Излишне израсходованные средства на командировку или под отчет: как облагать налогом и отражать в форме № 1ДФ

31.10.2019 2007 0 0

В консультации рассмотрим, как облагаются налогом подотчетные суммы, возвращенные после истечения предельного срока, определенного законодательством, и как они отражаются в форме № 1ДФ.

Общие положения

Налогообложение доходов физических лиц регламентируется разд. IV Налогового кодекса (далее – НК). Согласно пп. 165.1.11 НК в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включаются, в частности, средства, полученные им на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п. 170.9 НК.

В то же время пп. 164.2.11 НК установлено, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика включается сумма излишне израсходованных средств, полученных им на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется согласно п. 170.9 НК.

Наличность под отчет или на командировку выдается субъектами хозяйствования подотчетным лицам в соответствии с законодательством Украины (п. 19 разд. II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148), а бюджетные учреждения руководствуются еще и нормами Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

При этом подотчетное лицо имеет право продлить срок использования подотчетных средств, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и для решения во время этой командировки производственных (хозяйственных) вопросов (в т. ч. для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья, в т. ч. лома черных и цветных металлов). Срок использования такой наличности продлевается до завершения срока командировки.

Имейте в виду! Наличность выдается подотчетному лицу при условии, что оно отчиталось в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Условия отчетности

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет), до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, которое выдало средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или засчитывается на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления Отчета (пп. 170.9.2 НК).

Если во время служебных командировок работник (пп. 170.9.3 НК):

получил наличность с применением платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (пп. «а»);
применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления Отчета не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между отчетными документами) (пп. «б»).

Налогообложение не возвращенных своевременно подотчетных сумм

Налоговым агентом налогоплательщика во время налогообложения суммы, выданной плательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного пп. 170.9.2 НК срока, является лицо, которое выдало такую сумму под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от своего имени и за свой счет. НДФЛ облагается сумма, которая превышает сумму фактических расходов плательщика на выполнение таких действий (пп. «б» пп. 170.9.1 НК).

Налоговый агент, который начисляет (выплачивает, предоставляет) налогооблагаемый доход в пользу налогоплательщика, обязан удерживать налог из суммы такого дохода за его счет по ставке 18 %, определенной ст. 167 НК (пп. 168.1.1 НК).

Напомним, согласно абзацу второму п. 164.5 НК во время налогообложения излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, база обложения НДФЛ определяется с применением коэффициента, определенного абзацем первым п. 164.5 НК.

Следовательно, применяем коэффициент (К), который исчисляется по следующей формуле:

К = 100 : (100 – С_н),

где С_н – ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.

В приведенной формуле применяется ставка налога 18 %, а коэффициент для этой ставки – 1,21951.

Кроме того, доходы, определенные ст. 163 НК, в частности общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход, являются объектом обложения военным сбором (далее – ВС) по ставке 1,5 % (пп. 1.2, 1.3 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК). Начисление, удержание и уплата (перечисление) ВС в бюджет осуществляются в порядке, установленном ст. 168 НК (пп. 1.4 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК).

В то же время пп. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК предусмотрено, что освобождаются от обложения ВС доходы, которые согласно разд. IV НК не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются налогом по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в пп. 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 НК.

При этом следует заметить, что нормами п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НК применение для ВС коэффициента, определенного п. 164.5 НК, не предусмотрено.

Следовательно, если налогоплательщик не возвращает своевременно остаток средств (до или во время представления Отчета), то такая сумма подлежит обложению НДФЛ с применением коэффициента и ВС.

НДФЛ, начисленный на сумму такого превышения, удерживается лицом, которое выдало средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика за соответствующий месяц, а в случае недостаточности дохода – за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты налога.

Если налогоплательщик прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, которое выдало такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода во время проведения окончательного расчета, а в случае недостаточности такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года.

Таким образом, поскольку НДФЛ и ВС, которые начисляются на сумму излишне израсходованных средств, удерживаются преимущественно за счет зарплаты после ее налогообложения, для определения срока перечисления налога и сбора в бюджет следует применять норму пп. 168.1.5 НК. А именно: если налогооблагаемый доход начисляется налоговым агентом, но не выплачивается (не предоставляется) плательщику, то налог, который подлежит удержанию из такого начисленного дохода, перечисляется в бюджет налоговым агентом в сроки, установленные НК для месячного налогового периода.

Пример. Работник вернул остаток аванса после истечения предельного срока

Работник (админперсонал) с 9 по 11 октября 2019 года находился в командировке (с оплатой по условиям трудового договора), остальные рабочие дни октября он отработал. За этот месяц ему начислена зарплата в размере 5 000 грн.

На расходы в командировке ему был выдан наличностью из кассы аванс в сумме 1 800 грн. По Отчету (подан работником 18 октября) утверждена сумма 1 520 грн, остаток аванса (280 грн) работник вернул только 28 октября (после истечения предельного срока).

Работник подал Отчет с соблюдением установленного законодательством срока (до окончания пятого банковского дня после завершения командировки). В то же время остаток аванса внесен в кассу учреждения после истечения предельного срока, поэтому эта сумма считается излишне израсходованными средствами и облагается НДФЛ с применением коэффициента и ВС.

Итак, базу обложения НДФЛ излишне израсходованных средств определяют следующим образом:

280 грн х 1,21951 = 341,46 грн.

При этом к базе обложения ВС коэффициент не применяется.

Удержан НДФЛ:

из зарплаты:

5 000 грн х 18 % = 900 грн;

из излишне израсходованных средств:

341,46 грн х 18 % = 61,46 грн.

Удержан ВС:

из зарплаты:

5 000 грн х 1,5 % = 75,0 грн;

из излишне израсходованных средств:

280 грн х 1,5 % = 4,20 грн.

Всего к выплате:

5 000,00 грн – (900,00 грн + 75,00 грн + 61,46 грн + 4,20 грн) = 3 959,34 грн.

Заполнение формы № 1ДФ

Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога по форме № 1ДФ утвержден приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (далее – Порядок № 4).

В соответствии с пп. 3.2 разд. III Порядка № 4 в графе 3а «Сумма начисленного дохода» формы № 1ДФ отражается (за отчетный квартал) доход, который начислен физическому лицу с признаком дохода согласно Справочнику признаков доходов (приложение к Порядку № 4).

Начисленный доход отражается в графе 3а независимо от того, выплачены такие доходы или нет.

В случае применения налоговым агентом к доходам налогоплательщика коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НК, суммы начисленного дохода в графах 3а и 3 «Сумма выплаченного дохода» формы № 1ДФ отражаются полностью с учетом этого коэффициента.

Согласно Справочнику признаков доходов средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, которые излишне израсходованы и не возвращены в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода «118».

Выводы. Остаток средств не возвращен вовремя: действия

Таким образом, в случае если работник при подаче отчета, не выполняет требования, установленные п. 170.9 НК, а именно не возвращает вовремя остаток средств, выданных на командировку или под отчет, то такая сумма является доходом физлица, подлежащим обложению НДФЛ и ВС и удерживается работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода за соответствующий месяц. Налоговый агент, который начисляет указанный доход, отражает его в налоговом расчете формы № 1ДФ с признаком дохода «118».

командировка налоги форма № 1ДФ пример подотчетные средства расходы на командировку возврат излишне уплаченных средств школа бухгалтера возврат аванса школа: налоги школа: бухучет