Как уменьшить свалившийся на меня объем работы и снизить рабочую нагрузку на всех работников финансовой службы? - авторское видение Айны Боровых
Текст ЭССЕ изложен в оригинале:
Я з нетерпінням чекала, яка ж буде тема роботи цього року. Гадала, що вона буде якось пов’язана із кризовою ситуацією в економіці або з «головним болем» усіх бухгалтерів - перевірками, РРО, КІК тощо. А тут (як чудово!) - злободенне питання: «Як не вигоріти (модне слово) на роботі». На цю тему багато говорять психологи, філософи, всілякі коучи, фахівці з організації робочого часу. Є незліченна кількість семінарів, тренінгів, бесід із практичними і не дуже порадами. Я, зізнаюсь, періодично, коли обрушується рутина і засмоктує до такої міри, що вже немає сил, долучаюся до чужих знань і досвіду. Не можу сказати, що це мені надто допомагає.
Я глибоко переконана, що кожна людина організовує свою роботу так, як вона живе. Вона так само, як удома, наводить лад у своєму столі, так само акуратно або хаотично розкладає документи, так само ретельно або безладно вибудовує стосунки з колегами, підлеглими або клієнтами.
У мене - невелика аутсорсингова компанія. На сьогодні я маю 5 працівників, близько 100 клієнтів.
Для кожного бухгалтера - чи то головний бухгалтер великого підприємства, чи то бухгалтер, який працює віддалено, начальник фінансової служби, головний бухгалтер бюджетної сфери, - своя модель організації робочого процесу.
У цій роботі я писатиму про свій досвід, оскільки писати про те, як зменшити навантаження на працівника бухгалтерії (фінвідділу) бюджетної сфери, я просто не знаю.
Тому пишу про своє наболіле - як зменшити обсяг роботи та робоче навантаження в невеликій аутсорсинговій компанії.
Я б поділила цю тему на чотири тези, які вистраждані особисто мною і після 12 років (саме стільки ми працюємо як бухгалтерська компанія), вважаю, уже принесли свої плоди.
1. Боріться з хаосом
Усе своє свідоме життя я намагаюся боротися з хаосом. А з нашою чудовою професією, я б сказала, ця боротьба якоюсь мірою набуває сакрального сенсу. Хаос переслідує мене у вигляді раптових численних перевірок, змін у звітності, відсутності світла та інших «принад» нашого сьогоднішнього життя. Взагалі-то (хочу зробити невеликий філософський відступ), є два типи людей: люди процесу і люди результату. Так от я - людина процесу. І в якийсь момент своєї кар’єри я зрозуміла, що досягти результату в боротьбі з хаосом мені не вдасться. Тому для мене це є процесом - щоденна боротьба без переможця.
Ну а якщо конкретно, то важливим є умовний розпорядок. Я ці речі дуже люблю і намагаюся привчити до розпорядку всіх своїх співробітників. Усі мої дівчата знають, що на понеділок мають бути рознесені виписки та введені всі первинні документи.
Відмінна риса нашої роботи в тому, що самої роботи є умовна постійна кількість. Тобто, якщо ти що-небудь не зробив, доведеться робити це завтра. І з цим у мене була справжня біда, якийсь період ми працювали ретроспективно. Ми ввесь час робили вчорашнє, а поточне залишали на завтра. У певний момент я вольовим рішенням заборонила це робити. У мене з моїми співробітниками є договір - протягом дня ми робимо поточну роботу, а в кого завал, той за дві години до кінця робочого дня підтягує хвости. Нам це допомогло. Принаймні, ми володіємо актуальними даними своїх клієнтів і пам’ятаємо їх.
Звертайте увагу на дрібниці. Диявол криється у дрібницях. У мене такою дрібницею були файлики в теках. Я боролася рік, поки добилася, щоб документи підшивалися без файлів. Тому що все, що лежить у файлі, ніколи звідти не дістається. Зараз у мене всі теки (робочі справи) ведуться за одним алгоритмом і складаються в певній послідовності. І будь-який співробітник може швидко знайти будь-який документ.
З 2022 року хаос увірвався в наше життя і багато хто зрозумів, що таке робота «з коліс». Оскільки роботи практично ні в кого не було, багато моїх клієнтів почали реорганізовувати свій бізнес. Хтось закрився, хтось відкрився, хтось поїхав і почав вести бізнес з-за кордону. Відповідно, бухгалтерія не залишилася осторонь цього процесу.
Можу вам сказати, що в той момент мій упорядкований світ, в якому війна щопонеділка і стусани за розкладом, безповоротно рухнув. Я не могла зібрати працівників, які через тривоги боялися виходити на роботу, не могла вибудувати стосунки з клієнтами, які не знали, куди їм бігти. Плюс, безумовно, особисті проблеми - діти, онуки. Пробувши в стані хаосу днів 10, я сказала: «Стоп. Мені потрібен розпорядок». І, знаєте, усе стало на свої місця. Я почала виходити на роботу до 9 ранку (як і раніше), хоча роботи майже не було. Я наводила лад в офісі, пересаджувала квіти, роздруковувала нікому не потрібні звіти. І це виявилося дуже дієвою штукою. Спочатку почав виходити на роботу один співробітник, потім другий, потім третій, і так через місяць ми почали працювати всі. І, знаєте, якось все почало налагоджуватися - не відразу, поступово, маленькими кроками ми повернулися до звичного для нас розпорядку.
Але, давши невеликий перепочинок влітку, хаос з новою силою увірвався в наше життя та роботу восени і взимку 2022/2023 р. Так, я про наболіле, про відключення електроенергії. Я не знаю, як відключали світло в інших регіонах, а в Одесі це був просто жах. У хороші дні це було шість годин без світла і три зі світлом. Ти не встигав доїхати до роботи, як його вже відключали. Графіка практично не було, про появу світла ми дізнавалися за тим, як спрацьовувала сигналізація, або з будинкових груп. Коли я приїжджала на роботу та (о диво!) заставала світло, його могло не бути в тому місці, де розміщувався наш сервер. Тому сервер ми переміщували разів шість, поки не знайшли те місце, де практично завжди була електрика. Якийсь час сервер жив у моєму авто і кочував зі мною в пошуках освітлених місць. Ви скажете, як це стосується теми роботи? Так от, робоче навантаження було таким, що у звичайний час і не снилося. Мої співробітники знають в околиці всі пункти незламності, з нами дружать усі охоронці супермаркетів, усі кафе в нашому районі люб’язно пускали нас попрацювати.
Можу повеселити вас, як ми здавали річні звіти. Пам’ятаєте той забутий час, коли ми здавали звіти в податкову? Потрібно було відстояти величезну чергу, потрапити до інспектора, підписати і потім - у віконце. А якщо в тебе ще не один звіт, а декілька, і ти за день устигав усе здати - ти був герой! Так от, цього року я зазнала це чудове почуття - я знову була героєм (чи героїнею).
Тож коли настав час подавати річні звіти, я зрозуміла, що потрібно шукати місце, де ввесь час є світло і, бажано, інтернет. І таке місце знайшлося!!!!!!! У моєї подруги є гараж. Розташований він на висілках, але поряд із сортувальною - а це залізниця, і там завжди є електрика. Мінус цієї дислокації був у тім, що, ви ж розумієте, це сортувальна, і туди періодично прилітає. Але які прильоти, коли річний звіт... Ще один безумовний недолік гаража в тому, що він залізний, а лютий - не жаркий місяць. Тож за тиждень подання звітів я оживила спогади про свою безбашенну молодість - про студентські колгоспи, про намети й пісні біля багаття, згадала й відчула смак фронтових ста грамів (повірте, чай у цих умовах - не варіант). Так що звітність 2022 року має для мене особливу цінність, і не лише фінансову та бухгалтерську, а ще й психологічну.
Набувши досвіду роботи в гаражі, я зрозуміла, що за цими враженнями я ніскілечки не скучаю! Повторити цей захід бажання немає, і тому до зими 2022-2023 рр. я підготувалася - установила обладнання для безперебійної роботи свого офісу.
І з цього випливає така теза!:
2. Не жмотьтеся!
Це стосується практично всіх напрямів вашої роботи.
Усім і завжди важко знайти кошти на нібито неочевидні витрати. Наприклад, обладнання. Ми ж завжди себе заспокоюємо: «Воно ж працює. Так, пригальмовує, так, іноді вибиває, але ж працює. Ми (я зараз більше кажу про себе, не ображайтеся за узагальнення) не навчені рахувати свої тимчасові втрати та оцінювати їх у грошах. Я зрозуміла це лише тоді, коли деяким суміжникам почала платити почасово. Я підрахувала, скільки коштує відновити незбережений документ, завести заново базу тощо. Тому я за обладнанням стежу дуже ретельно і підключила не лише програміста – у нас є комп’ютерник, який займається залізом, є людина, яка стежить за принтерами. І завдяки такому розподілу все почало відносно добре працювати. Програміст у мене відповідає за бухгалтерські програми (оновлення) і за мережу, комп’ютерник - за актуальність самої комп’ютерної техніки (системні блоки, монітори та ін.), той, хто відповідає за принтери, займається безпосередньо всією оргтехнікою (включаючи картриджі). Можу вам сказати, що завдяки такому розподілу я з початку війни змогла оновити свій комп’ютерний парк і завдяки фахівцям щось продати, щось обміняти, а дещо навіть недорого купити. Якби я покладалася лише на свої знання, я б нічого цього не зробила і продовжувала б працювати на застарілій техніці.
Освіта! Це також начебто неочевидна річ. Освіта коштує дорого як із погляду матеріального, так і з погляду витрат часу.
Коли ми тільки організували свою фірму, набирали працівників на певні ділянки робіт. Хтось відповідав за ПДВ, хтось був докою в касових операціях, хтось досконало працював у ЗЕД, хтось спеціалізувався на ФОПах. І все б нічого, але ні в кого не було повної картини підприємства, а якщо хтось ішов у відпустку або хворів, починався колапс Через рік я покінчила з цією історією. Для мене це виявилося неефективним і неактуальним. В якийсь момент я зрозуміла, що це забирає наш час і дуже обмежує кругозір і знання наших працівників. І тоді я прийняла рішення, що краще витратити час на навчання працівників і виростити собі таких, знаєте, «універсальних солдатів», які вміють майже все – можуть замінити один одного, на рівних обговорювати бухгалтерські новини й бухгалтерські проблеми. Вони - спільнота рівних. Це дуже здорово. А мені, як керівникові, стало набагато легше і в роботі, і в спілкуванні. Тому що будь-яке бухгалтерське завдання ми розв’язуємо спільно.
Ми всім офісом декілька років поспіль беремо участь у конкурсі, і всі мої працівники з дуже гарними результатами проходять перший етап (ну і з не дуже гарними - другий)! Це свідчить про те, що їхні знання є різнобічними. А якби ви бачили, як вони радіють, коли проходять у другий тур! Це ж диво-дивнеє! Вони дуже пишаються кожним своїм сертифікатом. А я дуже рада, що можу взяти участь у їх становленні як професійних бухгалтерів.
Ще ми всі (знову узагальнення) страждаємо тим, що намагаємося впихнути в наш робочий процес те, що не впихується. А саме додаються клієнти, збільшуються обсяги, а працівників залишається та сама кількість. Безумовно, я стимулюю додаткове навантаження й доплачую за напружену працю. Але в якийсь момент важливо зупинитися, подивитися на своїх колег, побачити їхні синяки під очима, згадати, що в нас за Конституцією немає рабства, освіжити в пам’яті всі свої тости на день бухгалтера - «робота має доставляти задоволення» і… взяти додаткового працівника! І не жмотьтеся! Тоді всі будуть задоволені і дійсно буде час і на обговорення новин, і на спільні кава-тайми, і на щирі бесіди!
А звідси й наступна теза:
3. Не переоцінюйте свої сили
Був у моєму житті період, коли я дуже боялася залишитися без роботи. Постулат, що робота дурнів любить, не грів абсолютно. І я брала в роботу абсолютно всіх, хто до мене звертався. Мені було однаково, який район міста, мені було однаково, яка специфіка підприємства (на той час я вже мала достатній досвід і знання), мені навіть було байдуже, яке коло моїх обов’язків. Наслідки цієї акції я розгрібаю досі. Уже неможливо відмовитися від тих клієнтів, з якими ти працюєш 10 років. На жаль, їхня локація не змінилася, вони також знаходяться в області, і раз на місяць у мене захоплюючі поїздки по містах і селах. Але нічого не поробиш - узявся за гуж, тримай марку. Та й за стільки часу вже майже зріднилися.
Але початківцям я би порадила цього не робити. Повірте, що ніч, проведена з коханою людиною або просто в обіймах із подушкою, набагато приємніша за ніч із комп’ютером.
Ще мені видається важливим (і, алілуя, вищі сили вберегли, щоб я так не робила) - не беріться за галузь, яку ви не знаєте або знаєте поверхнево. Особливо, якщо це бізнес, що вже відбувся.
Одна річ - коли люди організовують нову справу і ви вивчаєте нюанси разом з ними, у вас є час щоб навчитися, проконсультуватися, розібратися тощо. Звісно, у вас може вийти, якщо ви докладете максимум зусиль, часу і коштів на вивчення нової для себе галузі. Але якщо це вже існуючий бізнес, не тіште себе надією - ви не встигнете за власниками. І це буде катастрофою - ви надзвичайно ускладните роботу власникам, можете напоротися на штрафи, а найнеприємніше - зіпсуєте собі ім’я. Безумовно, скрізь є нюанси, але, переоцінивши себе і взявши незнайоме завдання, уся ваша поточна робота ляже на ваших співробітників і робоче навантаження на них збільшиться багатократно.
Тому я завжди дуже обережно ставлюся до нових тем і намагаюся адекватно оцінювати свої сили й навантаженість свого офісу.
І ще один важливий момент, який дуже знижує обсяг роботи в аутсорсингу: не їжте чужий хліб! І звідси наступна теза:
4.Умійте ділитися
Часто багато бухгалтерів, особливо ті, які мають достатній досвід, беруть на себе роль таких собі всезнайок і намагаються паралельно займатися аудитом, управлінським обліком і навіть консультувати в юридичних моментах.
Я глибоко переконана, що тут повинні працювати ті люди, які на це вчилися. Я, повірте, за 30 років роботи інтуїтивно відчуваю хороший договір, але боронь Боже коментувати його суть. Нехай це роблять юристи. З цієї ж причини я ніколи не візьмуся робити аудит. Мене багато разів просили перевірити документи і навіть не вимагали аудиторського висновку. Просто, аналіз. Я завжди відмовлялася. По-перше, це віднімає в мене час і вносить сум’яття в мій робочий процес, а по-друге, є люди, які роблять це грамотно і професійно. І не просто надають висновок аудитора, а знаходять шляхи розв’язання виявлених проблем. А я, як бухгалтер, згодом можу втілити в життя розв’язання виявлених проблем. І це буде правильно і професійно.
Можна багато написати про те, як важливо автоматизувати бухгалтерські процеси, як позбутися паперової рутини, як зберігати документи в хмарі, як користуватися електронним документообігом.
Я не хотіла про це писати, оскільки в сьогоднішніх реаліях це настільки очевидні речі, без яких сучасна бухгалтерія неможлива. Кожна фінансова або бухгалтерська служба вибирає бухгалтерські програми, які є зручними для неї, які призначені для її виду діяльності і які можуть бути інтегровані (чи навпаки - не можуть) в її робочу оболонку. Не шкодуйте коштів на програмістів - це ваш заощаджений час і нерви. У нас дуже хороший програміст, можу сказати, що це велика удача. Програміст, який не п’є, не грає у віртуальні ігри, не спить удень, є великою рідкістю. Коли ми беремо на обслуговування фірму, завжди запитуємо у керівництва, який звіт для себе воно хоче бачити щомісячно. Повірте, кожен керівник хоче індивідуально своє. Програміст створює цей звіт і всю інформацію, яку хочуть бачити наші клієнти, ми формуємо автоматично.
За роки своєї роботи я, безумовно, обзавелася колом так званих суміжників, яких із задоволенням можу порекомендувати. Це коло – така собі бухгалтерська Сансара. І всі задоволені, і всі виконують роботу, і всі займаються своєю справою.
Я бажаю всім нам організувати свою роботу так, щоб ідучи вчасно додому, ми знали, що всі наші поточні завдання виконано. Звісно, будуть аврали, перевірки, несподівані моменти, але це випадковості. А випадковості навіть розбурхують і додають драйву в нашу, як багатьом здається, нудну професію.
А закономірністю нехай буде «У мене все зроблено!».
Бухгалтерія - це любов! А ще бухгалтерія - це життя! Неможливо жити й любити, несучи на собі непосильний вантаж. Неможливо погано робити те, що любиш. Любіть себе і любіть бухгалтерію! Будьте організованими, позбудьтеся хаосу у своєму житті, зробіть свою бухгалтерію сучасною і актуальною, знайте собі ціну, але не переоцінюйте себе, діліться із суміжниками. І буде вам, як кажуть у нас в Одесі, бухгалтерське щастя!
З повагою Борових Айна,
переможеця конкурсу «Кращий бухгалтер України-2023».
Комментарии к материалу