Раз бухгалтер, два бухгалтер…

Рассчитаем численность бухгалтерии вместе

Как доказать руководству, что бухгалтерия нуждается в дополнительных работниках? Как обосновать размер зарплаты каждого бухгалтера и необходимость ее повышения? Как сделать так, чтобы бухгалтерия не выполняла не свойственные ей обязанности? А может быть, стоит сократить штат работников с одновременным повышением вознаграждения оставшимся? Чтобы ответь на эти вопросы, нужно рассчитать оптимальное количество бухгалтеров для вашего предприятия и обосновать степень их загруженности.

Александр Макарченко,
главный редактор

Каждый главный бухгалтер время от времени сталкивается с необходимостью рассчитать оптимальную численность подчиненных ему бухгалтеров. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. А с другой стороны, директор требует четкого обоснования потребности в дополнительных сотрудниках и не разрешает увеличивать штат бухгалтерии.

Как показывает опыт, c шефом лучше общаться на языке цифр. Именно поэтому расчеты всегда оправдывают себя, ведь полученный результат не только будет способствовать решению многих проблем бухгалтерской службы и повышению вашего личного опыта как управленца, но и благотворно скажется на деятельности предприятия в целом.

Старые добрые нормативы

Существует специальный документ, по которому можно рассчитать оптимальное количества работников бухгалтерии, — Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минтруда Украины от 26.09.2003 № 269 (далее — Нормативы). Обратите внимание, данный документ не является обязательным для выполнения субъектами хозяйствования, поскольку он не зарегистрирован в Минюсте Украины. Он содержит нормативы численности работников бухгалтерии и нормы времени на выполнение большинства учетных операций, разработанные в зависимости от трудоемкости выполняемой работы и факторов, влияющих на ее объем. Приведем некоторые нормативы по отдельным бухгалтерским операциям, предусмотренные этим документом:

• оформление первичных документов по зачислению объекта в состав основных средств — 9 мин;
• оформление поступления товаров (одна позиция) — 12 мин;
• начисление заработной платы одному работнику и расчет всех удержаний — 18 мин;
• отражение проводки в учетных регистрах (в среднем) — 9 мин;
• составление баланса предприятия (в зависимости от численности работников предприятия) — от 2,5 ч (до 50 чел.) до 30 ч (более 10 000 чел.).

Нормативами предложено две методики расчета количества бухгалтеров в зависимости от:

• объема выполняемых бухгалтерским подразделением работ с учетом поправочных коэффициентов;
• численности работающих и количества самостоятельных структурных подразделений.

Иными словами, у главбуха всегда есть выбор: либо разработать собственные нормативы, либо воспользоваться рекомендованными законодательством. В любом случае нормативы должны учитывать трудоемкость выполняемых работ и главные факторы, влияющие на их величину.

Факторы влияния

1. Численность сотрудников предприятия. Чем больше штат предприятия, тем больше времени придется потратить на ведение бухгалтерского учета. В первую очередь это касается начисления и выплаты зарплаты и других подобных выплат, а также соответствующих начислений и удержаний в фонды общеобязательного социального страхования. Если на бухгалтерию возложена еще и обязанность по ведению кадрового учета, то на обработку данных потребуется дополнительное время.

2. Количество видов деятельности, осуществляемых предприятием. Например, предприятие наряду с розничной торговлей может заниматься предоставлением услуг и/или выполнением определенных работ. Некоторые субъекты хозяйствования занимаются одновременно как торговлей, так и производством. Каждый вид деятельности требует особого внимания со стороны бухгалтера (в первую очередь в плане налогообложения).

3. Количество торговых точек предприятия. Обработка информации о торговых точках, как правило, требует чисто механических усилий, но ведь на это уходит много времени, внимания, к тому же с увеличением торговых точек повышается и вероятность ошибок.

4. Обороты предприятия. Имеется в виду не общая сумма оборотов, а количество контрагентов предприятия. Ведь каждый партнер, как правило, требует индивидуального подхода (в плане оформления сделок).

5. Количество участков учета. Наличие у предприятия собственных основных средств, в том числе автотранспорта, частые командировки сотрудников и выдача денег под отчет — все это усложняет ведение учета.

6. Уровень автоматизации учета. Если в распоряжении бухгалтера имеется компьютер и соответствующие бухгалтерские программы, то вести учет будет гораздо легче и быстрее.

7. Особенности документооборота. Бухгалтеру приходится доставлять документы то в контролирующие органы, то в соседний отдел, а также получать необходимые бумаги от других подразделений предприятия. А сколько времени уходит на переделку документов по прихоти начальства! Все это требует дополнительного времени и нервов.

Рассчитываем сами

Методика расчета количества бухгалтеров в зависимости от объема выполняемых работ является более универсальной и позволяет рассчитать численность бухгалтеров для любого предприятия. Рассмотрим ее подробнее.

В первую очередь нужно систематизировать информацию о том, какие именно виды работ выполняет бухгалтерия вашего предприятия, т. е. составить подробный перечень выполняемых работ. Исходить при этом следует из того, что счетный отдел — это полноценное подразделение предприятия, производящее определенные продукты. Эти продукты условно можно разделить на текущие и инвестиционные. К текущим продуктам относятся выполнение повседневной работы (текучка) и составление отчетности предприятия. А к инвестиционным продуктам можно отнести, например, изучение законодательства, постановку учета на предприятии, разработку учетной политики и т. п. Кроме того, следует учитывать, что одни работы требуют чисто механических усилий, а другие — серьезного умственного труда.

Итак, перечень работ составлен, теперь можно заняться разработкой нормативов. Если на вашем предприятии нет специализированного отдела, занимающегося нормированием труда, то на каждое действие бухгалтера (продукт) нужно будет самостоятельно разрабатывать нормы. То есть определить, сколько времени тратит бухгалтер на выполнение той или иной операции, и подсчитать количество этих операций за отчетный период. При этом следует учитывать факторы, влияющие на загруженность бухгалтерии и повышающие трудоемкость учета (основные из них приведены выше).

Полученный результат (в чел./ч, чел./дн.) будет учитываться при определении потребности бухгалтерии в дополнительных сотрудниках.

Для расчета численности работников бухгалтерии воспользуемся следующей формулой:

Н = Тз : Ф х К х Кпо,

где Н — нормативная численность работников бухгалтерии, человек;

Тз — общая трудоемкость типового состава работ за год;

Ф — годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

К — коэффициент, учитывающий запланированные невыходы работников (отпуска, болезни и т. п.);

Кпо — коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, которая выполняется при помощи программного обеспечения. Если удельный вес учетных работ, выполняемых на компьютере, составляет меньше 70 %, то применяется коэффициент 1,3; если от 71 % до 80 % — то 1,2; от 81 % до 90 % — 1,1; от 91 % до 95 % — 1,05; от 96 % до 100 % — 1,0.

Общая трудоемкость типового состава работ Тз рассчитываем по формуле:

н
Тз = ∑ То х Vі,
1

где То — расход времени на выполнение каждого типового вида работы (см. карты 1–11 Нормативов);

Vі — объем типового вида работы, выполняемой за год;

н — количество видов выполняемых работ.

Кроме того, следует учитывать, что современный бухгалтер много времени тратит на изучение изменений в законодательстве. Нормировать этот вид работ трудно. На крупных предприятиях для изучения новаций в законодательстве часто выделяют отдельную штатную единицу.

Рассчитаем, к примеру, потребность в бухгалтерах по учету основных средств при условии, что в течение года:

• будет приобретено и списано не более одного объекта ОС;
• будет осуществляться ремонт пяти объектов ОС;
• амортизация начисляется ежемесячно по 50 объектам.

Примем следующие условия относительно затрат времени по операциям:

• работы по учету приобретения основных средств — 0,15 часа (карта 1, лист 1, позиция 1 Нормативов);
• введение в эксплуатацию объекта основных средств — 0,10 часа (карта 1, лист 3, позиция 17 Нормативов);
• учет реализации основных средств — 0,15 часа;
• учет списания ранее начисленного износа и уменьшение первоначальной стоимости в случае выбытия основного средства — 0,20 часа (карта 1, лист 3, позиция 19);
• учет списания остаточной стоимости реализованного объекта основных средств — 0,20 часа (карта 1, лист 3, позиция 20);
• учет расходов на ремонт основных средств — 0,75 часа (0,15 х 5 (карта 1, лист 1, позиция 6));
• начисление амортизации объекта основных средств в течение срока эксплуатации объекта — 120 часов (0,20 х 50 х 12 (карта 1, лист 3, позиция 18)).

Итого: 0,15 + 0,10 + 0,15 + 0,20 + 0,20 + 0,75 + 120 = 121,55 часа.

Теперь рассчитаем общее количество бухгалтеров на участке. Учитывая, что норма рабочего времени на 2014 год составляет 2 002 часа (на одного работника при 40-часовой рабочей неделе), и применив коэффициенты (невыхода на работу — 1,15 и автоматизации учета (условно) — 1,3), получим необходимое по условиям нашего примера количество учетных работников: 121,55 : 2 002 х 1,3 х 1,15 = 0,090. Следовательно, по данным примера бухгалтерия не нуждается в отдельной штатной единице по учету основных средств.

Используем рекомендуемые нормативы

Для определения численность работников бухгалтерии можно воспользоваться также специальной таблицей, приведенной в разделе 2 Нормативов (см. таблицу). Для этого потребуется информация об общей численности работников и количестве самостоятельных структурных единиц вашего предприятия. Полученный результат нужно округлить по правилам математики и откорректировать на коэффициент удельного веса работ, выполняемых при помощи компьютера.

Например, общая численность работников торгового предприятия — 15 человек, количество торговых точек — 3 единицы, удельный вес учетных работ, выполняемых на компьютере — 70 %. Воспользуемся методикой расчета исходя из численности работающих и количества самостоятельных структурных подразделений предприятия.

Определим, какое количество бухгалтеров необходимо для нормальной работы бухгалтерии предприятия. Согласно Нормативам (см. таблицу) численность бухгалтеров должна составлять 1,5 чел. Кстати, таблица приведена в обработанном и сокращенном виде. В Нормативах она содержит данные до 20 тыс. чел. и 120 структурных подразделений предприятия.

Затем откорректируем этот показатель на коэффициент удельного веса работ, выполняемых на компьютере (см. выше): 1,5 чел. х 1,3 = 1,95 чел.

Подытожим: в бухгалтерии предприятия должно работать 2 бухгалтера (включая главного).

Существует два варианта определения оптимальной численности бухгалтерии: рассчитать самостоятельно, воспользовавшись соответствующими формулами, или же взять готовые нормативы.

В первом случае методика расчета является более универсальной и позволяет рассчитать численность бухгалтеров для любого предприятия. Однако приведется вспомнить математику и применить на практике замысловатые формулы.

Во втором случае нужно просто воспользоваться уже рассчитанными нормативами и откорректировать их на коэффициент удельного веса работ. Проще некуда. Однако нужно быть готовым к тому, что такой подход не учитывает специфику деятельности конкретного предприятия и не всегда объективен.

Дата подготовки
15.04.2014