Із консультації ви дізнаєтеся, як правильно оформити кадрові документи в цьому випадку, кому і на якій підставі слід виплатити суми, що належать померлому працівникові.
Документальне підтвердження смерті працівника
Документами, що підтверджують смерть людини, є:
1. Свідоцтво про смерть, яке видається органом державної реєстрації актів цивільного стану (п. 6 Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 р. № 52/5).
2. Судове рішення про визнання особи померлою – у випадку, якщо в місці постійного проживання людини відсутні відомості про її місце перебування протягом (ст. 46 Цивільного кодексу, далі – ЦК):
- 3 років – у загальному випадку;
- 6 місяців – якщо людина пропала безвісти при обставинах, що дають підстави припустити її загибель від певного нещасного випадку;
- 1 місяця – після завершення роботи спеціальної комісії, створеної внаслідок надзвичайних ситуацій техногенного або природного характеру, якщо є підстави вважати людину загиблою від певного нещасного випадку або інших обставин унаслідок надзвичайних ситуацій техногенного або природного характеру;
- 2 років – після закінчення військових дій, якщо людина пропала безвісти у зв’язку з військовими діями. З огляду на конкретні обставини вона може бути оголошена померлою до закінчення цього строку, але не раніше закінчення 6 місяців.
Зверніть увагу: до отримання документа, що підтверджує смерть працівника, ви не маєте права звільнити працівника!
Подати підприємству копії документів, що підтверджують факт смерті працівника, зможуть його родичі, які заінтересовані в передачі таких документів підприємству-роботодавцю для отримання грошових сум, що належали померлому. Відомості про близьких родичів або членів сім’ї працівника (дружина, чоловік, батьки, дорослі діти) зазначаються в особистій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату, Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656).
Оформлення кадрових документів
У разі смерті працівника роботодавцеві необхідно документально оформити припинення з ним трудових відносин.
Табель обліку робочого часу
Трудові відносини між померлим працівником і роботодавцем фактично припиняються в день смерті працівника, оскільки більше немає однієї зі сторін договору. Але документально оформити припинення трудових відносин, тобто видати відповідний наказ (розпорядження), роботодавець зможе пізніше, після отримання документального підтвердження факту смерті.
Тобто залишається період між датою фактичного припинення роботи у зв’язку зі смертю і датою видання наказу (розпорядження) про припинення дії трудового договору. Ці дні слід відобразити в табелі обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489) таким чином:
- якщо смерть працівника не викликає сумнівів і надалі буде підтверджена свідоцтвом про смерть, то відсутність працівника можна відобразити як «інші причини нез’явлень, код літерний – «І», цифровий – «30»;
- якщо працівник пропав безвісти (відсутні відомості про його місцезнаходження), тоді до отримання судового рішення про визнання такого працівника померлим відсутність працівника можна відобразити як «нез’явлення з нез’ясовних причин, код літерний – «НЗ», цифровий – «28»;
Наказ про припинення трудових відносин
Отримавши документ, що підтверджує смерть працівника, підприємству-роботодавцю необхідно видати наказ (розпорядження) про припинення із працівником трудових відносин. Його формулювання залежатиме від того, яким документом підтверджується смерть працівника.
Якщо смерть працівника підтверджуватиметься:
- свідоцтвом про смерть або відомостями, наданими медичною установою чи органом внутрішніх справ, – формулювання наказу (розпорядження) буде таким: «Робота завідувача складу Романенка Миколи Георгійовича припинена 10.02.17 р. у зв’язку зі смертю»;
- судовим рішенням про визнання працівника померлим – тоді формулювання наказу (розпорядження) буде таким: «Роботу вантажника Матвієнка Романа Валентиновича припинено 23.11.16 р. у зв’язку з визнанням його судом померлим».
Трудова книжка
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин до трудової книжки вноситься запис, зміст якого повинен відповідати формулюванню, наведеному в такому наказі (розпорядженні) (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58, далі – Інструкція № 58), наприклад (див. фрагмент):
Після смерті працівника його трудова книжка видається найближчим родичам під розписку або на їх вимогу надсилається поштою (п. 4.3 Інструкції № 58). Підставою буде заява на ім’я керівника підприємства, до якої додано документи, що підтверджують смерть працівника і споріднення заявника з померлим. Якщо трудову книжку віддати нікому (родичі не звернулися за її отриманням), її слід зберігати на підприємстві протягом 50 років. А потім трудова книжка може бути знищена в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
Які виплати належать померлому працівникові
Грошові суми, що належать померлому працівникові, залежно від виду виплати, виплачуються підприємством-роботодавцем членам сім’ї померлого або його спадкоємцям.
Членам сім’ї померлого працівника виплачуються (ст. 1227 ЦК):
- заробітна плата;
- допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
- відшкодування у зв’язку з каліцтвом або іншим завданням шкоди здоров’ю;
- інші соціальні виплати.
Спадкоємцям виплачується компенсація за невикористані дні (ч. 6 ст. 83 КЗпП):
- щорічної відпустки;
- додаткової відпустки, якщо померлий працівник мав дітей або повнолітню дитину – інваліда дитинства підгрупи А групи 1 (ст. 19 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР).
Таке розділення виглядає трохи дивно. Але законодавча колізія між вимогами ст. 1227 ЦК і ч. 6 ст. 83 КЗпП не повинна викликати хвилювань:
- по-перше, компенсація за невикористані дні відпустки є різновидом заробітної плати. Цей висновок випливає зі змісту ст. 74 КЗпП (у ній ідеться про надання працівникам оплачуваних відпусток зі збереженням заробітної плати), а також із вимог п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, згідно з яким компенсація за дні невикористаних оплачуваних відпусток обчислюється виходячи із середньої зарплати працівника;
- по-друге, на практиці найчастіше спадкоємцями є члени сім’ї. Крім того, згідно з ч. 3 ст. 1268 ЦК спадкоємець, який на момент відкриття спадщини (дата смерті працівника) постійно проживав разом із спадкодавцем, уважається таким, що прийняв спадщину, якщо протягом 6 місяців із дня смерті спадкодавця не заявив про відмову від спадщини.
Підставою для роботодавця виплатити вищезгадані суми буде заява одного або декількох членів сім’ї, до якої мають бути додані документи, що підтверджують споріднення із померлим, і документ, що підтверджує його смерть.
Кому слід виплатити гроші
Сім’я створюється на основі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, інших підстав, не заборонених законом (ч. 4 ст. 3 Сімейного кодексу).
Найближчими родичами є: батьки, подружжя, діти, брати або сестри.
У разі відсутності вищезгаданих родичів виплати, що належать померлому працівникові, можуть бути отримані іншими членами сім’ї, наприклад:
- усиновлювачами або усиновленими;
- бабою, дідом, прабабою або прадідом;
- дорослими внуками;
- рідними або двоюрідними братами або сестрами;
- мачухою або вітчимом;
- падчеркою або пасинком;
- тіткою або дядьком;
- племінником або племінницею;
- іншими родичами за походженням.
Спадкоємцями померлого можуть бути як члени його сім’ї, так і інші особи залежно від порядку спадкоємства: згідно із законом або за заповітом.
Висновки
У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин. Для цього необхідно видати відповідний наказ на підставі свідоцтва про смерть або рішення суду про визнання працівника померлим.
Усі належні померлому працівникові грошові суми виплачуються роботодавцем членам його сім’ї або спадкоємцям.