• Швидкий пошук надійних рішень
    і практичної інформації

Uteka

Я шукаю...

Де шукати:

розширений пошук
Отримайте доступ до більше 2 мільйонів готових рішень, публікацій та оглядів
Оформити
передплату

Звітування про відрядження: оновлюємо знання

22.01.2021 83 0 0

Оплата праці за професіями та галузями: запитання-відповіді (частина друга)


Після повернення з відрядження працівник протягом п’яти днів повинен відзвітувати про використання коштів, отриманих на цю мету. Нагадаємо, що треба знати, щоб вчасно і без помилок здійснити це, уникнути порушень та зайвих витрат на сплату податку.


Що таке відрядження

Питання організації відряджень та їх оплати врегульовано положеннями КЗпП, Податкового кодексу (далі – ПК) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Слід звернути увагу, що не кожну поїздку можна вважати відрядженням.

Не є відрядженням:

  • поїздка у зв’язку з навчанням працівника та підвищенням його кваліфікації (таким працівникам виплачується компенсація відповідно до постанови КМУ від 28.06.97 р. № 695, далі – Постанова № 695), поїздки на семінари (звертаємо увагу, що у листі Мінфіну від 20.05.13 р. № 31-07230-16-27/15177 наголошується, що поїздка на семінар – це те саме, що навчання, і до таких працівників треба застосовувати норми Постанови № 695);
  • поїздка, не пов’язана з основною діяльністю установи;
  • поїздки працівників, робота яких має роз’їзний характер, пересувний характер. Наприклад, це можуть бути водії автотранспортних засобів. Необхідною умовою є обумовленість такого характеру роботи у трудовому договорі. Добові таким працівника не виплачуються, однак можуть бути доплати, обумовлені трудовим договором, за роботу, що носить роз’їзний характер (детальніше щодо оформлення таких працівників – у листах Мінфіну від 16.02.17 р. № 31-08030-16-10/4313 і Мінпраці та соцполітики від 13.09.06 р. № 905/13/84-06);
  • службові поїздки за дорученням керівника в межах одного населеного пункту, в якому розташоване постійне місце роботи працівника.

Відрядження має здійснюватися за розпорядженням керівника та бути обмеженим у часі (на певний строк), а виконані під час відрядження завдання мають бути пов’язані з основною діяльністю установи.

Кого можна направляти у відрядження

Не кожен працівник може бути направлений у відрядження.

Без обмежень можливе відрядження працівників установ, тимчасових працівників, сезонних працівників, працівників із неповним робочим часом. Також можна направляти у відрядження засновників і членів керівних органів.

А ось повна заборона існує на відрядження:

  • батька, який має дітей віком до 3 років і виховує їх без матері. До цієї ситуації прирівнюється перебування матері тривалий час у лікувальній установі (ст. 1861 КЗпП);
  • вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП);
  • опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів дітей віком до 3 років (ст. 1861 КЗпП);
  • осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами (вони за визначенням не можуть бути відрядженими, і в таких договорах категорично заборонено вживати термін «відрядження»);
  • працівника в період його тимчасової непрацездатності (лист Мінсоцполітики від 15.11.13 р. № 656/18/99-13).

Отже, працівники наведених вище категорій є захищеними особами, направлення яких у відрядження є порушенням трудового законодавства.

Дотримуючись цих норм, роботодавцеві легко буде визначитися з характером відрядження, а бухгалтерії мати підстави отримати від відряджених осіб звітну документацію та належним чином оформити її.

Звітування про витрачання коштів у відрядженні

Одразу після повернення з відрядження працівник, який отримав кошти на відрядження в установі за місцем своєї роботи, складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт). Форму Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Наказ № 841).

У Звіті має зазначатися мета виконання службового доручення, його терміни, а до нього мають додаватися документи, що підтверджують використання коштів у відрядженні.

Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження.

Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі – платнику податку, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено пп. 170.9.1 ПК та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними із службовими відрядженнями в межах України та за кордон.

У разі надмірного витрачання коштів їх сума повертається працівником у касу чи зараховується на банківський рахунок установи, яка їх видала, до або одночасно з поданням звіту.

Зазначені правила поширюються також на витрати, пов’язані з відрядженням або виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених із використанням платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення 3-го або 5-го, а в окремих випадках – 10-го чи 20-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершує відрядження чи завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за кошти установи, яка надала їх під звіт), то така сума, розрахована з урахуванням п. 164.5 ПК, підлягає обкладенню ПДФО.

Відповідно до п. 167.1 ПК податок утримується з будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за кошти оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У разі якщо працівник припиняє трудові або цивільно-правові відносини з установою, що видала такі кошти, сума ПДФО утримується з коштів останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим унаслідок смерті чи визнання працівника судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується з нарахованого доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Коментарі до матеріалу

Оформити передплату на розділ «Бюджет»

Аргументовані рекомендації, надійні рішення з питань планування, обліку, податків і контролю

1344 грн. / рік

Купити

Кращі матеріали