Приказы, связанные с эксплуатацией автомобиля

1. Закрепление автомобиля за водителем

Автомобиль закрепляется за водителем на основании отдельного приказа (см. образец), подтверждающего право пользования им конкретным работником. Если указанный в приказе водитель не может выехать на линию, здесь же надо предусмотреть наличие резервных водителей с водительскими удостоверениями категории, соответствующей типу данного автомобиля.

2. Эксплуатация автомобиля

На предприятии должны быть назначены лица, ответственные за эксплуатацию и техническое состояние ТС (ст. 12 Закона от 30.06.93 г. № 3353-XII). Они обязаны, в частности, обеспечивать:

• надлежащее техническое состояние ТС и соблюдение экологических требований их эксплуатации;
• отбор, повышение квалификации и профессиональный уровень водителей, осуществлять контроль за состоянием их здоровья и соблюдением режима труда и отдыха.

Кроме того, ответственные лица не должны выпускать на линию ТС, техническое состояние которых не соответствует требованиям правил дорожного движения, а также ТС, которые не зарегистрированы в установленном порядке, переоборудованы с нарушением требований законодательства или не прошли обязательного технического контроля.

Ответственные лица назначаются соответствующим приказом руководителя (см. образец).

3. Использование служебного автомобиля

Предприятие может закрепить автомобили в служебное пользование не только за водителями, но и за другими сотрудниками (например, с целью экономии рабочего времени при увеличении числа поездок по городу или в связи с разъездным характером работы).

Общим условием допуска сотрудника к управлению автомобилем является наличие у него водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля, стажа вождения автомобиля, установленного требованиями предприятия (например, не менее пяти лет), действующей медицинской справки установленного образца. Для закрепления за ним служебного автомобиля издается приказ по предприятию (см. образец), которым назначается лицо, ответственное за эксплуатацию автомобиля.

4. Нормы списания топлива

Нормы расхода топлива можно взять из Норм расходов топлива на автотранспорте, утвержденных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43).

Для автомобилей общего назначения одним из видов норм, установленных п. 1.1 Норм № 43, является базовая линейная норма в литрах на 100 км пробега ТС, которая зависит, в частности, и от времени года. Кроме того, все нормы применяются с учетом определенных особенностей ТС (в зависимости от грузоподъемности, работы с грузом и без, с прицепом и без него, от массы груза, состояния ТС, выполняемого им маршрута, конструкции автомобиля, его двигателя, типа и категории, а также от ряда других факторов).

При этом для учета эксплуатационных, климатических, дорожно-транспортных и других факторов применяются поправочные коэффициенты, устанавливаемые в виде повышения или снижения базового значения нормы расхода топлива, выраженного в процентах (разд. 3 Норм № 43).

На каждом предприятии руководитель самостоятельно определяет конкретные корректирующие коэффициенты и периодичность их применения.

Приказом по предприятию (см. образец) утверждаются нормы расхода топлива для работы конкретных ТС, а при необходимости устанавливается величина поправочных коэффициентов к таким нормам и момент перехода на зимнее и летнее время. При отсутствии норм для автомобиля какой-либо марки предприятие может воспользоваться рекомендациями, приведенными в пп. 2.1.1, 2.1.2, 2.1.4 или п. 2.2 Норм № 43, и установить временные индивидуальные линейные нормы (см. образец). В случае, рассматриваемом в пп. 2.1.5 Норм № 43, предприятию следует обратиться в ГосавтотрансНИИпроект для разработки временных норм. Есть также вариант самостоятельно установить нормы расхода топлива (например, на основании данных паспорта ТС или акта контрольного замера топлива). Однако в этом случае у налогоплательщика могут быть негативные последствия, связанные с НДС, НДФЛ и военным сбором. 

5. Назначение компенсации за пользование личным автомобилем

Во избежание проблем с фискальными органами личные автомобили могут использоваться на предприятии только при оформлении:

• заявления работника с просьбой разрешить ему использовать автомобиль в служебных целях;
• приказа руководителя, разрешающего использование личного транспорта для исполнения поручений в интересах предприятия (см. образец).

6. Использование служебного автомобиля в личных целях

Предположим, что в нарушение приказа руководителя об использовании служебного автомобиля исключительно для выполнения трудовых функций работник ездит на нем и по личным делам, заправляясь для этих целей топливом предприятия. Особенно очевидна такая эксплуатация автомобиля в нерабочие дни предприятия.

В этом случае стоимость топлива может быть удержана из зарплаты работника или возмещена предприятию путем внесения средств в кассу. Иначе это чревато налоговыми последствиями как для самого работника (в части НДФЛ и военного сбора, исчисленных со стоимости топлива), так и для предприятия (в части НДС-обязательств) (см. образец).