Отримайте доступ до більше 2 мільйонів готових рішень, публікацій та оглядів
Оформити
передплату

Вимоги нормативних актів щодо підписання документів

Олена Чечуліна

24.10.2016 26975 0 1

Дотримання порядку оформлення первинних документів забезпечить головному бухгалтеру (бухгалтеру) бюджетної установи впевненість у правильності виконаних ним повноважень, можливість подання до суду правильно оформлених документів як доказів своїх вимог і заперечень, та допоможе у відстоюванні в суді своїх порушених чи оспорюваних прав.

Щоб систематизувати наявну в цих нормативно-правових актах інформацію щодо організації бухгалтерського обліку та звітності, зокрема оформлення первинних документів і відповідальності за дотримання цього процесу, відобразимо їх основні вимоги в таблиці нижче.

Нормативно-правова база
з питань організації бухобліку
в частині оформлення первинних документів та їх підписання
в бюджетних установах

 

Нормативно-правова база

Зміст

1

2

Закон вiд 16.07.99 р. № 996-XIV
«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996)

Стаття 1. Визначення термінів

Бухгалтерський облік – процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень;
господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі

Стаття 3. Мета бухгалтерського обліку та фінансової звітності

Метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів установи

Стаття 8. Організація бухгалтерського обліку на підприємстві

6. Керівник зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.
7. Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку (далі – бухгалтер), зокрема:
– організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
– бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів;
– забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах

Стаття 9. Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку

1. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату і місце складання;
– назву установи, від імені якої складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.
8. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи

Стаття 11. Загальні вимоги до фінансової звітності

1. На основі даних бухгалтерського обліку установи зобов'язані складати фінансову звітність. Фінансову звітність підписують керівник та бухгалтер установи

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку,
затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88)

2. Первинні документи
– п. 2.1

 Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення

– п. 2.5

Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо

– п. 2.13

Керівник установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.
Керівником установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна

– п. 2.15

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників

– п. 2.16

У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику установи. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання

– п. 5.4

Працівники установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи установи, до яких передаються ці документи

– п. 5.6

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб установи

– п. 6.7

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер установи

Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи,
затверджене постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59 (далі – Положення № 59)

П. 13

Головний бухгалтер:
6) погоджує кандидатури працівників бюджетної установи, яким надається право складати та підписувати первинні документи щодо проведення господарських операцій, пов'язаних із відпуском (витрачанням) грошових коштів, документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна;
8) підписує звітність та документи, які є підставою для:
– перерахування податків і зборів (обов'язкових платежів);
– проведення розрахунків відповідно до укладених договорів;
– приймання і видачі грошових коштів;
– оприбуткування та списання рухомого і нерухомого майна;
– проведення інших господарських операцій;
9) відмовляє у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням встановлених вимог, а також документів щодо господарських операцій, що проводяться з порушенням законодавства, та інформує керівника бюджетної установи про встановлені факти порушення бюджетного законодавства;
11) погоджує документи, пов'язані з витрачанням фонду заробітної плати, встановленням посадових окладів і надбавок працівникам

П. 14

Головний бухгалтер у разі отримання від керівника бюджетної установи розпорядження вчинити дії, які суперечать законодавству, інформує у письмовій формі керівника про неправомірність такого розпорядження, а у разі отримання даного розпорядження повторно надсилає керівникові бюджетної установи, якій підпорядкована бюджетна установа, та керівникові органу Казначейства за місцем обслуговування бюджетної установи відповідне повідомлення

Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492

П. 18.1

Усі юридичні особи незалежно від форм власності та їх відокремлені підрозділи подають Картку із зразками підписів і відбитка печатки [додаток 2 (далі – картка)]. У картку включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України та установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком і підписування розрахункових документів та зразок відбитка печатки (за наявності)

П. 18.2

Право першого підпису належить першому керівнику юридичної особи, якій відкривається рахунок, а також іншим уповноваженим на це особам
Право другого підпису належить головному бухгалтеру або особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, чи іншим уповноваженим на це особам

П. 18.4

Право першого підпису не може бути надано головному бухгалтеру та іншим особам, які користуються правом другого підпису.
Право другого підпису не може бути надано особам, які користуються правом першого підпису

П. 18.5

За рахунками юридичних осіб, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями, право другого підпису належить головному бухгалтеру централізованої бухгалтерії та особам, ним уповноваженим

П. 18.6

За рахунками юридичних осіб і рахунками відокремлених підрозділів, у штатному розписі яких немає осіб, яким може бути надане право другого підпису, до банку подається засвідчена відповідно до вимог цієї Інструкції картка із зразками підписів осіб, яким належить право першого підпису. У цьому разі під час складання картки в графі, що призначена для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі немає таких осіб

Порядок відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 22.06.12 р. № 758

П. 3.8

Документи на відкриття всіх рахунків подають до органу Казначейства особи, які мають відповідні повноваження та право першого або другого підпису.
При отриманні документів на відкриття рахунків орган Казначейства зобов’язаний здійснити перевірку поданих документів, зокрема:
а) підписи осіб на заяві про відкриття рахунка мають бути розшифровані з обов’язковим зазначенням прізвища й ініціалів та ідентифіковані з підписами в картці із зразками підписів та відбитка печатки;
б) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців має відповідати вимогам законодавства;
в) посвідчувальні написи нотаріуса на документах визнаються, якщо вони відповідають формам, визначеним законодавством

П. 6.1

Для відкриття рахунків клієнти подають до органів Казначейства картку із зразками підписів та відбитка печатки (додаток 9 до цього Порядку). До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства або установчих документів надано право розпорядження рахунками та підписання платіжних, розрахункових та інших розпорядчих документів. До картки обов’язково включається зразок відбитка печатки (для фізичної особи – підприємця – за наявності)

П. 6.2

Право першого підпису належить першому керівнику (у військових частинах – командиру, начальнику) та його заступникам і не може бути надано головному бухгалтеру та іншим особам, які мають право другого підпису. У разі відсутності у штатному розписі посади заступника керівника право першого підпису або тимчасове право першого підпису може бути надано іншим посадовим особам.
Якщо в картці зразок підпису першого керівника не наведено, то орган Казначейства має право витребувати письмове підтвердження надання права іншим особам розпоряджатися рахунком, засвідчене підписом першого керівника та відбитком печатки клієнта, якщо документами, якими підтверджуються повноваження осіб, підписи яких включені до картки, таке право не підтверджується.
Право другого підпису належить головному бухгалтеру та його заступнику або спеціалісту, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби.
Для відкриття окремих рахунків в органах Казначейства клієнти, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями, подають картки, відповідно до яких право першого підпису належить керівнику бюджетної установи (іншим посадовим особам, яким надано право першого підпису), а право другого підпису – головному бухгалтеру (заступнику головного бухгалтера) централізованої бухгалтерії. При цьому до картки обов’язково включається зразок відбитка печатки органу або установи, при якій діє централізована бухгалтерія.
Право другого підпису не може бути надано особам, які користуються правом першого підпису.
За рахунками клієнтів (крім бюджетних установ), у штатному розписі яких немає осіб, яким може бути надане право другого підпису, до органів Казначейства подається засвідчена в установленому порядку картка зі зразками підписів осіб, які мають право першого підпису, та відбитка печатки.
При цьому у графі картки, що призначена для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, робиться напис про те, що в штатному розписі таких осіб немає

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правлінням НБУ від 15.12.04 р. № 637

П. 3.12

Під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей касир зобов’язаний перевірити:
– наявність і справжність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені

П. 4.7

Керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами цього Положення

П. 4.8

Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира.
У разі відсутності касира (у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов’язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність

П. 4.9

На підприємствах, які мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплату праці, виплати допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій та премій можуть проводити за письмовим наказом керівника інші, крім касирів, особи, з якими укладається договір, передбачений п. 4.7 цієї глави, і на яких покладаються обов’язки, установлені для касирів цим Положенням

Як наочно демонструє наведена в таблиці інформація, оформлення первинних документів передбачає вирішення комплексу питань, починаючи від визначення посадових осіб, які можуть та/або повинні забезпечити порядок документообігу, затвердження переліку посадових осіб щодо їх права підписувати документи та визначення їх відповідальності відповідно до вимог законодавства, моменту складання первинного документа, наявності обов’язкових реквізитів, виправлення помилок, завершуючи зберіганням і передачею в архів.

І зверніть увагу: у цьому процесі роль головного бухгалтера є однією з головних: від його фахового рівня та реалізації на практиці вимог законодавства в частині надання пропозицій керівнику бюджетної установи щодо комплексу питань з організації бухобліку та звітності залежить рівень законності фінансово-господарської діяльності бюджетної установи.

Так, головному бухгалтерові забороняється приймати до виконання та оформлення документи за операціями, які суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, зберігання й витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо. У разі отримання від керівника установи письмового розпорядження на виконання подальших дій щодо зазначеного носія інформації головний бухгалтер письмово доводить до керівника ступінь протизаконності таких операцій.

Отримане головним бухгалтером повторне письмове розпорядження змушує головного бухгалтера повідомити керівників вищого рівня й відповідно – орган Казначейства, у якому бюджетна установа обслуговується. І лише якщо реакції відповідної не буде або буде доведено інше, підготовлені первинні документи є підставою для здійснення операцій і відображення їх у бухобліку та звітності, відповідальність за які несе керівник установи безпосередньо. Тому якісний рівень організації бухобліку та звітності, розподіл повноважень і відповідальності між посадовими особами, контроль за їх дотриманням створить «подушку безпеки», передусім, як для самого керівника, так і безпосередньо для головного бухгалтера бюджетної установи.

Обов’язковість створення та/або вдосконалення внутрішнього контролю в бюджетній установі передбачено вимогами ст. 26 Бюджетного кодексу, відповідно до якої наказом Мінфіну від 14.09.12 р. № 995 затверджено Методичні рекомендації з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та в підвідомчих бюджетних установах. Доцільно нагадати декілька рекомендацій із п. 4.2 розд. IV цих Методрекомендацій, що підтверджують важливість заходів контролю, які є складовою внутрішнього контролю в бюджетній установі.

Так, заходи контролю здійснюються на всіх рівнях діяльності установи і щодо всіх функцій і завдань та включають відповідні правила та процедури, найбільш типовими серед яких є:

  • авторизація та підтвердження шляхом отримання дозволу відповідальних осіб на виконання операцій через процедуру візування, погодження та затвердження;
  • розподіл обов’язків та повноважень, ротація персоналу, що зменшує кількість ризиків помилок чи втрат;
  • контроль за доступом до ресурсів та облікових записів, а також закріплення відповідальності за збереження і використання ресурсів, що зменшує ризик їх втрати чи неправильного використання (наприклад, укладання договорів про матеріальну відповідальність, видача довіреностей, установлення режимів доступу до інформаційних ресурсів тощо);
  • контроль за достовірністю проведених операцій, перевірка процесів та операцій до та після їх проведення, звіряння облікових даних з фактичними (наприклад, порівняння кількості поставлених товарів з кількістю товарів, що було фактично замовлено).

На підтвердження важливості внутрішнього контролю в бюджетній установі в листі Мінсоцполітики від 25.12.13 р. № 564/13/116-13 зроблено цілком логічний висновок щодо оформлення відповідним чином закріплення повноважень і відповідальності: «...Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями працівників усіх категорій, які розробляють і затверджують на основі типової кваліфікаційної характеристики роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників різних груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації».

Також читайте «Візуємо, підписуємо... межа відповідальності бухгалтера».

Коментарі до матеріалу

Оформити передплату на розділ «Бюджет»

Аргументовані рекомендації, надійні рішення з питань планування, обліку, податків і контролю

1344 грн. / рік

Купити

Кращі матеріали