Дубликат нотариального документа: когда и как можно получить

В случае утраты или повреждения нотариального документа, лицо имеет право на получение его дубликата согласно действующему законодательству. Среди документов, на которые можно получить дубликат, — договоры купли-продажи, мены, дарения, ипотеки, завещания, доверенности, свидетельства. Он будет иметь такую ​​же юридическую силу, как и его оригинал.

Основания выдачи дубликатов

Дубликаты документов, удостоверенных или выданных нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, могут быть выданы по письменному заявлению правопреемников лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а дубликат ипотечного договора – в том числе по письменному заявлению ипотекодержателя.

Будут выдаваться по письменному заявлению наследников лиц, по поручению которых или относительно которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и по запросу нотариуса, которым заведено наследственное дело. В таком случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельство исполнителя завещания).

Дубликат завещания может быть издан указанным в завещании наследникам, исполнителю завещания после представления ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, указанных в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после представления ими свидетельства о смерти завещателя и свидетельства смерти умершего наследника.

Обращаем внимание: к заявлению о выдаче дубликата завещания или иного документа наследникам, лицам, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, или исполнителю завещания нотариус добавляет заверенную копию свидетельства о смерти. Также приобщаются заверенные копии документов, подтверждающих родственные связи или полномочия исполнителя завещания. Нельзя получить дубликат секретного завещания, а также аграрную прописку.

Место выдачи нового документа

До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом, дубликат утраченного или испорченного документа выдается нотариусом по месту его хранения. При прекращении деятельности частной нотариальной деятельности, ликвидации государственной нотариальной конторы и передачи документов нотариального делопроизводства и архива в государственный нотариальный архив дубликат выдается нотариусом государственного нотариального архива.

Этот орган также выдает дубликаты завещаний:

•  поступившие на хранение от должностных лиц, указанных в статье 40 Закона «О нотариате»;
•  удостоверенные лицами, которые в условиях военного положения в соответствии с законодательством имеют право их удостоверять.

В сельских населенных пунктах уполномоченные должностные лица органа местного самоуправления выдают дубликаты удостоверенных ими документов.

Какие документы нужны для получения дубликата?

•  документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Украины или другой документ, удостоверяющий личность, предусмотренный Законом Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документы, подтверждающие гражданство Украины, удостоверяют личность или его специальный статус»);
•  справка о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика;
•  для представителя заявителя – нотариально удостоверенную доверенность (с четким указанием, что представитель имеет право представлять интересы лица в органах нотариата по получению дубликатов документов);
•  для представителя юридического лица – учредительные документы юридического лица в подтверждение его правоспособности и дееспособности, а также документы, подтверждающие полномочия представителя.

Согласно статье 34 Закона тексты дубликатов нотариальных документов излагаются на специальных бланках нотариальных документов.

Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины № 296/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины под № 282/20595, установлено, что дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается таким.

На новом документе ставится отметка о юридической силе, совершается удостоверительная подпись. Нотариус делает отметку на экземпляре документа, хранящегося в делах государственной нотариальной конторы, нотариального архива или частного нотариуса.

Обратите внимание, что дубликаты утраченных завещаний и доверенностей подлежат обязательной регистрации в Наследственном реестре, Едином реестре доверенностей. После выдачи дубликата оригинал документа теряет свою юридическую силу.

https://minjust.gov.ua