Облік доходів і витрат у фізособи-єдинника

Розмір отриманого доходу, як і правильність його визначення, дуже важливі для фізособи-підприємця – платника єдиного податку (далі – єдинник), тому що від цього залежить можливість його знаходження на спрощеній системі оподаткування. Крім того, виходячи з розміру доходу, отриманого єдинником, визначається сума єдиного податку, що підлягає сплаті до бюджету. У цій консультації ми розповімо про особливості обліку доходу і витрат у єдинника, а також про їх відображення в Книзі обліку доходів (для неплатників ПДВ) і Книзі обліку доходів і витрат (для платників ПДВ).

Облік доходів

Облік доходів повинні вести всі єдинники (пп. 296.1.1 і 296.1.2 Податкового кодексу України; далі - ПК). Розглянемо докладніше, які суми входять і не входять до доходу єдинника.

Що включається до доходу єдинника

Доходом єдинника є дохід, отриманий протягом звітного періоду в грошовій (готівковій та/або безготівковій), матеріальній або нематеріальній формі (пп. 1 п. 292.1 ПК). Датою отримання доходу є дата надходження коштів як у готівковій, так і безготівковій формі, а також дата підписання акта приймання-передачі при безплатному отриманні товарно-матеріальних цінностей (п. 292.6 ПК). Із чого складається дохід єдинника і коли він виникає, покажемо в таблиці.

Склад доходу єдинника

У випадку використання платіжних терміналів при здійсненні розрахунків за товари (послуги) доходом єдинника вважається вся сума, що надійшла на його рахунок, включаючи комісію банку (ЗІР, категорія 107.4).

На думку ДФС (ЗІР, категорія 107.04), крім доходів, перелічених у таблиці, до оподатковуваного доходу єдинника входять суми компенсаційних витрат на інформаційно-технічне забезпечення судового процесу, судового збору та держмита, повернуті за рішенням суду третьою особою на його поточний рахунок. Причому кошти, отримані як компенсація (відшкодування) за рішеннями судів за будь-які попередні звітні періоди, не потрапляють до доходу, що дає право фізособі-підприємцю реєструватися єдинником або залишатися на спрощеній системі оподаткування (п. 292.15 ПК).

Зауважимо, що єдинник має право вільно користуватися коштами для власних потреб зі свого рахунка в національній валюті, який відкритий для здійснення господарської діяльності, за умови сплати всіх податків.

Власні кошти, унесені на поточний рахунок самим єдинником, включаються до його оподатковуваного доходу. Виняток становить виручка, унесена на його рахунок, якщо на момент унесення вона вже була відображена в Книзі обліку (докладніше див. нижче) як виручка від реалізації. Для цього в платіжних документах слід указати в полі «призначення платежу» – виручка за певний період. При цьому сума коштів, унесених на поточний рахунок за певний період, не повинна перевищувати дохід, відображений у Книзі обліку за цей період (Узагальнююча консультація, затверджена наказом ДПС України від 24.12.12 р. № 1183).

Що не включається до доходу

До складу доходу єдинника не входять (п. 292.1, 292.11 ПК):

• пасивні доходи (проценти, дивіденди та роялті, страхові виплати та відшкодування). Нагадаємо, порядок обкладання пасивних доходів єдинника визначено в п. 170.3–170.5 ПК;
• суми ПДВ у єдинників, зареєстрованих платниками ПДВ;
• поворотна фінансова допомога, якщо вона повернута протягом 12 календарних місяців із дня її отримання. Якщо таку допомогу не повернули в зазначений строк, вона включається до доходу: у єдинників першої та другої груп – за підсумками звітного року, на який припадає строк її повернення; у єдинників третьої групи – за підсумками звітного кварталу, на який припадає строк повернення;
• суми кредитів;
• кошти цільового призначення, які надійшли з Пенсійного фонду України та інших фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування, із бюджетів або державних цільових фондів, у тому числі в рамках реалізації державних або місцевих програм;
• суми повернутих авансів або передоплати за товар (роботи, послуги), якщо таке повернення відбувається в результаті повернення товару, розірвання договору або згідно з листом-заявою про повернення коштів;
• сума помилково зарахованих коштів. Зауважимо, що якщо такі кошти повернуто в наступному звітному періоді, то спочатку єдинник повинен урахувати їх у складі доходу, а потім може відкоригувати дохід у тому звітному періоді, у якому відбудеться повернення, при наявності документів, що підтверджують помилкове зарахування коштів (ЗІР, категорія 107.04);
• кошти, що надійшли як оплата за товари (роботи, послуги), продані в період знаходження фізособи на загальній системі оподаткування. При цьому вартість таких товарів (робіт, послуг) повинна бути включена до доходу на дату реалізації в період знаходження на загальній системі;
• кошти в частині надміру сплачених податків, зборів та ЄСВ, повернутих на рахунок єдинника;
• суми податків і зборів, включаючи ЄСВ, нараховані відповідно до норм законодавства, якщо єдинник виконував функції податкового агента.

Якщо єдинник реалізує рухоме або нерухоме майно, яке належить йому на праві власності як фізособі, але використовується в його господарській діяльності (наприклад, автомобіль, житлові та нежитлові приміщення, земельні ділянки та інше майно), то отриманий дохід не вважається доходом від підприємницької діяльності і не включається до доходу єдинника (ЗІР, категорія 107.04).

Особливості обліку доходу в інвалюті

Суму авансу або оплати за поставлені товари (роботи, послуги) в іноземній валюті в доходах звітного періоду перераховують у гривні за офіційним курсом НБУ на дату отримання такого доходу (п. 292.5 ПК).

Зміна курсу валют на розмір доходів не впливає ні при продажу інвалюти на МВРУ, ні при наявності залишків інвалюти на поточному рахунку на дату закінчення звітного періоду (ЗІР, категорія 107.04).

Якщо надходження передоплати та відвантаження товарів (робіт, послуг) покупцю здійснюються частинами, то дохід від реалізації визнають у сумі авансових платежів із застосуванням валютних курсів, виходячи з послідовності їх отримання.

Нагадаємо, до 08.06.16 р. включно згідно з постановою Правлiння НБУ від 03.03.16 р. № 140 здійснюється обов'язковий продаж на МВРУ 75 % надходжень в інвалюті. Це робить уповноважений банк без доручення клієнта на наступний робочий день після дня зарахування таких надходжень на розподільчий рахунок єдинника. На думку ДФС (ЗІР, категорія 107.02), оскільки розподільчі рахунки використовуються банківськими установами як транзитні, до доходу єдинника включаються кошти, що надійшли на його поточний рахунок у гривнях від обов'язкового продажу інвалюти на МВРУ. Решта 25 % інвалюти враховуються як дохід у гривні за офіційним курсом НБУ на дату їх надходження на валютний рахунок єдинника.

Облік витрат

Єдинники третьої групи – платники ПДВ зобов'язані вести облік витрат. Але сума витрат ніяк не впливає на базу оподаткування. До складу витрат єдинник може включити:

• витрати на придбання товарів (робіт, послуг);
• витрати на оплату праці у випадку залучення найманих осіб і сплачений при цьому ЄСВ;
• інші витрати, пов'язані з господарською діяльністю, зокрема витрати на зв'язок, сплату орендних і комунальних платежів і т. п.

Заповнення Книги обліку

Єдинник для обліку отриманих доходів і витрат зобов'язаний вести спеціальну Книгу обліку. Зазначені в ній суми використовуються ним для заповнення податкової декларації платника єдиного податку.

Зверніть увагу: якщо єдинник протягом робочого дня не отримував дохід, то заповнювати Книгу обліку не потрібно.

Книга обліку ведеться на вибір єдинника в паперовому або електронному вигляді.

Для ведення Книги обліку в паперовому вигляді єдинник повинен самостійно придбати її, заповнити на титульному аркуші свої дані, прошити, пронумерувати, закріпити своїм підписом і подати на реєстрацію до органу ДФС. Записи в Книзі обліку виконуються чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Виправлення вносяться шляхом здійснення нового запису (із відображенням від’ємного або додатного значення), який засвідчується підписом єдинника. У випадку реєстрації нової Книги обліку протягом звітного періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга зберігається в єдинника протягом трьох років після закінчення останнього звітного періоду.

Для ведення Книги обліку в електронному вигляді єдинник зобов'язаний отримати в акредитованому центрі посилені сертифікати відкритих ключів, укласти з органом ДФС за основним місцем обліку договір про визнання електронних документів, направити туди заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі. Потім орган ДФС протягом трьох робочих днів направляє єдиннику повідомлення про реєстрацію Книги обліку із зазначенням реєстраційного номера і дати реєстрації. Електронна Книга обліку заповнюється так само, як і паперова. Дані за підсумками робочого дня вносяться щодня, але не пізніше наступного календарного дня. У ній допускаються виправлення помилок або коригування шляхом включення додаткового рядка, у якому відображається від’ємне (неправильне) або додатне (правильне) значення.

Форма Книги обліку залежить від того, є єдинник платником ПДВ чи ні.

Для неплатників ПДВ

Єдинники – неплатники ПДВ заповнюють Книгу обліку доходів, форма якої затверджена наказом Мінфіну України від 19.06.15 р. № 579. Записи в Книзі обліку доходів здійснюються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід. Крім того, підсумовуються підсумки за місяць, квартал і рік. Зверніть увагу: у графі 6 «Усього» не повинно бути зазначене від’ємне значення (ЗІР, категорія 107.07).

Розглянемо на прикладі особливості заповнення Книги обліку доходів.

ПРИКЛАД 1
Єдинник другої групи 29.04.16 р. отримав:

• гроші за проданий товар (готівкою – 2 000 грн., безготівковими – 1 000 грн.);
• повернення передоплати за постачання, що не відбулося у зв’язку з розірванням договору – 500 грн.;
• передоплату (готівкою) для надання посередницьких послуг – 2 500 грн., у тому числі сума його винагороди – 250 грн.

Заповнимо Книгу обліку доходів за 29.04.16 р. (див. фрагмент).

Для платників ПДВ

Єдинники третьої групи, які є платниками ПДВ, заповнюють Книгу обліку доходів і витрат, форма якої також затверджена Наказом № 579.

Облік доходів і витрат ведеться касовим методом. У розд. ІІ «Витрати» у графах 2, 3 і 6 відображаються витрати, безпосередньо пов'язані з отриманням доходу, на підставі первинних документів про здійснення витрат у день фактичної оплати.

Покажемо на прикладі, як заповнити Книгу обліку доходів і витрат.

ПРИКЛАД 2
Єдинник третьої групи – платник ПДВ 28.04.16 р. отримав оплату за послуги в сумі 6 000 грн. (у т. ч. ПДВ – 1 000 грн.), повернення часткової передоплати за товар у зв'язку з розірванням договору – 2 400 грн. (у т. ч. ПДВ – 400 грн.). У цей же день минув строк позовної давності за кредиторською заборгованістю за отримані послуги в сумі 300 грн. (у т. ч. ПДВ – 50 грн.).

Протягом 28.04.16 р. єдинник виконав такі операції:

• оплатив оренду приміщень для ведення господарської діяльності – 1 800 грн. (у т. ч. ПДВ – 300 грн.);
• виплатив зарплату найманим працівникам – 4 025 грн.;
• перерахував до бюджету з виплаченої зарплати ПДФО і військовий збір – 975 грн.; ЄСВ – 1 100 грн.

Виходячи з наявних даних заповнимо Книгу обліку доходів і витрат:

• розд. I «Доходи»:
   – у графі 1 указується дата отримання доходу «28.04.16 р.»;
  – графах 2 і 4 – сума оплати за послуги «5 000,00». При цьому повернення оплати від постачальника в сумі 2 000 грн. не відображається в Книзі, остільки не є доходом;
  – графі 6 – кредиторська заборгованість з терміном позовної давності, що минув, «250,00»;
  – графі 7 – загальна сума доходів за день «5 250,00»;
• розд. II «Витрати»:
  – у графі 1 указується дата запису «28.04.16 р.»;
  – графі 4 – витрати на оплату праці «5 000,00»;
  – графі 5 – нарахований ЄСВ «1 100,00»;
  – графі 6 – сума орендної плати «1 500,00»;
  – графі 7 – загальна сума витрат за день «7 600,00».

Висновки

Для цілей оподаткування всім єдинникам слід вести облік своїх доходів. Крім того, єдинники – платники ПДВ зобов'язані вести ще й облік витрат для цілей обкладання ПДВ.