• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Требования нормативных актов относительно подписания документов

Елена Чечулина

24.10.2016 26070 0 1

Соблюдение порядка оформления первичных документов обеспечит главному бухгалтеру (бухгалтеру) бюджетного учреждения уверенность в правильности исполненных им полномочий, возможность представления в суд правильно оформленных документов как доказательств своих требований и возражений и поможет отстоять в суде свои нарушенные или оспариваемые права.

Чтобы систематизировать имеющуюся в данных нормативно-правовых актах информацию относительно организации бухгалтерского учета и отчетности, в частности оформления первичных документов и ответственности за соблюдение этого процесса, отразим их основные требования в таб­лице ниже.

Нормативно-правовая база
по вопросам организации бухучета
в части оформления первичных документов и их подписания
в бюджетных учреждениях

Нормативно-правовая база

Содержание

1

2

Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV
«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996)

Статья 1. Определение терминов

Бухгалтерский учет – процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений;
хозяйственная операция – действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале

Статья 3. Цель бухгалтерского учета и финансовой отчетности

Целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и беспристрастной информации о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств учреждения

Статья 8. Организация бухгалтерского учета на предприятии

6. Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера относительно соблюдения порядка оформления и представления к учету первичных документов.
7. Главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (далее – бухгалтер), в частности:
– организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
– принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов;
– обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях

Статья 9. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

1. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.
2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:
– название документа (формы);
– дату и место составления;
– название учреждения, от имени которого составлен документ;
– содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
– должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
8. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали данные документы

Статья 11. Общие требования к финансовой отчетности

1. На основе данных бухгалтерского учета учреждения обязаны составлять финансовую отчетность. Финансовую отчетность подписывают руководитель и бухгалтер учреждения

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете,
утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88)

2. Первичные документы
– п. 2.1

Первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение

– п. 2.5

Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности согласно договору, подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п.

– п. 2.13

Руководитель учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех проведенных хозяйственных операций в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета сведений и документов.
Руководителем учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества

– п. 2.15

Первичные документы подлежат обязательной проверке (в рамках компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей

– п. 2.16

В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению

– п. 5.4

Работники учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В выписке приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые передаются данные документы

– п. 5.6

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб учреждения

– п. 6.7

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения

Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения,
утвержденное постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59 (далее – Положение № 59)

П. 13

Главный бухгалтер:
6) согласовывает кандидатуры работников бюджетного учреждения, которым предоставляется право составлять и подписывать первичные документы относительно проведения хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств, документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества;
8) подписывает отчетность и документы, которые являются основанием для:
– перечисления налогов и сборов (обязательных платежей);
– проведения расчетов в соответствии с заключенными договорами;
– приема и выдачи денежных средств;
– оприходования и списания движимого и недвижимого имущества;
– проведения других хозяйственных операций;
9) отказывает в приеме к учету документов, подготовленных с нарушением установленных требований, а также документов относительно хозяйственных операций, которые проводятся с нарушением законодательства, и информирует руководителя бюджетного учреждения об установленных фактах нарушения бюджетного законодательства;
11) согласовывает документы, связанные с расходованием фонда заработной платы, установлением должностных окладов и надбавок работникам

П. 14

Главный бухгалтер в случае получения от руководителя бюджетного учреждения распоряжения совершить действия, противоречащие законодательству, информирует в письменной форме руководителя о неправомерности такого распоряжения, а в случае получения данного распоряжения повторно отправляет руководителю бюджетного учреждения, которому подчинено бюджетное учреждение, и руководителю органа Казначейства по месту обслуживания бюджетного учреждения соответствующее сообщение

Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492

П. 18.1

Все юридические лица независимо от форм собственности и их обособленные подразделения подают Карточку с образцами подписей и оттиска печати [приложение 2 (далее – карточка)]. В карточку включаются образцы подписей лиц, которым в соответствии с законодательством Украины и учредительными документами юридического лица предоставлено право распоряжения счетом и подписи расчетных документов, и образец оттиска печати (при наличии)

П. 18.2

Право первой подписи принадлежит первому руководителю юридического лица, которому открывается счет, а также другим уполномоченным на это лицам.
Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности, или другим уполномоченным на это лицам

П. 18.4

Право первой подписи не может быть предоставлено главному бухгалтеру и другим лицам, которые пользуются правом второй подписи.
Право второй подписи не может быть предоставлено лицам, которые пользуются правом первой подписи

П. 18.5

По счетам юридических лиц, которые обслуживаются централизованными бухгалтериями, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии и лицам, им уполномоченным

П. 18.6

По счетам юридических лиц и счетам обособленных подразделений, в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк подается заверенная в соответствии с требованиями данной Инструкции карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае во время составления карточки в графе, которая предназначена для указания должностей лиц, имеющих право второй подписи, делается запись о том, что в штатном расписании нет таких лиц

Порядок открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 22.06.12 г. № 758

П. 3.8

Документы на открытие всех счетов подают в орган Казначейства лица, которые имеют соответствующие полномочия и право первой или второй подписи.
При получении документов на открытие счетов орган Казначейства обязан осуществить проверку поданных документов, в частности:
а) подписи лиц на заявлении об открытии счета должны быть расшифрованы с обязательным указанием фамилии и инициалов и идентифицированы с подписями в карточке с образцами подписей и оттиска печати;
б) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей должна соответствовать требованиям законодательства;
в) удостоверяющие надписи нотариуса на документах признаются, если они соответствуют формам, определенным законодательством

П. 6.1

Для открытия счетов клиенты подают в органы Казначейства карточку с образцами подписей и оттиска печати (приложение 9 к настоящему Порядку). В карточку включаются образцы подписей лиц, которым в соответствии с законодательством или учредительными документами предоставлено право распоряжения счетами и подписания платежных, расчетных и других распорядительных документов. В карточку обязательно включается образец оттиска печати (для физического лица – предпринимателя – при наличии)

П. 6.2

Право первой подписи принадлежит первому руководителю (в воинских частях – командиру, начальнику) и его заместителям и не может быть предоставлено главному бухгалтеру и другим лицам, которые имеют право второй подписи. В случае отсутствия в штатном расписании должности заместителя руководителя право первой подписи или временное право первой подписи может быть предоставлено другим должностным лицам.
Если в карточке образец подписи первого руководителя не приведен, то орган Казначейства вправе затребовать письменное подтверждение предоставления права другим лицам распоряжаться счетом, заверенное подписью первого руководителя и оттиском печати клиента, если документами, которыми подтверждаются полномочия лиц, подписи которых включены в карточку, такое право не подтверждается.
Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и его заместителю или специалисту, на которого возложено выполнение обязанностей бухгалтерской службы.
Для открытия отдельных счетов в органах Казначейства клиенты, которые обслуживаются централизованными бухгалтериями, подают карточки, в соответствии с которыми право первой подписи принадлежит руководителю бюджетного учреждения (другим должностным лицам, которым предоставлено право первой подписи), а право второй подписи – главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера) централизованной бухгалтерии. При этом в карточку обязательно включается образец оттиска печати органа или учреждения, при котором действует централизованная бухгалтерия.
Право второй подписи не может быть предоставлено лицам, которые пользуются правом первой подписи.
По счетам клиентов (кроме бюджетных учреждений), в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в органы Казначейства подается заверенная в установленном порядке карточка с образцами подписей лиц, которые имеют право первой подписи, и оттиска печати.
При этом в графе карточки, предназначенной для указания должностей лиц, которые имеют право второй подписи, делается запись о том, что в штатном расписании таких лиц нет

Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине,
утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637

П. 3.12

Во время получения кассовых ордеров или расходных ведомостей кассир обязан проверить:
– наличие и подлинность на документах соответствующих подписей, а на расходной ведомости – разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц

П. 4.7

Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под подпись с требованиями данного Положения

П. 4.8

Кассир в соответствии с действующим законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, которые имеют одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.В случае отсутствия кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, которые находятся у него под отчетом, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передаче ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
На предприятиях, где штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей может возлагаться в соответствии с письменным распоряжением руководителя предприятия на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности

П. 4.9

На предприятиях, которые имеют обособленные подразделения или обслуживаются централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплату пособия в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут проводить по письменному приказу руководителя кроме кассиров другие лица, с которыми заключается договор, предусмот­ренный п. 4.7 данной главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров данным Положением

Как наглядно демонстрирует приведенная в таблице информация, оформление первичных документов предусматривает решение комплекса вопросов, начиная от определения должностных лиц, которые могут и/или обязаны обеспечить порядок документооборота, утверждения перечня должностных лиц относительно их права подписывать документы и определения их ответственности в соответствии с требованиями законодательства, момента составления первичного документа, наличия обязательных реквизитов, исправления ошибок и заканчивая хранением и передачей документов в архив.

И обратите внимание: в этом процессе роль главного бухгалтера является одной из главных, поскольку от его профессионального уровня и реализации на практике требований законодательства в части подачи предложений руководителю бюджетного учреждения относительно комплекса вопросов по организации бухучета и отчетности зависит уровень законности финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.

Так, главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и т. п. В случае получения от руководителя учреждения письменного распоряжения на выполнение дальнейших действий относительно указанного носителя информации главный бухгалтер в письменном виде доводит до сведения руководителя степень противозаконности таких операций.

Полученное главным бухгалтером повторное письменное распоряжение вынуждает главного бухгалтера уведомить руководителей вышестоящего уровня и соответственно – орган Казначейства, в котором бюджетное учреждение обслуживается. И только если реакции соответствующей не будет или будет доказано другое, подготовленные первичные документы являются основанием для осуществления операций и отражения их в бух­учете и отчетности, ответственность за которые несет руководитель учреждения непосредственно. Поэтому качественный уровень организации бухучета и отчетности, распределение полномочий и ответственности между должностными лицами, контроль за их соблюдением создаст «подушку безопасности», прежде всего как для самого руководителя, так и непосредственно для главного бухгалтера бюджетного учреждения.

Обязательность создания и/или совершенствования внутреннего контроля в бюджетном учреждении предусмотрена требованиями ст. 26 Бюджетного кодекса, в соответствии с которой приказом Минфина от 14.09.12 г. № 995 утверждены Методические рекомендации по организации внутреннего контроля распорядителями бюджетных средств в своих заведениях и в подведомственных бюджетных учреждениях. Целесообразно напомнить несколько рекомендаций из п. 4.2 разд. IV данных Методрекомендаций, подтверждающих важность мероприятий контроля, которые являются составляющей внутреннего контроля в бюджетном учреждении.

Так, мероприятия контроля осуществляются на всех уровнях деятельности учреждения и относительно всех функций и задач и включают соответствующие правила и процедуры, наиболее типичными среди которых являются:

  • авторизация и подтверждение путем получения разрешения ответственных лиц на выполнение операций путем процедуры визирования, согласования и утверждения;
  • распределение обязанностей и полномочий, ротация персонала, что уменьшает риск ошибок или потерь;
  • контроль за доступом к ресурсам и учетным записям, а также закрепление ответственности за сохранение и использование ресурсов, которое уменьшает риск их потери или неправильного использования (например, заключение договоров о материальной ответственности, выдача доверенностей, установление режимов доступа к информационным ресурсам и т. п.);
  • контроль за достоверностью проведенных операций, проверка процессов и операций до и после их проведения, сверки учетных данных с фактическими (например, сравнение количества поставленных товаров с фактически заказанным).

В подтверждение важности внутреннего контроля в бюджетном учреждении в письме Минсоцполитики от 25.12.13 г. № 564/13/116-13 сделан вполне логичный вывод относительно соответствующего оформления полномочий и ответственности: «...Конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными инструкциями работников всех категорий, которые разрабатывают и утверждают на основе типовой квалификационной характеристики работодатели, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников разных групп и особенности штатного расписания предприятия, учреждения, организации».

Также читайте «Визируем, подписываем... предел ответственности бухгалтера».

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Бюджет»

Аргументированные рекомендации, надежные решения по вопросам планирования, учета, налогам, контроля

1344 грн. / год

Купить

Лучшие материалы