Готуємося до податкової перевірки
Податківці мають право проводити камеральні, документальні (планові та позапланові) і фактичні перевірки. Але своїми наміри вони діляться не завжди. Суб’єкти господарювання завчасно повідомляються лише про планову документальну перевірку. Решта перевірок може стати для роботодавців повною несподіванкою, якщо не підготуватися до них як належить
Олександр Даниленко,
головний редактор журналу «Справочник экономиста»
Перевірки бувають різні
Органи ДПС можуть здійснювати камеральні, документальні та фактичні перевірки. Це право їм надано ст. 75 ПК.
Камеральні перевірки проводяться у приміщенні органу ДПС виключно на підставі даних податкових декларацій (розрахунків) платника податків.
Документальні перевірки можуть бути плановими та позаплановими, виїзними та невиїзними, у ході яких перевіряються:
- своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх податків та зборів;
- дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців;
- правильність укладання трудових договорів, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) тощо.
Планові документальні перевірки проводиться відповідно до плану — графіка перевірок. Зазначений план-графік являє собою перелік платників податків, що підлягають плановій перевірці контролюючими органами у відповідний період календарного року (пп. 14.1.164 ПК).
Позапланові документальні перевірки не включаються до плану роботи органу ДПС, а проводяться за наявності хоча б однієї із обставин, передбачених п. 78.1 ПК.
Виїзні документальні перевірки проводяться за місцезнаходженням платника податків чи місцем розташування об’єкта права його власності. Нагадаємо, місцезнаходженням юрособи є фактичне місце ведення нею діяльності чи розташування офісу, в якому ведеться облік та здійснюється щоденне керування діяльністю (ст. 93 ПК).
Невиїзні документальні перевірки проводиться у приміщенні контролюючого органу.
Фактичні перевірки здійснюються за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об’єктів права його власності. У ході їх проведення органи ДПС перевіряють дотримання платником податків норм законодавства щодо:
- регулювання обігу готівки;
- здійснення розрахункових та касових операцій;
- укладання трудового договору;
- наявності ліцензій, патентів, свідоцтв тощо.
Звертаємо також увагу, що платника податків можуть одночасно перевіряти кілька контролюючих органів. Координація таких перевірок здійснюється відповідно до Порядку № 805
Коли чекати «гостей»?
Про планову документальну перевірку платник податків має бути повідомлений за 10 календарних днів до її початку. Це означає, що в зазначений термін йому має бути вручена під розписку (або надіслана рекомендованим листом з повідомленням про вручення) копія наказу про проведення такої перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати її початку. В іншому разі платник має право не допускати перевіряльників до перевірки.
Періодичність планових перевірок визначається ступенем ризику від діяльності платника податків. Нагадаємо, законодавством передбачено високий, середній та незначний ризик діяльності. Платники з незначним ступенем ризику перевіряються не частіше одного разу на три календарних роки, із середнім — не частіше одного разу на два календарних роки, з високим — не частіше одного разу на один календарний рік.
Щоб мати уявлення про те, як складається план-графік проведення документальних планових перевірок, рекомендуємо ознайомитися із відповідними Методрекомендаціями № 553.
А ось про позапланові перевірки платників ніхто не повідомляє. Проте в деяких випадках можна доволі точно спрогнозувати їх проведення. Зокрема, однією із підстав для позапланової перевірки є виявлення фактів, які свідчать про можливі порушення платником податків податкового, валютного та іншого законодавства за наслідками перевірок інших платників податків.
У таких випадках податковий орган обов’язково має надіслати платнику письмовий запит. Щоб попередити таку перевірку, платник повинен упродовж 10 робочих днів з дня отримання запиту надати органу ДПС відповідні документально підтверджені пояснення. Отже, якщо ви вчасно відреагували на такий запит — можете спати спокійно, а якщо ні — чекайте гостей.
Як і у випадку з позаплановими перевірками, фактичні також можна здійснювати за наявності хоча б однієї з обставин, передбачених у ст. 80 ПК.
Звірки — не перевірки!
З метою отримання податкової інформації контролюючі органи мають право проводити зустрічні звірки даних суб’єктів господарювання щодо інших платників податків. Тобто йдеться про співставлення контролюючими органами даних первинних бухгалтерських та інших документів суб’єкта господарювання та іншого платника податків чи зборів.
Робиться це з метою документального підтвердження та з’ясування реальності господарських відносин між ними, а також встановлення виду, обсягу, якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між такими суб’єктами.
Але зауважимо, відповідно до ПК зустрічні звірки — це не перевірки.
Порядок проведення органами державної податкової служби зустрічних звірок затверджено постановою КМУ від 27.12.2010 № 1232.
Бережіть документи!
Будь-яка перевірка, у тому числі податкова, базується головним чином на перевірці та аналізі документів. Відповідно до ст. 44 ПК з метою оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів.
Якщо до закінчення перевірки платник податків з якихось причин (крім випадків виїмки документів правоохоронними органами) не надасть перевіряльникам документи, що підтверджують його податкову звітність, вважатиметься, що таких документів у нього немає. Відсутність того чи іншого документа автоматично стане підставою для коригування податкових зобов’язань і, як наслідок, для застосування фінансових санкцій.
Якщо ж представники ДПС відмовляються враховувати документи, що надаються їм для перевірки, платник податків до закінчення перевірки має право передати їх копії особисто контролюючому органу, який призначив перевірку, або надіслати їх листом з повідомленням про вручення та описом вкладеного.
Тому, готуючись до перевірки, важливо провести суцільну інвентаризацію усіх первинних документів, на підставі яких нараховувалися податки та збори. Недостатньо бути лише впевненим у правильності оформлення господарських операцій, потрібно ще переконатися, що всі документи, які їх підтверджують, є на місці.
Відсутність у документі належним чином оформлених обов’язкових реквізитів може бути підставою для визнання його недійсним. Тому в ході інвентаризації документів потрібно ретельно перевірити правильність заповнення усіх обов’язкових реквізитів (наявність підписів, номерів, печаток, сум, назв тощо). Варто також уважно перевірити відповідність дат, особливо у документах, що підтверджують здійснення однієї операції. Досить часто документи оформлюють через якийсь час після закінчення операції. До таких ситуацій приділіть максимум уваги, оскільки ймовірність помилок тут зростає.
Крім того, останнім часом податківці прискіпливо перевіряють господарські операції платника податків з метою доказу їх фіктивності. Тож подивіться на проведені операції і з цієї точки зору. Адже навіть тоді, коли, скажімо, операція з придбання товару дійсно мала місце, але відсутні документи, що підтверджують їх транспортування, можуть виникнути неприємності.
У разі завчасного виявлення помилок у вас буде час виправити ситуацію. Наприклад, оформити потрібний документ або попросити зробити це ваших контрагентів.
Документи, які перевіряльникам, на вашу думку, краще не бачити, вилучіть з основної маси робочих документів. Помістіть їх у сейф або спеціальне приміщення. А ще краще, щоб на час перевірки вони взагалі знаходилися поза межами підприємства. Крім того, такі документи можна зберігати у адвоката. Тоді податківцям дістатися до них буде надзвичайно складно.
Нагадаємо, відповідно до пп. 20.1.2 ПК податківці мають право безоплатно отримувати від платників податків довідки, копії документів про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, а також фінансову і статистичну звітність. Крім того, посадовим особам податкової міліції надано аналогічні права (в частині отримання копій документів) (п. 351.1 ПК).
Відповідно до Закону про бухоблік копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень. При цьому обов’язково складається реєстр вилучених документів. Оригінали вилучати заборонено, за виключенням випадків, коли це передбачено кримінальним процесуальним законодавством.
Зараз бухгалтерія ведеться на підприємствах в основному за допомогою бухгалтерських програм на комп’ютері. Тому варто подбати і про завчасне виготовлення необхідних паперових копій. Не варто надавати податківцям повний доступ до ваших комп’ютерних мереж та баз даних.
Пам’ятайте про свої права!
Законодавством, зокрема ст. 17 ПК, передбачено такі права платників, які стосуються перевірок:
- бути присутнім на перевірці та надавати пояснення з питань, що виникають під час її проведення;
- ознайомлюватися та отримувати акти (довідки) перевірок;
- за наявності зауважень щодо змісту актів про проведення перевірки підписувати їх із застереженням;
- письмово заявляти контролюючому органу про свої заперечення.
Якщо платнику податків відомі факти, які можуть свідчити на його користь, він має право вимагати від контролюючих органів проведення їх перевірки (пп. 17.1.8 ПК).
Додаткові запобіжні заходи
Складіть короткі та зрозумілі інструкції для персоналу підприємства, який гіпотетично може контактувати з перевіряючими. Йдеться насамперед про охоронців, секретарів, продавців, касирів, бухгалтерів та інших.
Потрібно чітко пояснити співробітникам, що спілкуватися з податківцями може лише директор і головний бухгалтер підприємства. В деяких випадках перелік уповноважених на таке спілкування може бути розширений. Інші співробітники нічого не повинні пояснювати не перевіряльникам, надавати їм документи та інформацію без дозволу директора підприємства. Саме так працівники і повинні пояснювати свою поведінку контролерам. Зазначений крок не лише мінімізує можливість «сказати щось зайве», а й допоможе керівництву чітко контролювати хід перевірки, розуміти, що перевіряльникам відомо, якими питаннями вони цікавляться в першу чергу.
Зазвичай першими зустрічати перевіряючих доводиться охоронцям і секретарям. Вони повинні ввічливо попросити податківців пред’явити посвідчення в розгорнутому вигляді, записати їх номери, прізвища і посади (якщо вийде — зробити копії посвідчень), а також поцікавитися метою візиту та перевірити наявність направлення на перевірку.
Зазначені особи мають також зафіксувати факт приходу перевіряючих та залишення ними офісу. Для чого це потрібно? Справа в тому що тривалість перевірки чітко регламентована. Для планової перевірки вона не повинна перевищувати:
- 30 робочих днів — для великих платників податків;
- 10 робочих днів — для суб’єктів малого підприємництва;
- 20 робочих днів — для всіх інших платників податків.
Тривалість позапланових перевірок (крім тих, що стосуються відшкодування ПДВ) не повинна перевищувати:
- 15 робочих днів — для великих платників податків;
- 5 робочих днів — для суб’єктів малого підприємництва;
- 10 робочих днів — для інших платників податків.
Тривалість фактичних перевірок не повинна перевищувати 10 діб.
Нагадаємо, великий платник податків — це юридична особа, у якої обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує 500 млн грн або загальна сума сплачених до державного бюджету податків за платежами, що контролюються податковими органами, за такий самий період перевищує 12 млн грн (пп. 14.1.24 ПК).
Суб’єктами малого підприємництва є фізичні особи — підприємці та юридичні особи — суб’єкти господарювання будь-якої організаційно-правової форми та форми власності, у яких середня кількість працівників за календарний рік не перевищує 50 осіб та річний дохід від будь-якої діяльності не перевищує суму, еквівалентну 10 млн євро, визначену за середньорічним курсом НБУ (ст. 55 ГК).
В окремих випадках перевірка може бути продовжена. Строки проведення планових перевірок можуть продовжуватися за рішенням керівника органу ДПС не більше ніж на 15 робочих днів щодо великих платників податків, не більше ніж на 5 робочих днів — щодо суб’єктів малого підприємництва та не більше, ніж на 10 робочих днів — щодо інших платників податків.
Рішення про продовження приймається на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДПС, який здійснював таку перевірку, з викладенням підстав та об’єктивних причин щодо такого подовження. Тому, якщо у розпорядженні будуть дані про те, що, скажімо, податківці відвідували підприємство протягом неповного робочого дня, пізно приходили на перевірку та рано йшли, це може стати серйозною підставою для того, щоб ставити питання (наприклад, перед керівництвом податкового органу) про необґрунтованість подовження строків перевірки.
Не варто забувати, що податківцям надано право у ході перевірки вимагати від платників податків проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки. Тому є сенс провести інвентаризацію самостійно ще до початку перевірки.
ПК надає перевіряючим право користуватися у службових справах засобами зв’язку, які належать платникам податків, яких вони перевіряють. Проте пам’ятайте, що робити це вони можуть лише з дозволу керівників підприємства.
Платник податків зобов’язаний допускати перевіряльників до обстеження приміщень, територій, що використовуються для одержання доходів чи пов’язані з утриманням об’єктів оподаткування. Враховуючи, що контролери можуть вільно пересуватися по підприємству, краще надати їм зручне приміщення, в якому вони могли б комфортно почуватися та не заважати роботі інших співробітників. Небажано розміщати перевіряючих у приміщенні бухгалтерії. Адже таким чином податківці випадково можуть почути із розмов співробітників між собою чи побачити у залишених на столі документах інформацію, яку небажано розголошувати. Також краще, щоб у приміщенні, в якому працюють податківці, був присутній співробітник, який розуміється на податкових та бухгалтерських питаннях і зможе слідкувати за ходом перевірки.
Запишіться у журнал!
Законодавством не передбачено, що податківців можна не допустити до перевірки лише через те, що вони відмовилися розписатися у журналі реєстрації перевірок. Проте запропонувати зробити такий запис все-таки варто. У листі № 5099/К/17-0514 ДПАУ фактично погодилася з тим, що такий журнал податківці мають заповнювати. Проте майте на увазі, що аргументація у цьому листі базується на аналізі нормативного документа, який уже втратив чинність.
Нагадаємо, форма та порядок ведення журналу реєстрації перевірок затверджені наказом Держпідприємництва від 10.08.1998 № 18. Відповідно до зазначеного документа цей журнал ведуть суб’єкти підприємницької діяльності всіх форм власності з метою недопущення несанкціонованих перевірок. Він зберігається на місці здійснення підприємницької діяльності. За наявності у підприємства філій, які також можуть стати об’єктом перевірок, варто потурбуватися, щоб там були заведені окремі журнали.
Журнал має бути прошитий, пронумерований та скріплений підписом керівника підприємства. Будь-який перевіряючий перед початком перевірки повинен зробити запис у журналі. В останній графі «Примітки» посадові особи підприємства, що перевіряється, у разі необхідності можуть записати свої зауваження та зробити помітки про факти порушення їх прав.
По суті, журнал перевірок — єдиний законодавчо передбачений документ, у якому фіксується історія перевірки підприємства. У разі потреби це допоможе відновити у пам’яті моменти, які стосуються тієї чи іншої перевірки.
Сторонні консультанти
Досить часто, дізнавшись про початок перевірки або просто здогадуючись про її проведення, керівники підприємства запрошують сторонніх консультантів, наприклад аудиторів. Ефективність їх роботи не в останню чергу залежить від часу, що залишився до початку перевірки. Якщо часу вдосталь (хоча б кілька тижнів), ретельна перевірка стану податкового обліку, безумовно, не завадить. Адже потім можна буде вивчити рекомендації та вжити відповідних заходів.
Ефективність такої консультації зменшується, якщо до перевірки залишилося кілька днів. У цьому випадку часу на вивчення ситуації у спеціаліста майже не залишається. Але в окремих випадках (наприклад, коли на підприємств новий бухгалтер або незадовільний облік) навіть такий крок може виявитися корисним. Іноді навіть телефонний дзвінок аудитору може виправити ситуацію. Пам’ятайте, що навіть у ході перевірки ви можете запросити його безпосередньо на місце подій для консультацій.
В окремих ситуаціях (коли ви маєте справу з податковою міліцією або існує імовірність порушення кримінальної справи) варто подумати про завчасне залучення адвоката. Адже він може знадобитися для захисту ваших прав у ході перевірки. Маючи можливість ознайомитись із станом справ на підприємстві, адвокат зможе більш ефективно виконувати свою роботу вже під час перевірки.
Коли щось не так — телефонуйте!
Якщо перевіряючі все-таки перевищили свої повноваження або висувають якісь умови, варто зателефонувати в Головне управління внутрішньої безпеки. Саме цьому підрозділу надані повноваження щодо запобігання корупції у Міндоходів, його територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління.
Нагадаємо також, що в Міністерстві доходів та зборів діє сервіс «Пульс платника». Це своєрідна гаряча телефонна лінія. Зателефонувавши за номером (044) 284-00-07, кожен громадянин має можливість повідомити про неправомірні дії, бездіяльність чи корупційні вимоги працівників міністерства.
Нормативна база
ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.
ЦК — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.
ГК — Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.
Порядок № 805 — Порядок координації одночасного проведення планових перевірок (ревізій) контролюючими органами та органами державного фінансового контролю, затверджений постановою КМУ від 23.10.2013 № 805.
Методрекомендації № 553 Методичні рекомендації щодо складання плану-графіка проведення документальних планових перевірок суб’єктів господарювання, затверджені наказом ДПСУ від 27.06.2012 № 553.
Лист № 5099/К/17-0514 — лист ДПАУ від 24.05.2011 № 5099/К/17-0514.
Дата підготовки
18.04.2014