Інвентаризація: строки, періодичність, документування

25.01.2019 10466 0 1

Річна інвентаризація: організація, проведення, відображення результатів і відповідальність

Інвентаризація – це передбачений законом спосіб перевірки активів і зобов’язань підприємства та документального підтвердження, необхідний для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (п. 6 ст. 145 Господарського кодексу; п. 1 ст. 10 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Основними нормативними документами, якими слід керуватися сільгосппідприємствам для проведення інвентаризації та оформлення її результатів, є:

Інструкція про порядок прийняття, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах та організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.08 р. № 155;
Методичні рекомендації з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств (додаток до листа Мінагрополітики від 04.12.03 р. № 37-27-12/14023, далі – Методрекомендації № 14023);
Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879).

Коли інвентаризація є обов’язковою

Проведення інвентаризації забезпечує власник (власники) або вповноважений орган (посадовець), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (далі – керівник підприємства). Він зобов’язаний створити необхідні умови, визначити об’єкти інвентаризації, періодичність і строки, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим (див. табл. 1).

Таблиця 1.
Випадки обов’язкової інвентаризації

№ з / п	Випадки обов'язкової інвентаризації	Дата інвентаризації	Обсяги інвентаризації	Підстава
1	2	3	4	5
1	Перед складанням річної фінансової звітності	До дати балансу	Суцільна	П. 7 pозд. І Положення № 879; п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419 (далі – Порядок № 419)
2	У разі передання майна держпідприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна держпідприємства, перетворення держпідприємства тощо	На дату передання	Майно, яке передається в оренду чи яке приватизується	П. 12 Порядку № 419; п. 3 Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.93 р. № 158 (далі – Положення № 158); п. 7 pозд. І Положення № 879
3	У разі зміни матеріально відповідальної особи (далі – МВО), керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) у разі колективної (бригадної) матвідповідальності	На день приймання-передання справ	В обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні	П. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
4	У разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей	На день установлення таких фактів	В обсязі, визначеному керівником підприємства	П. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
5	За судовим рішенням або на підставі належно оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації	У строк, зазначений у належно оформленому документі відповідних органів	В обсязі, зазначеному в документі відповідних органів	П. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
6	У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха	На день після закінчення таких явищ	В обсязі, визначеному керівником підприємства	П. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
7	У разі припинення підприємства (установи)	На дату, визначену ліквідаційною комісією (ліквідатором)	Суцільна	ст. 111 Цивільного кодексу (далі – ЦК); п. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
8	У разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами	На дату такого переходу	Суцільна	П. 12 Порядку № 419; п. 7 pозд. І Положення № 879
9	У разі відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії щодо недовантаження товарів	На дату отримання претензії (відмови постачальника задовольнити претензію)	Вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено вказані претензії	П. 9 pозд. І Положення № 879
10	В інших випадках, передбачених законодавством	У строки, визначені іншими нормативно-правовими актами	В обсязі, передбаченому законодавством	П. 7 pозд. І Положення № 879

Строки річної інвентаризації

За загальним правилом, установленим п. 10 розд. І Положення № 879, для підтвердження річної фінзвітності інвентаризацію слід провести у тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня до 31 грудня звітного року включно. Проте є ще рекомендовані Мінагрополітики строки проведення інвентаризації специфічних для сільгосппідприємства активів (див. табл. 2).

Таблиця 2.
Строки та періодичність проведення
річної інвентаризації активів і зобов’язань

№ з / п	Об’єкт інвентаризації	Строк проведення	Періодичність проведення
1	2	3	4
Відповідно до Положення № 879 (п. 10 розд. І)
1	Земельні ділянки, будівлі, споруди, інші об'єкти нерухомості	Протягом трьох місяців до дати річного балансу (з 1 жовтня до 31 грудня)	Один раз на 3 роки*
2	Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій та об'єктів основних засобів, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством)		Щороку
3	Запаси (крім незавершеного виробництва, напівфабрикатів та матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством)
4	Поточні біологічні активи
5	Дебіторська і кредиторська заборгованість
6	Доходи та витрати майбутніх періодів
7	Інші зобов'язання
8	Незавершені капітальні інвестиції	Протягом двох місяців до дати річного балансу (з 1 листопада до 31 грудня)	Щороку
9	Незавершене виробництво
10	Напівфабрикати
11	Фінансові інвестиції
12	Грошові кошти
13	Кошти цільового фінансування
14	Забезпечення
15	Розрахунки з бюджетом
16	Розрахунки з відрахувань на ЄСВ
17	Об’єкти основних засобів, які відбувають у тривалі рейси	До їх тимчасового вибуття, але до дати балансу	Щороку
18	Інші ТМЦ, що знаходяться поза підприємством на дату проведення інвентаризації	До їх тимчасового вибуття, але до дати балансу	Щороку
* Це правило не поширюється на нерухоме майно держпідприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. передане в оренду, концесію, та держмайно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизацїї. Їх інвентаризацію проводять відповідно до Методики проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затвердженої постановою КМУ від 30.11.05 р. № 1121, та Положення № 158.
19	Інструменти, пристосування, інвентар	Протягом трьох місяців до дати річного балансу (з 1 жовтня до 31 грудня)	Протягом 3 років в обсязі понад 30 % об'єктів щорічно
20	Бібліотечні фонди*	За рішенням керівника може проводитися протягом року згідно з установленим графіком	Щороку
21	Дорогоцінні метали в обладнанні, приладах	Одночасно з такими активами	Щороку
Відповідно до п. 1.4 Методрекомендацій № 14023
22	Незавершене виробництво у рослинництві	Станом на 1 листопада	Щороку
23	Яйця птиці в інкубаторах	Станом на 1 січня	Щороку
24	Незавершене виробництво в рибництві	На дату вилову	Щороку
25	Продукція сільгоспвиробництва (за винятком кормів, насіння, шкірота хутросировини, готових виробів, продукції промислових та інших виробництв і господарств)	Не пізніше 1 грудня	Щороку
26	Корми
27	Насіння
28	Мінеральні та органічні добрива
29	Гербіциди, пестициди та інші засоби захисту рослин
30	Напівфабрикати власного виробництва	Станом на 31 грудня	Щороку
31	Незавершене виробництво у промислових, допоміжних, інших виробництвах і господарствах
32	Доросла продуктивна та робоча худоба
33	Молодняк тварин, тварини на відгодівлі
34	Птиця, кролі, звірі
35	Плодові та ягідні розсадники та насадження	До настання зими (у IV кварталі)	Щороку
36	Бджолосім’ї	Восени	Щороку
* За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць – протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць.

Форми інвентаризаційних документів

Результати інвентаризації оформлюються з використанням інвентаризаційних описів, актів інвентаризації і звіряльних відомостей. Положення № 879 не встановлює типових форм цих документів. Як зазначено в п. 14 розд. II цього Положення, інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

З цією метою сільгосппідприємства можуть узяти за базу:

форми первинної облікової документації для підприємств та організацій, затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. № 241 (далі – Постанова № 241) (див. листи Держкомстату від 26.05.04 р. № 03-04-05/41 і від 30.01.03 р. № 03-04-05/18);
типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572. Вони обов’язкові для застосування бюджетними установами, а інші суб’єкти господарювання можуть їх використовувати за бажанням. На це прямо вказує п. 2 зазначеного наказу. Водночас ніщо не забороняє включати до інвентаризаційних форм інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка діяльності підприємства;
спеціалізовані форми, наведені в додатках до Методрекомендацій № 14023.

Більше про інвентаризаційні форми розповість табл. 3.

Таблиця 3.
Форми інвентаризаційних документів

№ з / п	Об’єкти інвентаризації	Форми документів
1	2	3
Cкладаються під час перевірки фактичної наявності активів та зобов’язань
1	Основні засоби (крім земельних ділянок), інші необоротні матеріальні активи	Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № инв-1)¹. Інвентаризаційний опис основних засобів і нематеріальних активів (форма № Інв-1с.-г.)²
2	Земельні ділянки	Інвентаризаційний опис земельних угідь (форма № Інв-2с.-г.)²
3	Нематеріальні активи (крім об’єктів права інтелектуальної власності)	Інвентаризаційний опис основних засобів і нематеріальних активів (форма № Інв-1с.-г.)². Інвентаризаційний опис необоротних активів³
4	Об’єкти права інтелектуальної власності	Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4)⁴
5	Фінансові інвестиції	Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій³. Акт про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються⁵– при інвентаризації цінних паперів
6	Капітальні інвестиції	Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (форма № инв-10)¹– застосовують при інвентаризації незавершених ремонтів будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об’єктів основних засобів. Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва (форма № Інв-9с.-г.)². Інвентаризаційний опис незакінчених ремонтів основних засобів (форма № Інв.-11 с.г.)². Інвентаризаційний опис необоротних активів³
7	Багаторічні насадження	Інвентаризаційний опис багаторічних насаджень (форма № Інв-3с.-г.)². Інвентаризаційний опис розсадників (форма № Інв-10с.-г.)²
8	Робоча та продуктивна худоба	Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (форма № Інв-8с.-г.)²
9	Тварини на вирощуванні та відгодівлі	Інвентаризаційний опис робочої худоби та продуктивних тварин, птиці, бджолосімей (форма № Інв-8с.-г.)²
10	Товарно-матеріальні цінності, крім тих, для яких порядок проведення інвентаризації регулюють спеціальні документи (нафти і нафтопродуктів, спирту тощо)	Інвентаризаційний ярлик (форма № инв-2)¹. Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-3)¹. Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма № инв-4)¹. Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № инв-5)¹. Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (форма № инв-6)¹. Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № Інв.-4с.г.)². Акт інвентаризації товарів відвантажених (форма № Інв.-5с.г.)². Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей прийнятих/зданих/на відповідальне зберігання (форма № Інв.-6с.г.)². Акт інвентаризації матеріалів та товарів, які знаходяться в дорозі (форма № Інв.-7с.г.)². Інвентаризаційний опис запасів³. Інвентаризаційний опис (типова форма № М-21)⁶
¹Затверджено Постановою № 241. ²Наведено в додатках до Методрекомендацій № 14023. ³Затверджено Наказом № 572. ⁴Затверджено наказом Мінфіну від 22.11.04 р. № 732. Зауважимо: виходячи з п. 7.2 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку нематеріальних активів, затверджених наказом Мінфіну від 16.11.09 р. № 132, зазначену форму можна застосовувати для відображення результатів інвентаризації не тільки об’єктів прав інтелектуальної власності, а й усіх інших нематеріальних активів. ⁵Наведено в додатку 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148. ⁶Затверджено наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193.
11	Нафтопродукти на підприємстві	Розпорядження про інвентаризацію (форма № 20-НП)¹. Акт інвентаризації (форма № 24-НП)¹. Журнал контролювання за виконанням розпоряджень щодо проведення інвентаризації (форма № 21-НП)¹. Акт інвентаризації нафтопродуктів (нафти), які належать підприємству і перебувають на відповідальному зберіганні (форма № 30-НП)¹
12	Незавершене виробництво	Інвентаризаційний опис незавершеного виробництва та незакінченого будівництва (форма № Інв-9с.-г.)². Інвентаризаційний опис розсадників (форма № Інв-10с.-г.)²
13	Готівкові грошові кошти	Акт про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються³
14	Грошові кошти на рахунках	Акт про результати інвентаризації грошових коштів⁴
15	Грошові документи	Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № инв-16)⁵. Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності⁴
16	Розрахунки з дебіторами і кредиторами	Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17)⁵. Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № инв-17)⁵. Інвентаризаційний опис розрахунків з дебіторами і кредиторами (форма № Інв.-14с.г.)². Інвентаризаційний опис контрактних зобов’язань, непередбачених активів і зобов’язань, гарантій та забезпечення наданих і отриманих, списаних активів (форма № Інв.-15с.г.)². Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами⁴. Довідка до акта інвентаризації розрахунків про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув⁴. Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання⁴. Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків⁴
17	Резерв сумнівних боргів	Акт інвентаризації резерву сумнівних боргів (довільної форми)
18	Витрати майбутніх періодів	Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № инв-11)⁵. Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № Інв.-12с.г.)²
19	Забезпечення майбутніх витрат і платежів	Акт інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів (довільної форми)
20	Доходи майбутніх періодів	Акт інвентаризації доходів майбутніх періодів (довільної форми)
21	Активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках⁶	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № инв-5)⁵. Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей прийнятих/зданих/на відповідальне зберігання (форма № Інв.-6с.г.)². Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання⁴. Складають окремі інвентаризаційні описи (акти) залежно від виду майна
¹Наведено в додатках до Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпустку та обліку нафти та нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої наказом Мінпаливенерго, Мінтрансзв’язку, Мінекономіки, Держспоживстандарту від 20.05.08 р. № 155. ²Наведено в додатках до Методрекомендацій № 14023. ³Наведено в додатку 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148. ⁴Затверджено Наказом № 572. ⁵Затверджено Постановою № 241. ⁶Проведення суцільної інвентаризації таких активів вимагає п. 6 розд. І Положення № 879. Крім того, потреба в інвентаризації таких активів випливає опосередковано з положень інших нормативних актів. Зокрема, згідно зі ст. 942, 943 та 945 ЦК підприємство несе контроль за фактичною наявністю, якістю та станом матеріальних цінностей, отриманих на відповідальне зберігання чи комісію, або давальницької сировини. Отже, оскільки підприємство несе відповідальність, то й інвентаризацію позабалансових активів слід проводити. У результаті можливе виявлення пересортиці, нестачі та надлишків.
22	Бланки суворого обліку	Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № инв-16)¹. Інвентаризаційний опис бланків суворого обліку (форма № Інв.-16с.г.)². Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітност³
Складаються в разі виявлення розбіжностей між даними бухобліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації)
23	Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № инв-18)¹
24	Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № инв-19)¹
25	Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № Інв.-17с.г.)²
26	Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних і інших цінностей (форма № Інв.-18с.г.)²
27	Відомість результатів інвентаризації (форма № Інв.-19с.г.)²
28	Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів
29	Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів³
30	Порівняльна відомість результатів інвентаризації нафтопродуктів (нафти) (форма № 27-НП)⁴
Складаються за результатами інвентаризації
31	Протокол інвентаризаційної комісії
32	Наказ про затвердження результатів інвентаризації
¹Затверджено Постановою № 241. ²Наведено в додатках до Методрекомендацій № 14023. ³Затверджено Наказом № 572. ⁴Наведено в додатках до Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпустку та обліку нафти та нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої наказом Мінпаливенерго, Мінтрансзв’язку, Мінекономіки, Держспоживстандарту від 20.05.08 р. № 155.

інвентаризація на підприємстві інвентаризаційний опис форми документів первинний документ школа бухгалтера інвентаризація активів інвентаризація зобов’язань школа: інвентаризація строки інвентаризації