Где хранить электронные налоговые накладные

Нужно ли хранить электронные налоговые накладные на внешних носителях информации? Ведь согласно ст. 13 Закона об электронных документах субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на данных носителях. Может, достаточно использовать программу по передаче электронных налоговых накладных?

Если вы используете программу для передачи составленных налоговых накладных — она автоматически сохраняет их на диске компьютера. А вот касательно онлайн-версии (через сайт) регистрации составленных налоговых накладных могут возникать вопросы.

Касательно выписанных на предприятие (входных) зарегистрированных в ЕРНН налоговых накладных. В случае если их вам ранее направил поставщик, программа автоматически «подтягивает» их из ЕРНН. Кроме того, выписанные налоговые накладные на предприятие, зарегистрированные в ЕРНН, можно получить по запросу из ЕРНН. После получения они хранятся на диске компьютера. Следовательно, как-то дополнительно хранить их не нужно. Объясним.

Совсем недавно появилось новое «старое» разъяснение в системе «ЗІР» (подкатегория 101.19), в котором речь идет о хранении налоговых накладных (расчетов корректировки к ним в том числе), составленных в электронной форме. Исходя из него, упомянутые документы должны храниться не менее 1095 дней на электронных носителях информации. Какие это носители  —  рассмотрим далее.

Если детерминировать условия хранения электронных документов в контексте ст. 13 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее — Закон об электронных документах), получается, что:

• информация должна храниться на носителях в форме, которая дает возможность проверять их целостность (абз. 1 ст. 13 Закона об электронных документах);
• срок хранения — не менее 1095 дней (как и для документов на бумаге). Если невозможно сохранить в течение данного срока, документы необходимо дублировать на нескольких электронных носителях или же воссоздавать их на бумаге. Проверка целостности документа при копировании обязательна (абзацы 2 и 3 ст. 13 Закона об электронных документах). Целостность документа проверяется путем проверки электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) (ст. 12 Закона об электронных документах). Напомним: ЭЦП идентифицирует автора и/или подписанта электронного документа, и его наложением завершается создание электронного документа;
• при хранении соблюдаются следующие принципы: возможность дальнейшего использования, восстановления в его первозданном виде и (при наличии) сохранения такой сопутствующей информации, как дата и время отправления либо получения (абз. 4 ст. 13 Закона об электронных документах);
• возможность использования посредников, в частности, архивных учреждений Украины, в порядке, предусмотренном законодательством (абз. 5 ст. 13 Закона об электронных документах).

Не лишним будет отметить: развитие современных IT-технологий, среди прочего, направлено на то, чтобы никакая информация без желания/ведома ее создателя не была уничтожена. Иначе говоря, обеспечение дублирования необходимых документов не требует дополнительных расходов. Однако выясним, какие носители информации берутся на учет контролерами.

Как именно контролеры истолковывают термин «электронный носитель информации», четко не ясно. Впрочем, догадаться, как они хотят видеть хранение, нетрудно. Ведь к внешним носителям фактически относят: жесткий диск компьютера, флеш-диск, CD-R (RW), DVD-R (RW). Но сейчас, используя одну из программ электронного документооборота, вопрос параллельного хранения информации становится уже второстепенным, поскольку данная система автоматически может сохранить составленную (отправленную) накладную и на жестком диске компьютера, и на облачном хранилище данных (теперь это уже распространенное явление, которое может быть интегрировано как в систему документооборота, так и в электронную почту пользователя).

N.B. Термины «облачное хранилище данных», CD-R (RW), DVD-R (RW) и прочие виды носителей официальными нормативно-правовыми актами не закреплены. Всё касательно небумажных носителей информации — ГОСТы советских времен (ГОСТ 25752–83, ГОСТ 25764–83, ГОСТ 6.10.3–83, ГОСТ 27465–87). На данный момент Национальная комиссия, осуществляющая государственное регулирование в сфере связи и информатизации, опубликовала на веб-сайте законопроект «Об электронных коммуникациях», но пока лишь для ознакомления.

Возвращаясь к разъяснению налоговиков, точнее — к их требованиям хранить электронную документацию на внешних носителях, остается лишь в ответ спросить — а сервеp считается? Ведь, используя систему электронного документооборота, дополнительное копирование на внешний носитель (например, флешку либо оптический диск) может вполне считаться выполнением нормы абз. 2 ст. 13 Закона об электронных документах, согласно которой в случае невозможности длительного хранения возникает обязанность дублирования.

Как говорилось ранее, субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований касательно хранения электронных документов путем использования услуг посредника, в т.ч. архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования данной статьи. Даже в случае использования онлайн-программ с регистрацией накладных через веб-сайт будет обеспечено их хранение, то есть фактически хранение взял на себя посредник. Да и сам ЕРНН чем не «посредник» в хранении зарегистрированных накладных?

Кроме всего описанного, стоит подчеркнуть: даже в случае утраты и самого первого экземпляра (оригинала), и продублированного документа отправленная в орган ГФС налоговая накладная все равно сохраняется, правда, уже у контролеров. Не стоит забывать, что фискальные органы обладают своими ресурсами, которые включают созданные, обработанные и накопленные данные в информационных системах органов доходов и сборов.

Учитывая вышесказанное, остается лишь сделать вывод: если налоговая накладная отправлена в контролирующий орган (или покупателю) через систему электронного документооборота, следовательно, она уже сохранена на внешнем носителе (винчестере), и требования дополнительно дублировать на диск/флешку не должны возникнуть.

Полученные от поставщика либо по запросу из ЕРНН налоговые накладные также сохранены на винчестере. А те накладные, которые не получены, но зарегистрированы в ЕРНН, — всегда есть возможность получить из ЕРНН,  в т.ч. — и в ходе проведения проверки налоговиками. Таким образом, не видим проблем касательно хранения электронных налоговых накладных.

Источник: http://www.interbuh.com.ua/ru/documen...