№
з / п

Вимога

Зміст

Чим регламентовано

1

2

3

4

1

Вимога підтвердження даних

Платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування, на підставі первинних документів. Формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, заборонено

Ст. 44 ПК

2

Вид

Можна складати або в паперовій, або в електронній формі. До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996

3

Форма

Складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом держвлади.
Якщо законодавством не встановлено типових форм первинних документів, оформлення госпоперацій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм

П. 2.7 Положення № 88, лист Мінфіну від 15.01.15 р. № 31-11410-08-10/871

4

Мова

Оформлюються українською мовою.
Якщо первинні документи складено іноземною мовою (наприклад, у разі відрядження працівника за кордон), то потрібен автентичний переклад українською мовою

П. 1.3 Положення № 88, лист Мінфіну від 05.04.13 р. № 31-08410-07-27/10841, лист ДФС від 25.12.15 р. № 27700/6/99-95-42-03-15

5

Спосіб заповнення

Записи повинні здійснюватися тільки в темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню

П. 2.10–2.11 Положення № 88

6

Обов’язкові реквізити

Назва документа (форми); дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг госпоперації, одиниця виміру госпоперації; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Через відсутність обов'язкового реквізиту (наприклад, дати складання) документ можуть не визнати первинним, і тоді можливий судовий спір із контролюючим органом. Водночас дрібні помилки в реквізитах, які не заважають ідентифікувати операцію, не повинні призводити до таких наслідків. У таких випадках суди, як правило, вирішують спір на користь підприємства

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996, ухвала ВАСУ від 19.07.16 р. № К/800/50811/15

7

Додаткові реквізити

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені також: ідентифікаційний код підприємства, установи з Держреєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо

П. 2.4 Положення № 88

8

Хто має право підписувати

Підписувати первинні документи має право лише особа, уповноважена здійснювати цю госпоперацію. Перелік таких осіб затверджується керівником підприємства у відповідному наказі (наприклад, окремим наказом в додатках до наказу про облікову політику підприємства)

П. 2.5 Положення № 88

9

Печатка

Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа. Водночас нею можна скріпити підпис. Засвідчувати підпис на прибуткових та видаткових накладних печаткою (за її наявності в підприємства) не обов’язково.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства

П. 2.5 Положення № 88, лист Мін’юсту від 11.04.14 р. № 2011-0-4-14/8.2

10

Виправлення помилок

За загальним правилом, у тексті та цифрових даних підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки в документах, створених вручну, виправляються способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Виправлення помилки має бути обумовлене надписом «виправлено» та підтверджене підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформлено касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
Виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства

П. 4.1–4.6 Положення № 88

11

Строк зберігання

Первинні документи, що підтверджують доходи та витрати підприємства, слід зберігати не менше 1 095 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, а також відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу

П. 44.3–44.5 ПК