Працівник підприємства направляється у відрядження до м. Відня (Австрія). Раніше він за кордоном не бував. Ми знаємо, що тепер для поїздки до Європи не вимагається отримання візи. Як оформити таке відрядження, якими документами забезпечити працівника, щоб він безперешкодно дістався до місця призначення і виконав завдання відрядження?
Європейським парламентом був затверджений Регламент від 17.05.17 р. № 2017/850, який скасував візовий режим для громадян України стосовно 30 європейських країн. Цей документ опублікований в офіційному журналі Євросоюзу 22.05.17 р. і набув чинності 11.06.17 р.
Після запровадження безвізового режиму громадяни України отримали можливість поїхати до країн – учасниць Шенгенської угоди без отримання в'їзної візи держави призначення.
Безвізовий режим відкрив українському бізнесу безліч можливостей для розвитку: це і пошук партнерів, і обмін досвідом, і участь у різних виставках, конференціях та інших профільних заходах. Крім того, безвізовий режим дозволяє навчатися в ЄС у рамках короткострокових програм на строк не більше 90 днів. Для тривалого навчання доведеться оформити спеціальну візу, але короткі стажування, курси, семінари, участь у наукових конференціях цілком вписуються в установлений строк перебування.
Згідно з інформацією, опублікованою на сайті МЗС України (див. розділ «Про Україну»/«європейська інтеграція»/«Безвізовий діалог Україна-ЄС»), громадяни України зможуть в'їжджати без візи до таких держав:
- усі члени ЄС: Австрія, Бельгія, Болгарія, Угорщина, Німеччина, Греція, Данія, Іспанія, Італія, Республіка Кіпр, Латвія, Литва, Люксембург, Мальта, Нідерланди, Польща, Португалія, Румунія, Словаччина, Словенія, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чехія, Швеція, Естонія. Виняток (віза потрібна): Великобританія, Ірландія, неєвропейські території Франції (Гваделупа, Мартініка, Гвіана, Реюньон, Майотта, Нова Каледонія і заморські співтовариства та території) і Нідерландів (Аруба, Кюрасао і Сент-Мартен – у Карибському басейні);
- 4 держави – асоційовані учасники Шенгенської угоди: Ісландія, Ліхтенштейн, Норвегія та Швейцарія;
- 4 держави, де діє візове законодавство ЄС: Андорра, Сан-Маріно, Ватикан, Монако.
Основні правила в'їзду до вищеперелічених країн:
1. Безвізовий режим дозволяє короткострокове перебування в країні призначення: до 90 днів протягом будь-яких 180 днів. Це формулювання означає, що розглядається 180-денний період, що передує кожному дню перебування.
Порушення цього правила може стати причиною відмови у в'їзді до шенгенської зони в майбутньому. Тому, якщо на підприємстві плануються часті відрядження, рекомендуємо розрахувати точний дозволений строк перебування в країні призначення для конкретного працівника, використовуючи дані його закордонного паспорта з позначками прикордонних служб, оскільки для різних груп країн правило 90/180 працює по-своєму.
Докладніше дізнатися, як працює «шенгенський калькулятор» можна на сайті «Відкрий Європу», а сам розрахунок зробити на сайті Єврокомісії. У випадку якщо фізособі необхідно знаходитися в ЄС довше граничного строку, їй необхідно буде оформити візу.
2. Щоб їздити до Європи без візи, потрібно отримати біометричний закордонний паспорт громадянина України, який буде дійсний протягом 10 років. Від звичайного закордонного паспорта цей документ відрізняється наявністю електронного чіпа, де записані оцифрована фотографія, а також відбитки пальців і підпис власника паспорта в електронній формі.
Важливий момент: біометричний закордонний паспорт, з яким громадянин України в'їжджає до ЄС, повинен бути дійсний не менше 3 місяців після запланованого повернення додому.
Детальну інформацію про правила оформлення біометричних закордонних паспортів та інформації, яку вони містять, можна отримати на офіційному сайті Державної міграційної служби України. Там же можна знайти список необхідних документів і вартість оформлення паспорта. Громадянам України зі звичайними закордонними паспортами потрібно, як і раніше, оформляти візу.
3. Перетин іноземцями кордону з європейськими країнами регламентує Шенгенський прикордонний кодекс.
Ознайомитися з його офіційним текстом можна на сайті, який забезпечує доступ до законодавства Євросоюзу. Або можна скористатися таким джерелом, як сайт громадської організації «Європа без бар'єрів», де викладено неофіційний переклад Шенгенського прикордонного кодексу.
Прикордонник має право перевірити виконання таких вимог (незалежно від наявності візи):
- наявність документа для перетину кордону (наприклад, закордонного паспорта);
- переконливе обґрунтування мети та умов перебування в країнах Європи;
- наявність достатніх фінансових коштів для перебування в ЄС і для повернення додому. Примірні щоденні витрати, на які може орієнтуватися прикордонник, можна побачити на сайті Єврокомісії, а також на інтерактивній карті громадської організації «Європа без бар'єрів». Вимоги для різних країн розрізняються;
- відсутність фізособи в переліку осіб, яким заборонено в'їзд до ЄС;
- відсутність із боку фізособи загрози для громадського порядку, безпеки, громадського здоров'я і міжнародних відносин.
Для перевірки мети бізнес-поїздок і відряджень на кордоні можуть запитати такі підтвердні документи, як запрошення на зустріч або інший документ, що підтверджує торговельні або ділові стосунки; квиток на виставку або захід, якщо це і є мета поїздки.
Якщо мета поїздки – участь у наукових, культурних заходах, тоді можуть запитати запрошення, вхідні квитки, дані про реєстрацію або програму (причому в них повинні бути зазначені назва організації, що приймає, та строк перебування) або будь-які інші прийнятні документи, що підтверджують мету поїздки.
Як довести, що на поїздку достатньо грошей?
Довести фінансове забезпечення поїздки можна, маючи на руках готівкові кошти, тревел-чеки, оплачений рахунок на проживання і квитки, фінансові гарантії сторони, що запрошує, платіжні картки міжнародних платіжних систем.
Зверніть увагу! Не обов'язково показувати виписки з банків про стан рахунка, довідки з місця роботи. Але якщо у прикордонника виникнуть сумніви, то на кордоні вас можуть попросити підтвердити наявність коштів на банківському рахунку – за допомогою банкоматів у зоні прикордонного контролю, інтернет-банкінгу або телефонного дзвінка до банку.
Також нагадуємо, що одному працівникові може бути видана готівкова інвалюта та/або дорожні чеки на загальну суму, що не перевищує норм вивезення інвалюти (дорожніх чеків), установлених НБУ (згідно з п. 2.4 Правил, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.17 р. № 200).
Норми вивезення становлять (п. 2 гл. 2 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 27.05.08 р. № 148):
- у сумі, що не перевищує в еквіваленті 10 000 євро, – без письмового декларування митному органу;
- у сумі, що перевищує в еквіваленті 10 000 євро, – за умови письмового декларування митному органу в повному обсязі.
При цьому суми, що перевищують в еквіваленті 10 000 євро, вивозяться за кордон України за наявності документів, що підтверджують зняття готівки з рахунків банків (фінансових установ) винятково в сумі такого перевищення.
Як роз'яснив НБУ в листі від 23.06.09 р. № 13-123/4216-11974, видача готівки з валютного рахунка підприємства в банку може бути підтверджена:
- або заявою про видачу готівки (якщо підприємство має власний примірник цього документа);
- або відповідною довідкою банку, складеною в довільній формі.
Строк дії таких документів – 30 календарних днів починаючи з дня видачі.
Завважимо, що для вивезення валюти на картці подібних обмежень немає, що робить такий спосіб фінансового забезпечення поїздки привабливим, як із погляду зручності, так і з погляду безпеки
4. Для поїздки до ЄС іноземцям необхідно буде придбати поліс медичного страхування, а в разі подорожі на автомобілі – ще й поліс страхування цивільної відповідальності власника транспортного засобу.
Порада: якщо планується відрядження на автомобілі до країн ЄС, можна заздалегідь перевірити завантаженість пунктів перетину кордону на електронному сервісі Державної прикордонної служби України.
Чи може підприємство відшкодувати працівникові витрати на виготовлення біометричного закордонного паспорта або отримання візи у зв'язку з відрядженням?
Формальне законодавство дозволяє не включати до оподатковуваного доходу працівника такі витрати на відрядження, як вартість оформлення закордонного паспорта і візи (пп. «а» пп. 170.9.1 ПК). На практиці оформити закордонний паспорт можна різними шляхами (наприклад, через ДП «Паспортний сервіс», через ОВІР, через турагентство), і вартість оформлення також буде різною.
А законодавством чітко не встановлено, які конкретно витрати можуть бути віднесені на оформлення закордонного паспорта в розумінні пп. 170.9.1 ПК. Тому на практиці не можна виключити ризик визнання таких витрат додатковим благом працівника з утриманням ПДФО та військового збору.
Тим, хто має сумніви у цьому питанні, можемо порекомендувати оформити видачу працівникові нецільової благодійної допомоги в сумі, що не підпадає під обкладення ПДФО та ЄСВ згідно з пп. 168.4.1 та 170.7.3 ПК (у 2017 році неоподатковувана сума становить 2 240 грн. (1 600 грн. х 1,4). Тим більше, що офіційна вартість оформлення закордонного паспорта цілком вписується в таку суму.
Якщо у працівника є закордонний паспорт старого зразка, тоді йому для поїздки до Європи буде потрібна віза. Витрати на отримання візи може взяти на себе підприємство, оскільки її отримання пов'язане з господарською діяльністю (відрядженням) і не є додатковим благом для працівника.