Виплата авансу працівникам на практичних прикладах

17.12.2018 38913 2 4

Акценти цієї статті: як правильно визначити суму авансу працівникові і чим загрожують підприємству помилки в розрахунку авансу; як структура заробітної плати впливає на розмір авансу; чи застосовується ПСП до авансу; як спростити розрахунок авансу для бухгалтера і при цьому не порушити норми чинного законодавства.

З місяця в місяць бухгалтер виплачує працівникам частину зарплати авансом, тобто ще до закінчення поточного періоду, за який нараховується зарплата. Нагадаємо, що є авансом і чим загрожує підприємству невиплата авансу або його виплата в неповному обсязі.

Відповідальність за порушення трудового законодавства

Бухгалтерові слід бути гранично уважним при розрахунку авансу, оскільки виплата його в розмірі, меншому від установленого законодавством, чревата штрафом за ст. 265 КЗпП.

Який саме штраф застосовується за невиплату (неповну виплату) авансу?

Із цього питання є різні думки. Так, Мінсоцполітики в листі від 16.03.18 р. № 118/0/22-18 доходить висновку, що застосовується штраф на підставі абзацу третього ч. 2 ст. 265 КЗпП – за виплату зарплати та інших виплат, передбачених законодавством про працю, не в повному розмірі. Розмір штрафу – 3 МЗП (мінімальні зарплати), тобто 11 169 грн. (для 2018 року).

Держпраці в листі від 03.04.18 р. № 2547/4/4.1-ДП-18 стверджує, що виплата авансу не в повному обсязі є недотриманням мінімальних державних гарантій. А значить, у цьому випадку повинен застосовуватися штраф на підставі абзацу четвертого ч. 2 ст. 265 КЗпП. Тут розмір штрафу – 10 МЗП за кожного працівника, тобто 37 230 грн. (для 2018 року).

Ми вважаємо, у цьому випадку повинен застосовуватися штраф у розмірі 1 МЗП, передбачений абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог трудового законодавства.

Загальні вимоги до виплати авансу

Почнемо з того, що самого терміну «аванс» чинне законодавство не містить. Правильно говорити «заробітна плата за першу половину місяця». Але оскільки термін «аванс» використовується повсюдно, ми вживатимемо його і далі, маючи на увазі під ним зарплату за першу половину місяця.

У які строки має бути виплачений аванс?

Відповідно до ч. 1 ст. 115 КЗпП роботодавець повинен виплачувати зарплату працівникам регулярно в робочі дні не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, і не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який проводиться виплата. Іншими словами, зарплата повинна бути виплачена не пізніше 7-го числа наступного місяця, а аванс – на 16 днів раніше.

На замітку! Кожний роботодавець зобов’язаний внутрішнім документом затвердити строки виплати як для зарплати за першу половину місяця, так і для остаточного розрахунку із зарплати за місяць.

У якому розмірі потрібно нараховувати аванс?

Розмір авансу не може бути меншим від суми оплати, нарахованої за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Не вважаються відпрацьованим часом дні відпустки, перебування на лікарняному і час, не відпрацьований з інших причин. Тобто такий час не включають до розрахунку авансу.

Які виплати не входять до розрахунку авансу?

Зарплата нараховується працівникам за повний місяць, а аванс – це міжрозрахункова виплата. У ст. 115 КЗпП мається на увазі іменна виплата авансу (на руки, «чистими»). Тому немає необхідності враховувати при виплаті авансу премії, доплату зарплати до рівня МЗП, індексацію.

Чи буде правильним ураховувати ПСП при оподаткуванні авансу?

Ні. У пп. 169.2.1 Податкового кодексу сказано, що ПСП застосовується до нарахованого місячного доходу у вигляді зарплати. А авансову виплату доходом за місяць назвати не можна.

На замітку! Розмір авансу має бути узгоджений з представником трудового колективу або із профспілкою, але не може становити менше від суми оплати за фактично відпрацьований час, розрахованої виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) працівника) (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці»).

Практичні ситуації

Розглянемо в табличному вигляді розрахунок і виплату авансу в різних ситуаціях.

Загальна умова для всіх ситуацій: аванс виплачується за грудень 2018 року, норма робочого часу – 20 робочих днів (далі – р. д.) (158 робочих годин, далі – р. год.). Додатково зазначені для кожної ситуації: графік роботи, а також фактично відпрацьований час.

Нюанс! Ми за основу для розрахунку взяли робочі години, хоча підприємство може взяти і робочі дні (якщо не йдеться про підсумований облік робочого часу або про скорочений робочий час).

Таблиця 1.
Розрахунок у ситуаціях, коли немає роботи
в нічний час, святкові та вихідні дні

Ситуація	Умови для розрахунку	Мінімально допустима сума авансу до виплати
1	2	3
1	Структура зарплати працівника: – оклад – 1 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу); – індексація – 80 грн. (умовно, за повністю відпрацьований місяць); – доплата зарплати до рівня МЗП – 1 743 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу). Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 10 р. д. (80 р. год.), графік його роботи: 8 р. год./40 р. год.*	1 900 грн. : 158 р. год. х х 80 р. год. = 962,03 грн. Сума авансу до виплати: 962,03 грн. х 0,805** = = 774,43 грн.
2	Структура зарплати працівника: – оклад – 1 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу); – індексація – 80 грн. (умовно, за повністю відпрацьований місяць); – доплата зарплати до рівня МЗП – 1 743 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу). Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 10 р. д. (20 р. год.), графік роботи – стандартний, тобто норма робочого часу за місяць становить 158 р. год., проте працівник згідно із заявою і наказом керівника фактично працює неповний робочий день: 2 р. год./10 р. год.	1 900 грн. : 158 р. год. х х 20 р. год. = 240,51 грн. Сума авансу до виплати: 240,51 грн. х 0,805 = = 193,61 грн.
3	Структура зарплати працівника: – оклад – 1 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу); – індексація – 80 грн. (умовно, за повністю відпрацьований місяць); – доплата зарплати до рівня МЗП – 1 743 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу). Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 10 р. д. (20 р. год.), графік роботи – скорочений: 2 р. год./10 р. год. Припустимо, що для цього працівника норма робочого часу за місяць становить 40 р. год., а не 158 р. год. Тобто за відпрацьовані протягом місяця 40 р. год. працівникові буде нарахована зарплата в повному обсязі	1 900 грн. : 40 р. год. Х х 20 р. год. = 950 грн. Сума авансу до виплати: 950 грн. х 0,805 = 764,75 грн.
Зверніть увагу! У ситуаціях 2 та 3 працівники відпрацювали однакову кількість робочих годин, але при цьому їм розраховано аванс у різних сумах. Причина: за інших рівних умов (оклад, відпрацьований час) на розмір авансу істотно вплинула місячна норма робочого часу. Цей момент необхідно враховувати за наявності нестандартних для роботодавця графіків роботи.
* Тут і далі графік роботи подано у форматі «р. год. за день/р. год. за тиждень». ** Сума до виплати = Сума нарахована х 0,805 (з урахуванням утримання ПДФО 18 % і військового збору 1,5 %, далі – ВЗ).
4	Структура зарплати працівника: оклад – 3 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу). Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 10 р. д. (80 р. год.), графік роботи – 8 р. год./40 р. год.	3 900 грн. : 158 р. год. Х х 80 р. год. = 1 974,68 грн. Сума авансу до виплати: 1 974,68 грн. х 0,805 = = 1 589,62 грн.
Зверніть увагу! У ситуаціях 1 та 4 працівники відпрацювали однакову кількість робочих годин, норма робочого часу для обох ситуацій однакова, проте оклади згідно зі штатним розписом – різні. За інших рівних умов (норма робочого часу за місяць і відпрацьований час) на розмір авансу істотно вплинув оклад працівника, установлений у штатному розписі.
5	Структура зарплати працівника: оклад – 3 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу). Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 6 р. д. (36 р. год.), графік роботи стандартний, тобто норма робочого часу – 158 р. год., проте працівник згідно зі своєю заявою фактично працює в режимі скороченого робочого дня і одночасно скороченого робочого тижня: понеділок – середа – п’ятниця, 6 р. год./18 р. год.	3 900 грн. : 158 р. год. Х х 36 р. год. = 888,61 грн. Сума авансу до виплати: 888,61 грн. х 0,805 = = 715,33 грн.

У табл. 1 ми розібрали прості ситуації, коли графік роботи не зачіпає нічний час або святкові та неробочі дні. Справедливо було б розібрати і ситуації, пов'язані з виплатою авансу співробітникам, які працюють у нічний час, вихідні, святкові та неробочі дні (див. табл. 2, нумерація ситуацій продовжена).

Таблиця 2.
Розрахунок у ситуаціях, коли була робота
в нічний час, святкові та вихідні дні

Ситуація

Умови

Мінімально допустима сума авансу до виплати

Структура зарплати працівника:
– оклад – 1 900 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу);
– індексація – 80 грн. (умовно, за повністю відпрацьований місяць);
– доплата зарплати до рівня МЗП 1 743 грн. (пропорційно до відпрацьованого часу);
– доплата за роботу в нічний час.
Із 1 по 15 грудня працівник відпрацював 75 р. год. (з них 26 р. год. – нічні). На підприємстві встановлено підсумований облік робочого часу, графік роботи – позмінний з нічними годинами (див. табл. 3).
Згідно з внутрішніми документами підприємства доплата за нічний час становить 30 % від окладу

(1 900 грн. : 155 р. год. х 75 р. год.) +
+ (1 900 грн. : 155 р. год. х 30 % х
х 26 р. год.) = 1 014,96 грн.

Сума авансу до виплати:

1 014,96 грн. х 0,805 =
= 817,05 грн.

Варіант графіка роботи до ситуації 6.

Таблиця 3

Число грудня	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Робочі години	5	–	10	5	5	–	10	5	5	–	10	5	5	–	10
Початок і закінчення зміни в поточному дні	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19
Робочі години нічного часу	5	–	–	2	5	–	–	2	5	–	–	2	5	–	–

Якщо змінювати оклад у більший бік, то автоматично збільшуватиметься величина авансу за фактично відпрацьований час. Адже доплата за роботу в нічний час, а також у святкові та неробочі дні, за роботу понад норму безпосередньо залежить від розміру окладу.

Припустимо, у проміжку з 1-го по 15-те число був святковий день, у який наш працівник працював. Тоді для визначення розміру авансу бухгалтерові необхідно було б урахувати роботу в такий день та оплатити її згідно зі ст. 107 КЗпП, тобто в подвійному розмірі.

Актуальні запитання

Ми розібрали 6 ситуацій. Для кожної розрахунок досить трудомісткий, оскільки необхідно постійно робити поправку на період відпустки, хвороби, обчислювати доплату за нічний час, святкові дні.

Чи можна спростити розрахунок авансу, наприклад виплачувати аванс у фіксованій сумі?

Так, можна. Головне, щоб така виплата була не нижча, ніж за фактично відпрацьований час. Для цього необхідно затвердити фіксовану суму авансу («чиста сума»), наприклад, 50–60 % від окладу (або в іншому розмірі).

Будьте уважні! Головне, щоб установлена вами фіксована величина не виявилася нижчою, ніж плата за фактично відпрацьований час. Інакше виникне ситуація з неповною виплатою зарплати, яка чревата штрафами (див. про це вище).

Давайте подивимося, що у нас виходить.

Таблиця 4

(грн.)

Оклад	Аванс (сума «на руки») = 50 % окладу	Аванс (сума «на руки») = 60 % окладу
1 900	950	1 140
3 900	1 950	2 340

Якщо зіставити розмір фіксованого авансу з табл. 4 з розміром авансу від такого ж окладу, розрахованого за фактично відпрацьований час з таблиць 1 та 2, то видно, що можна зробити розрахунок простіше і швидше.

Чи будуть складнощі в оподаткуванні авансу, розрахованого у фіксованій сумі?

Дійсно, в описаних вище шести ситуаціях ми маємо базу для оподаткування, а у спрощеному варіанті – тільки суму до виплати.

Наша відповідь: оскільки цей спосіб ми назвали спрощеним, відповідно, для нього має бути і спрощений механізм оподаткування.

Наприклад, підприємство виплачує працівникам аванс, використовуючи спрощений спосіб (у фіксованих сумах). Серед таких працівників є особи з інвалідністю, до зарплати яких застосовується знижена ставка ЄСВ 8,41 %, а також працівники відокремлених підрозділів, не уповноважених самостійно нараховувати і виплачувати зарплату. Оподаткування авансу працівників такого підприємства наведемо в табл. 5 (сума авансу до виплати – умовна).

Таблиця 5

(грн.)

Рядок	Категорія працівників	Сума авансу до виплати	База для оподаткування	ПДФО
1	2	3	4	5
1	Працівники основного офісу (з урахуванням авансу особам з інвалідністю)	60 000,00	60 000 : 0,805 = = 74 534,16	74 534,16 х 18 % = = 13 416,15
2	Працівники підрозділу в м. Запоріжжя (з урахуванням авансу особам з інвалідністю)	10 250,00	10 250 : 0,805 = = 12 732,92	12 732,92 х 18 % = = 2 291,93
3	Працівники підрозділу в м. Київ (з урахуванням авансу особам з інвалідністю)	15 460,00	15 460 : 0,805 = = 19 204,97	19 204,97 х 18 % = = 3 456,89
4	Інформаційно: чисельність працівників-інвалідів підприємства з урахуванням працівників-інвалідів у підрозділах	5 340,00	5 340 : 0,805 = = 6 633,54	Х
5	Загальна сума (ряд. 1 + ряд. 2 + ряд. 3)	85 710,00	106 472,05	19 164,97

Зверніть увагу! Суми ВЗ та ЄСВ до таблиці не включені! Це пов'язано з тим, що ці платежі сплачуються за місцем реєстрації підприємства, а ПДФО – як за місцем реєстрації основного підприємства, так і за місцями реєстрації підрозділів.

База для зарплати працівників-інвалідів необхідна нам для визначення суми ЄСВ за зниженою ставкою. Для розрахунку суми ВЗ використовуємо підсумкову суму графи 3.

Розрахунок буде таким:

ВС:

106 472,05 грн. х 1,5 % = 1 597,08 грн.;

ЄСВ 8,41 %:

6 633,54 грн. х 8,41 % = 557,88 грн.;

ЄСВ 22 %:

(106 472,05 грн. – 6 633,54 грн.) х 22 % = 21 964,47 грн.

Для зручності подальшої сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ доцільніше округляти до найближчих 10 грн., хоча це не обов'язково.

На замітку! При спрощеному способі розрахунку авансу податки і збори нараховуються виходячи із загальної суми авансу до виплати (а не за кожним окремим працівником). У багатьох облікових бухгалтерських програмах автоматизовано такий алгоритм розрахунку. Якщо ж для вашого підприємства він так само прийнятний, проте ваша облікова програма не дозволяє його автоматизувати, ви можете створити аналогічну таблицю в Excel, у якій задати певні формули.

Складності в цьому розрахунку не буде. Як правило, у довіднику працівників може бути проставлений фіксований розмір авансу, який потраплятиме до відомості на виплату автоматично.

Як визначити суму авансу за спрощеним способом його розрахунку в разі відсутності на роботі співробітника з різних причин (відпустка, лікарняний, прогул тощо)?

Для такого випадку можна, наприклад, фіксовану суму авансу розділити на норму робочого часу за проміжок виплати авансу (тобто за період з 1-го по 15-те число) і помножити на фактично відпрацьований час у цьому часовому інтервалі та округлити до найближчих 5–10 грн.

Кожне підприємство, використовуючи спрощений спосіб розрахунку авансу, як правило, самостійно для себе розробляє певні алгоритми дій, які застосовує в тих або інших ситуаціях і які залежать від структури та розмірів зарплати. У деяких випадках можна і не зменшувати розмір авансу за декілька днів відсутності на роботі з будь-якої причини. Наприклад, велика премія за підсумком місяця може нівелювати таку переплату і за підсумком місяця заборгованості за працівником із зарплати не буде.

Висновки

Зарплату за першу половину місяця (аванс) потрібно виплачувати обов'язково – цього вимагає трудове законодавство.

Розрахунок авансу роблять одним із способів:

залежно від посадового окладу (тарифної ставки) і кількості відпрацьованого часу (робочих днів або робочих годин) у першій половині місяця (з 1-го по 15-те число);
у відсотках до посадового окладу (тарифної ставки) (наприклад, у розмірі 60 %).

Спосіб визначення авансу слід зафіксувати в колдоговорі (іншому локальному документі роботодавця).

Базою для розрахунку податків і зборів є не сума авансу до виплати («чистими»), а приведена до нарахованої сума авансу («грязними»).

оплата праці трудове законодавство аванс питання-відповіді приклад зарплата відповідальність за порушення трудового законодавства виплата