Больничные

Пошаговая инструкция по оплате работнику дней временной нетрудоспособности

Люди болеют независимо от времени года — и зимой, и летом, и в период межсезонья. Поэтому вопросы начисления и выплаты больничных всегда остаются актуальными. Итак, рассмотрим шаг за шагом, как оплатить работнику дни временной нетрудоспособности.

Александр Макарченко,
главный редактор

Право на материальное обеспечение в случае болезни, травмы или других случаев, когда человек не может работать, гарантировано ст. 2 КЗоТ. Пособие по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным ребенком или членом семьи, — это один из видов материального обеспечения по общеобязательному государственному социальному страхованию (ст. 34, 35, 37 Закона № 2240).

Согласно п. 1 ст. 35 Закона № 2240 пособие по временной нетрудоспособности (далее — больничные) предоставляется застрахованному лицу в целях полной или частичной компенсации потери заработной платы или дохода в случае:

• временной нетрудоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве;
• необходимости ухода за больным ребенком, больным членом семьи или ребенком-инвалидом;
• карантина, установленного органами санэпидслужбы;
• временного перевода застрахованного лица на более легкую и низкооплачиваемую работу по медицинским показаниям;
• протезирования в стационаре;
• санаторно-курортного лечения.

Больничные выплачиваются с первого дня нетрудоспособности. Если болезнь или травма не связаны с несчастным случаем на производстве, первые пять дней нетрудоспособности оплачивает работодатель, а начиная с шестого — Фонд социального страхования по временной утрате трудоспособности (далее — ФСС по ВУТ) (п. 2 ст. 35 Закона № 2240).

Шаг 1. Получаем листок временной нетрудоспособности от работника

Основанием для выплаты больничных является листок нетрудоспособности. Работники, работающие по совместительству, предоставляют копию такого листка, заверенную подписью руководителя и печатью предприятия по основному месту работы.

Выдавать листки нетрудоспособности имеют право врачи учреждений здравоохранения независимо от формы собственности, а также врачи, предоставляющие свои услуги как физлица-предприниматели.

Нередко листок нетрудоспособности начинается в одном месяце, а заканчивается уже в следующем (переходящий больничный). В случае длительной утраты трудоспособности обычно выдается несколько больничных листков — первичный и его продолжения, о чем делается отметка в верхней части бланка. Такие листки можно рассматривать как отдельные документы, дающие право на получение части больничных.

Часто возникают вопросы по оплате листков нетрудоспособности, выданных в период отпуска работника. Статьей 11 Закона об отпусках предусмотрено, что ежегодный отпуск в таком случае необходимо продлить на время болезни. Кстати, если работник заболел в отпуске без сохранения зарплаты, больничный ему не оплачивается. Действующим законодательством не предусмотрены также основания для переноса такого отпуска в связи с болезнью или другим страховым случаем.

Шаг 2. Принимаем решение об оплате листка нетрудоспособности

Решение об оплате дней нетрудоспособности, подтвержденных листком временной нетрудоспособности, принимает комиссия или уполномоченный по социальному страхованию на предприятии.

Если на предприятии работает больше 15 человек — создается комиссия по социальному страхованию, если меньше — выбирается уполномоченный по социальному страхованию (далее — уполномоченный). Правильность выдачи и заполнения листков нетрудоспособности проверяет комиссия (уполномоченный).

Результаты работы комиссии оформляются протоколом, в котором излагается решение о назначении выплат. Документы для назначения больничных рассматриваются не более 10 дней со дня их поступления в комиссию или уполномоченному.

Работа комиссии или уполномоченного урегулирована Положением № 25. Типовая форма протокола комиссии по социальному страхованию приведена в приложении к этому документу.

Начислять больничные по листку нетрудоспособности можно только тогда, когда он уже передан в бухгалтерию вместе с протоколом комиссии по социальному страхованию. Это может быть как закрытый листок нетрудоспособности, так и незакрытый (с пометкой «продолжает болеть», после которого открывается следующий листок (продолжение)).

Шаг 3. Определяем расчетный период для начисления больничных

Первые пять дней временной нетрудоспособности оплачивают работодатели, а с шестого дня — ФСС по ВУТ.

Расчетным периодом при начислении больничных является период работы за последние шесть календарных месяцев (с первого по первое число), предшествующих месяцу болезни (п. 4 Порядка № 1266).

Из расчетного периода исключаются месяцы, в которых с первого по первое число застрахованное лицо не работало по болезни, в связи с отпуском по беременности и родам или по уходу за ребенком до достижения им трех лет.

Но если работник в течение месяца появится на работе хотя бы на один день, этот месяц включается в расчетный период. Кроме того, из расчетного периода не исключается месяц, в течение которого работник был в отпуске. Если речь идет о лицах, работа которых имеет сезонный характер, то в расчетный период включаются подряд 12 календарных месяцев (с первого по первое число), предшествующих месяцу наступления страхового случая.

Если работник не отработал на предприятии шесть месяцев, то в расчетный период включаются фактически отработанные им календарные месяцы, за которые уплачены страховые взносы. Для тех, кто проработал на предприятии меньше месяца, расчетный период определяется исходя из фактически отработанных дней до наступления страхового случая (п. 5 и 6 Порядка № 1266).

Шаг 4. Определяем выплаты, которые учитываются для определения суммы больничных

Для расчета больничных нужно сначала суммировать выплаты, начисленные застрахованному лицу в течение расчетного периода, и определить среднемесячный заработок работника. В расчет берутся выплаты, которые одновременно отвечают следующим критериям:

• временная нетрудоспособность, подтвержденная листком нетрудоспособности;
• отпуск по беременности и родам;
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (шестилетнего возраста — по медицинскому заключению).

Обратите внимание, что для определения средней зарплаты для начисления больничных берутся выплаты в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (в 2014 году — 20 706 грн).

Если работник часть месяца работал, а часть месяца находился в отпуске (или по другим причинам не работал, но за ним сохранялся средний заработок) и общая сумма начисленного за этот месяц дохода превысила максимальную базу начисления ЕСВ, то нужно сделать пропорциональное распределение зарплаты, с которой уплачены страховые взносы.

Шаг 5. Рассчитываем среднюю зарплату работника

Средняя зарплата определяется путем деления суммы выплат за расчетный период на количество отработанных в расчетном периоде рабочих дней (часов).

Среднечасовая зарплата применяется, если:

1) на предприятии ведется суммированный учет рабочего времени;

2) учет рабочего времени ведется в часах;

3) в месяцах расчетного периода, за который исчисляется средняя зарплата, или в периоде, за который выплачиваются больничные, установлен неполный рабочий день.

В остальных случаях в расчет берется среднедневная зарплата.

Согласно абзацу 5 п. 14 Порядка № 1266 среднедневная (среднечасовая) зарплата (ЗПсдmax или ЗПсчmax) не должна превышать максимальную сумму, с которой уплачиваются страховые взносы в расчете на один день (час). То есть максимальную величину базы начисления ЕСВ в последнем месяце расчетного периода (Мз/п) нужно разделить на количество рабочих дней (часов) в этом же месяце (Вс или Нч):

ЗПсдmax = Мз/п : Вс;

ЗПсчmax = Мз/п : Нч.

Результат нужно сравнить со средней зарплатой работника и убедиться, что она не превышает этот показатель.

Среднедневная зарплата рассчитывается по формуле:

ЗПсд = ЗПр : Кд ≤ ЗПсдmax,

где ЗПсд — среднедневная зарплата;

ЗПр — зарплата, начисленная за расчетный период;

Кд — количество рабочих дней, отработанных в расчетном периоде.

Среднечасовая зарплата рассчитывается по формуле:

ЗПсч = ЗПр : Кч ≤ ЗПгчmax,

где ЗПсч — среднечасовая зарплата;

ЗПр — зарплата, начисленная за расчетный период;

Кч — количество рабочих часов, отработанных в расчетном периоде.

Шаг 6. Рассчитываем сумму больничных в зависимости от страхового стажа работника

Согласно п. 20 Порядка № 1266 сумма больничных рассчитывается путем умножения дневной (часовой) выплаты, размер которой устанавливается в процентах к среднедневной (среднечасовой) зарплате в зависимости от страхового стажа, на количество дней, подлежащих оплате по графику предприятия:

Б = ЗПсд(сч) × Д × П% ÷ 100,

где Б — сумма больничных;

ЗПсд(сч) — среднедневная или среднечасовая зарплата работника;

Д — количество рабочих дней (часов) за период работы;

П% — процент среднего заработка в зависимости от страхового стажа работника.

В соответствии со ст. 37 Закона № 2240 размер больничных зависит от страхового стажа лица. В частности, больничные выплачиваются застрахованным лицам в следующих размерах:

• 60 % средней зарплаты (дохода) — если страховой стаж работника составляет до 5 лет;
• 80 % средней зарплаты (дохода) — если страховой стаж 5–8 лет;
• 100 % средней зарплаты (дохода) — если страховой стаж более 8 лет.

Кроме того, больничные в размере 100 % средней зарплаты (дохода) выплачиваются следующим категориям работников:

• лицам, отнесенным к 1–4 категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы;
• одному из родителей или лицу, которое их заменяет и ухаживает за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы;
• ветеранам войны и лицам, на которых распространяется Закон Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты»;
• лицам, отнесенным к жертвам нацистских преследований;
• донорам, которые имеют право на льготу, предусмотренную ст. 10 Закона Украины «О донорстве крови и ее компонентов».

Шаг 7. Оформляем заявление-расчет при необходимости получения финансирования от ФСС по ВУТ

Выплата, которую работник получает на основании листка нетрудоспособности, разбивается на две части (ст. 35 Закона № 2240). Как отмечалось выше, первые пять дней временной нетрудоспособности оплачивает работодатель за свой счет. Остальные дни оплачиваются за счет средств ФСС по ВУТ.

Для получения финансирования от ФСС по ВУТ нужно оформить заявление-расчет по форме, утвержденной постановлением правления ФСС по ВУТ от 22.12.2010 № 26.

В случае положительного решения комиссии по социальному страхованию по оплате листка нетрудоспособности заявление-расчет оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр заявления вместе с подтверждающими документами хранится у страхователя, а другой — передается в ФСС по ВУТ. В заявлении содержится информация о видах и суммах материального обеспечения. Заявление должно быть подписано руководителем и главным бухгалтером, а также скреплено печатью предприятия.

Шаг 8. Получаем финансирование из ФСС по ВУТ

После проверки заявления исполнительная дирекция ФСС по ВУТ перечисляет средства на отдельный банковский счет страхователя, открытый специально для этих целей. Такие средства должны быть перечислены в течение 10 рабочих дней после получения ФСС по ВУТ заявления-расчета.

Страховые средства, поступившие на отдельный счет, могут быть использованы страхователем исключительно для предоставления материального обеспечения и социальных услуг застрахованным лицам (часть вторая ст. 21 Закона № 2240). То есть указанные суммы могут быть использованы на выплату больничных и уплату обязательных платежей, которые из них удерживаются.

Шаг 9. Уплачиваем налоги и взносы из суммы больничных

Удержание и начисление ЕСВ на сумму больничных осуществляются на основании бухгалтерских и других документов, подтверждающих начисление выплат (п. 2 ст. 9 Закона о ЕСВ). В бухгалтерском учете больничные, начисленные по листку нетрудоспособности за весь период болезни, в полной сумме включаются в состав выплат за тот месяц, в котором они были назначены комиссией по социальному страхованию.

При определении максимальной величины дохода, с которого взимается ЕСВ, выплаты учитываются в следующей последовательности:

• зарплата за отработанную часть месяца, в котором был оформлен протокол комиссии;
• вознаграждение по гражданско-правовым договорам;
• больничные.

При этом ставка ЕСВ применяется отдельно к каждому виду выплат.

На сумму месячного дохода, не превышающую максимальную величину зарплаты, с которой взимаются страховые взносы, начисляется ЕСВ по ставке 33,2 %. С месячного дохода, не превышающего максимальную величину, ЕСВ удерживается по ставке 2 %.

В целях обложения НДФЛ оплата первых пяти дней нетрудоспособности и сумма больничных приравниваются к заработной плате. Поэтому к этим выплатам применяются те же правила обложения НДФЛ, что и для зарплаты:

• при определении базы налогообложения сумма выплат уменьшается на сумму удержанного ЕСВ и сумму налоговой социальной льготы (при ее наличии);
• применяется прогрессивная ставка НДФЛ (15 % и 17 %) в соответствии с пп. 167.1 НК.

ЕСВ в части начислений и удержаний из суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности, НДФЛ из суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности, а также ЕСВ в части начислений на сумму больничных работодатель уплачивает со своего текущего счета.

ЕСВ в части удержаний и НДФЛ из суммы больничных уплачиваются отдельно со счета, открытого для получения финансирования от ФСС по ВУТ.

Шаг 10. Выплачиваем работнику больничные

Получив средства на счет, страхователь выплачивает работнику ранее начисленные суммы материального обеспечения. Это можно сделать через кассу предприятия или путем перечисления средств на банковский счет работника.

Работник должен получить сумму больничных в ближайшие сроки, установленные для выплаты зарплаты (после получения соответствующего финансирования от ФСС по ВУТ).

Если сумма финансирования, полученная от ФСС по ВУТ, окажется больше, чем сумма фактически выплаченного материального обеспечения, разницу нужно вернуть ФСС по ВУТ в течение трех рабочих дней после осуществления страховых выплат.

Нормативная база

ПК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от18.01.2001 № 2240-III.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от08.07.2010 № 2464-VI.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от15.11.1996 № 504/96-ВР.

Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от26.09.2001 № 1266.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от13.01.2004 № 5.

Положение № 25 — Положение о комиссии (уполномоченном) предприятия, учреждения, организации по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденное постановлением правления ФСС по ВУТ от23.06.2008 № 25.

Дата подготовки
14.05.2014