ситуації є фізичні особи (непідприємці), то сума готівкових розрахунків протягом одного дня із однією фізичною особою не повинна перевищувати 150 тис. грн. (п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210).

Звертаємо увагу, що підприємства, які закуповують сільськогосподарську продукцію, можуть проводити видачу готівки фізичним особам – здавальникам такої продукції за відомостями або за закупівельним актом, який складається у двох примірниках, один із яких подається здавальнику.

Після виконання закупівлі підзвітна особа складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845 (далі – Звіт). До Звіту слід додати документи, які підтверджують здійснені витрати: відомість про виплату грошей, закупівельні акти та копії довідок про самостійне вирощування ВРХ.

Разом зі Звітом підзвітна особа повинна повернути невикористану частину виданого авансу, отримання якого слід оформити прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення № 637).

Подати Звіт та повернути невитрачені кошти потрібно:

• у 10-денний строк із дня їх видачі, якщо закуплено сільгосппродукцію (що підтверджено довідкою);
• на другий день після отримання коштів, якщо закуплено несільгосппродукцію (довідка відсутня).

У разі порушення цих строків нараховуються штрафні санкції за перевищення термінів використання виданої під звіт готівки в розмірі 25 % від виданих під звіт сум (Указ Президента від 12.06.95 р. № 436/95).