Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Людмилы Неподоба
Текст ЭССЕ изложен в оригинале:
Дуже актуальна проблема на сьогоднішній день для бухгалтерів, працівників фінансових чи економічних служб, а для мене взагалі поворот у кар’єрі з ніг на голову.
Після 15 років роботи головним бухгалтером великого виробничого підприємства цього року вирішила змінити напрямок роботи, посаду та сферу діяльності. Змінила все швидко, більше на емоціях, від моральної втоми і, мабуть, професійного вигорання. Складна ситуація після повномасштабного вторгнення та напруга в усіх сферах підштовхнула до такого рішення.
Прозріння настало швидко. Після першого тижня роботи прийшло розуміння того, що на емоціях не можна приймати жодного рішення. Але потрібно працювати, налаштовувати свою роботу та керувати великим колективом головних бухгалтерів, бухгалтерів та економістів. Я звикла до максимальної автоматизації роботи, чіткого планування робочого дня, тижня. І зміна місця роботи, можна сказати, відкинула мене на 15 років назад, коли я починала будувати облік майже з 0. Але тепер у мене був досвід за плечами і я знала, що хочу бачити у відділі, яким керую.
Звичайно, кожна організація вибудовує свою систему роботи, обліку та облікових політик. Я, будучи головним бухгалтером промислового підприємства, вибудувала свій облік, на мій погляд, ідеальний. Підібрала хороших спеціалістів, заступника. Підприємство мало штат програмістів саме для удосконалення, доробки та налаштування програми для ведення обліку. Між собою ми сміялися, що цю програму можна продавати, на скільки вона була дороблена саме під виробниче підприємство. Всі облікові бізнес-процеси були максимально автоматизовані, що давало можливість зменшити ручну роботу та мінімізувати помилки. Розроблена чітка система закриття періоду, якої всі дотримувались. Вибудована система комунікації між відділами, оперативне опрацювання інформації та аналіз даних. Але до такої системи ми йшли роками, вдосконалюючи напрацювання та аналізуючи помилки чи потреби користувачів. А працювали в програмі багато користувачів: від директора до охорони.
Часто ми намагаємося вмістити у свій день максимальну кількість справ, тому що сучасний світ вимагає від нас бути продуктивними на роботі, встигати дома з усіма справами та мати щасливу сім’ю, матеріальний достаток, мати час на спорт, відпочинок та подорожі… Цей список можна доповнювати довго. Тому треба прислухатися до себе: чи дійсно саме це нам потрібно? Чи правильно ми розставляємо пріоритети в житті і чи вміємо ми правильно розподіляти час?
Кожен бухгалтер все частіше стикається з нестачею часу, намагається все встигнути, але не завжди це вдається. Причиною може бути невміння організувати свій день. Правильно розподілити час – значить визначити всі завдання, розставити їх в порядку пріоритетності, розрахувати необхідний для кожного етапу час і в результаті – підвищити продуктивність і не упустити важливі справи.
Для цього потрібен аналіз робочого дня. Можна для початку записувати, чим ви займаєтеся і скільки часу на це йде, спостереження за собою пару днів, краще – тиждень. Звичайно, що заняття нудне, але воно допоможе зрозуміти, куди витікає час.
Важливо навчитися правильно розставляти пріоритети. Необхідно почати планувати свої справи з розстановкою пріоритетів. Один з кращих способів організувати свій час для мене – скласти з вечора список справ, які необхідно зробити на завтра. А потім розподілити справи за ступенем важливості. Для кожного завдання визначаю приблизну витрату часу. Коли завдання виконане – я проставляю навпроти нього великий «плюс» або відмічаю кольором. Якщо щось не встигаю виконати протягом дня, переношу завдання у завтрашній план. Це класна мотивація працювати далі та можливість не забути виконати завдання, проаналізувати, а чи не забагато заплановано на день, чи виконані першочергові завдання і скільки часу відволікались на дрібні питання. Такому плануванню я вчила свій відділ, що давало можливість аналізувати ефективність використання робочого часу та завантаженість працівників.
Необхідно обов’язково планувати такий обсяг роботи, який реально встигнете зробити. Інакше план буде тільки вганяти в депресію, а у нього зовсім інше завдання.
Використання органайзера. Не важливо, що це буде: встановлений на гаджет персональний органайзер чи звичайний щоденник. Такі програми управління завданнями, фінансами, проектами, контактами, подіями – дозволять визначити пріоритет справ, допоможуть розподілити час, нагадають про важливі справи. Записувати, а не тримати все в голові. Протягом дня нас відвідує багато ідей, і запам’ятати все неможливо. Тому записана думка розвантажує пам’ять і дає можливість працювати спокійно далі. Для мене використання щоденника і планування справ на день є невід’ємною частиною роботи. Ми сміялися з колегами, що кожному року моєї роботи відповідає щоденник))))
Щоб правильно розподілити свій час, потрібно вміти відмовлятися від справ, які не відповідають нашим цілям. Так ми заощаджуємо час і сили, адже іноді потрібно ще й відпочивати. Ефективно організувати свій день допоможе уважне ставлення до свого організму. Кожен має свій годинник найбільшої активності. Одним добре працюється зранку, до інших натхнення приходить пізно ввечері. Треба намагатися призначати важливі справи на час, коли максимальний підйом сил, а в момент спаду сил – відпочивати або виконувати нескладну роботу.
І найголовніше – відпочинок! Для нашої професії складно виділити час між звітами, кварталами, плануванням час на відпочинок, але це не розкіш, а необхідність.
Час — дуже цінна «валюта» для людини. Це той ресурс, яким варто навчитися розпоряджатися відповідально.
Аналізуючи свою роботу, роботу колег, часто бачу, що своєчасне і правильне делегування повноважень дає можливість ефективніше організовувати свій робочий час. Іноді дуже важливо відпустити контроль. Делегування звільняє час для більш важливих завдань і відпочинку. Я, як керівник, частину простих завдань делегую підлеглим, перед цим навчивши їх. Через делегування повноважень я роблю висновки про можливість самостійної роботи підлеглих щодо питань, з якими вони зіштовхуються не так часто, оцінюю їх бажання чи небажання займатися новим напрямком. Аналогічно потрібно вчиняти і вдома, навчившись розподіляти домашні справи таким чином, щоб був час на відпочинок. Робота має бути на роботі, а вдома – спілкування з рідними.
І найголовніше для мене – максимальна автоматизація процесів, які займають багато часу. Ні для кого не новина, що існує безліч програм, які дозволяють обмінюватися електронними документами з контрагентами, зберігати документи в електронному вигляді, здавати та вивантажувати звітність. Повертаюся до нового місяця роботи: автоматичні обробки та стиковки використовуються мінімально…. Крім того, відсутній кваліфікований програміст, який би міг швидко впровадити технічне завдання від бухгалтера чи фінансиста. Як результат – я багато часу витрачаю саме на складання звітності для засновника, яка не вивантажується автоматично з прогарами. Мої пропозиції враховуються, запроваджуються, але це можна було зробити і раніше для звільнення часу для важливіших питань.
Кожен керівник, власник бізнесу по-різному для себе бачить ефективну роботу підлеглих. Для одних щомісячний звіт в Ексель – верхівка професіоналізму, а для інших кваліфікація, досвід, знання та якісний облік – першочергові вимоги.
Я ділюся своїм досвідом та знаннями з підлеглими, навчаю їх і одночасно з ними також навчаюся організовувати та оптимізовувати роботу. У зв’язку з воєнними діями та зменшенням обсягів виробництва роботи у фінансової служби ніяк не зменшилося. У нашому випадку тальки максимальна автоматизація усіх виробничих процесів дасть можливість ефективно використовувати робочий час та зменшити навантаження на відділ. Чим ми успішно і займаємося)))))
Неподоба Людмила Миколаївна,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».
Комментарии к материалу