Головний бухгалтер: як знайти баланс у власному житті

Продовжуємо серію публікацій про розвиток ділових навичок бухгалтера. Сьогодні розкриємо секрети особистого та професійного зростання, як змінити ставлення керівника до бухгалтера, як організувати роботу головного бухгалтера та його підлеглих.
Також розглянемо, як знаходити щастя в тому, що у вас вже є, і наполегливо прагнути до того, чого ви бажаєте досягти.

Наводимо мости з керівництвом

Розхожим можна назвати вираз про те, що керівник підприємства – це голова, а бухгалтер – його права рука. Кожного місяця «голова» спостерігає за тим, як ця рука відрізує великий шматок пирога під назвою «дохід підприємства» і перенаправляє його до бюджету у вигляді сплати податків та обов'язкових зборів. При цьому сам розрахунок розміру такого шматка залишається для «голови» загадкою. І доти, доки керівник бачитиме в бухгалтерові тільки розраховувача податків, між ними не виникне взаєморозуміння.

Як змінити ставлення керівника до бухгалтера?

• По-перше, ви повинні порозумітися з директором у буквальному розумінні цього слова. Не пояснюйте йому ситуацію, оперуючи сухими бухгалтерськими термінами. Говоріть зрозумілою для співбесідника мовою. Чим складніша ситуація – тим простішими і наочнішими мають бути ваші пояснення.
• По-друге, показуйте керівникові в першу чергу роботу, пов'язану зі збереженням і примноженням активів підприємства. Розкажіть, як ви дієте, щоб оптимізувати оподаткування, контролювати витрати тощо. Тобто керівникові має бути зрозуміло, що, наприклад, правильне оформлення первинних документів – це економічна безпека підприємства, а не ваша примха.

Дисципліна як фундамент будь-якого успіху

На тренінгах з особистого зростання можна почути багато різних рекомендацій, як бухгалтерові самому стати успішним і зробити успішним своє підприємство. Але, на моє тверде переконання, основа успіху в будь-якій справі, а в бухгалтерії тим більше – це дисципліна.

Чому так несподівано? Тому що дисципліна – це трамплін між наміром щось зробити і реалізацією намірів на практиці.

Успіх приходить у першу чергу до людей, які готові за необхідності плисти проти течії, а це можливо тільки за наявності дисципліни.

Дисципліна – це фундамент, на якому в результаті будується будь-який успіх.

Організація роботи головного бухгалтера і підлеглих

Людина ніколи не приходить до успіху одна. Тому формуйте успішну команду, ґрунтуючись на простих принципах:

1. Оточення робить короля, але й король робить своє оточення. Не забувайте про це, формуючи свою команду. Хороших підлеглих потрібно шукати, а не намагатися змінити людей, зробити з «поганих» хороших. Запам'ятайте: люди можуть змінити себе самі, але ви їх – ніколи. Тому не витрачайте час на перевиховання співробітників. Пам'ятайте, що ви головний бухгалтер, а не вихователь або вчитель початкових класів.

2. Оцінюйте тверезо своїх співробітників і використовуйте їх сильні сторони. Але у будь-якому випадку не переоцінюйте їх можливості, інакше вас як керівника чекає розчарування: усе, що ви отримаєте – це нещасні підлеглі. Відомий бізнес-тренер Джим Рон говорив: «Не посилайте ваших качок до школи для орлів».

3. Визнавайте і підкреслюйте успіхи ваших підлеглих. Це здається банальним правилом, але на практиці ми не забуваємо негативно висловитися при кожній помилці співробітника, зате похвалу залишаємо тільки у своїх думках.

Ви не зможете мотивувати співробітників тільки грошовою винагородою: і внаслідок складної економічної ситуації, і тому що виплата премії не завжди залежить від вас особисто. Крім того, виплата премії на постійній основі – це вже не стимул, а частина зарплати. А підвищувати зарплату нескінченно не виходить навіть у найуспішніших компаніях. Та зате всі грамотні керівники пам'ятають, що визнання заслуг співробітника працює не менше, ніж премія. Тому що визнання – це підтвердження значущості співробітника для компанії та його достоїнств.

4. Чітко формулюйте цілі, які ви ставите перед підлеглими. Конкретні цілі стимулюють людей виконувати завдання – вони розуміють, що їм треба робити, а не комплексують через свою «нездатність» виконати завдання, як у випадку з розмитою метою.

Ваше завдання як керівника – визначити і довести до відома підлеглих довгострокові та короткострокові цілі. Без постановки і ранжування цілей ви не зможете ефективно управляти своїм часом.

5. Розставляйте пріоритети самі. Як це не дивно, але більшість людей не знають, із чого розпочати, і тому нічого не встигають або роблять роботу неякісно.

6. Не забувайте про те, що робота бухгалтерії схильна до «сезонних» коливань. Пік навантаження припадає на період підготовки і здачі звітності, потім настає відносне затишшя. Тому розподіляйте навантаження залежно від ваших «спекотних» і «прохолодних» сезонів.

Як усе встигати і не допускати помилок

Час – це найцінніший ресурс, який ми маємо у своєму розпорядженні. Чому? З тієї простої причини, що цей ресурс не можна відновити. Уміння поводитися із цим ресурсом серйозно впливає на все, що відбувається в нашому житті.

У багатьох західних компаніях засуджується, якщо людина затримується на роботі. Це означає, що вона не вміє розподілити або ефективно використовувати свій робочий час.

Мода на трудоголіків минає, тому що такі люди орієнтовані на сам процес, а не на результат.

Виділивши час на виконання конкретної роботи, приділяйте їй максимум уваги, тобто концентруйтеся на тому, що ви робите зараз. У результаті ви працюватимете інтенсивніше, що не означає довше. Збільшуйте продуктивність праці, а не час перебування на робочому місці.

Ефективне використання неможливе без планування. Нехай вашим правилом буде: «Я не починаю свій день, поки не складу його план».

Секрети особистого і професійного зростання

Важко відчувати себе щасливою людиною, будучи безвідмовним. Тому навчіться говорити слово «ні». Не будьте категоричні, відмовити завжди можна у ввічливій формі: «На жаль, зараз я не можу вам допомогти. Але якщо у мене в розкладі щось зміниться – я обов'язково вам повідомлю».

Життя щасливої людини неможливе без дотримання правила, яке я називаю «Правило закритих дверей». За дверима свого будинку залишайте домашні проблеми, за дверима офісу – робочі нелади. Коротко кажучи, на роботі працюйте, удома займайтеся сім'єю і відпочивайте. Не турбуйте співробітників у відпустці і привчайте їх не турбувати вас. Хороший керівник не той, без якого компанія не може обійтися жодного дня, а той, хто правильно організував роботу своєї команди і спокійно може піти у відпустку.

Правило закритих дверей – одна зі стратегій ефективного використання часу. Не розпилюйтеся – ви не встигнете все і скрізь одночасно.

Витрачайте свій особистий час тільки на людей, які цікавлять вас. Шукайте людей, які знають більше за вас у галузі життя, що цікава вам. Таким чином ви отримаєте за короткий час концентрат потрібних вам знань.

І на завершення бажаю вам знаходити щастя в тому, що у вас уже є, і наполегливо прагнути до того, чого ви бажаєте добитися.

Ольга ТУЧАК, головний бухгалтер