п / п

Вид витрат на відрядження (що відшкодовуються)

Документальне підтвердження

1

2

3

1

Витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті)

Транспортні квитки або рахунки (багажні квитанції), включаючи електронні квитки, при наявності посадкового талона та документа про оплату за всіма видами транспорту (у т. ч. чартерних рейсів)

2

Оплата вартості проживання в готелях (мотелях),
а також включені в такі рахунки витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, прасування одягу, ремонт взуття), витрати на бронювання місць для проживання

Рахунки*, отримані в готелях або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, квитанції, чеки, товарні чеки

3

Витрати на найм інших житлових приміщень

Договір найму (оренди) житла (для конкретного відрядження)**, акт наданих послуг

4

Оплата телефонних переговорів

Рахунки, квитанції

5

Витрати на обов'язкове страхування та інші витрати, пов'язані із правилами в'їзду та перебування в місці відрядження (у т. ч. податки і збори)

Страхові поліси і т. д. (наприклад, для витрат на паркування автомобіля – квитанції про оплату)

* Рахунок є обов'язковим документом для всіх осіб, які надають послуги із проживання. Тому якщо, наприклад, підприємець-єдинник, якому належить готель, випише відрядженому тільки товарний чек, то, щоб уникнути включення вартості проживання до доходу, що обкладається ПДФО, рекомендуємо вимагати від нього й рахунок. Зазначимо, що форма готельного рахунка № 4-г рекомендована Наказом Держбуду України від  13.10.2000 р. № 230 до застосування всім готельним господарствам України незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
** Житлове приміщення може орендуватися не тільки на строк відрядження фізособи. Договір найму (оренди) житла може бути укладений на досить довгий період, щоб «дати притулок» у квартирі будь-якому працівнику, направленому у відрядження до населеного пункту з орендованою квартирою. У цьому випадку підприємство буде нести витрати на оренду житла, які не можна пов'язати з конкретним відрядженням. Їх слід розглядати як звичайні (не на відрядження) витрати, пов'язані з господарською діяльністю підприємства.