Приобретение шин для арендованного автомобиля: что с НДС?

Акценты статьи:

• у кого предприятие может арендовать автомобиль;
• когда договор аренды надо заверять нотариально;
• какие документы следует оформить при получении автомобиля в аренду, какую информацию желательно отразить в них;
• учет шин на арендованном автомобиле;
• право арендатора на налоговый кредит при покупке шин для арендованного автомобиля.

Заключение договора аренды автомобиля

Предприятия довольно часто арендуют транспортные средства. И рано или поздно может возникнуть потребность купить новые шины для автомобиля, взятого в аренду. Такая покупка – основание для отражения налогового кредита по НДС. И чтобы у арендатора не возникло с этим проблем, мы хотим в данной статье обратить внимание на важные нюансы, которые касаются оформления договора аренды (чтобы не было повода признать договор недействительным) и первичных документов по учету шин (чтобы не было сомнений в «хозяйственности» операции по замене шин). Ведь любая досадная «мелочь» может быть использована контролирующим органом как зацепка для доначисления налоговых обязательств и применения штрафов.

Какими нормами регулируется заключение договоров аренды?

Взаимоотношения по договорам аренды регулируются ст. 759–786 Гражданского кодекса (далее – ГК) и ст. 283–291 Хозяйственного кодекса (далее – ХК). Об аренде автомобилей речь идет в ст. 798–805 ГК.

Сторонами арендных отношений являются арендодатель и арендатор. Основные характеристики договора аренды:

• передача имущества во временное пользование (при этом собственник имущества не меняется, им остается арендодатель);
• возврат имущества по истечении срока аренды;
• плата за пользование (аренда не может быть бесплатной).

Кто имеет право передать автомобиль в аренду?

Прежде чем взять автомобиль в аренду, вы должны убедиться в полномочиях второй стороны. Передать автомобиль внаем (в аренду), то есть выступить арендодателем, имеет право:

• его владелец или тот, кому принадлежат имущественные права на автомобиль;
• лицо, уполномоченное на заключение договора найма (аренды), то есть действующее на основании доверенности, договора поручения и т. п. (ст. 761 ГК).

Документом, подтверждающим право собственности на автомобиль, является свидетельство о регистрации автомобиля (технический паспорт), выданное соответствующими органами (п. 7, 8, 16 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388).

Кто осуществляет техобслуживание и ремонт автомобиля, переданного в аренду?

Поддерживать арендованный транспортный объект в надлежащем состоянии обязан арендатор. На него же возлагаются и все затраты, связанные с использованием данного транспортного средства (ст. 801 ГК). Если в договоре аренды не указано, какая сторона несет расходы на ремонт автомобиля, тогда считается, что текущий ремонт производит арендатор, а капитальный – арендодатель (ст. 776 ГК). Какой ремонт транспортных средств считается текущим, а какой капитальным, можно узнать из п. 1.3, 3.12–3.19 Положения о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденного приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее – Положение № 102).

Согласно п. 3.19 Положения № 102, операции по замене шин не относятся к реконструкции, модернизации, техническому перевооружению и другим видам улучшений транспортных средств. Эти операции соответствуют термину:

• или «техническое обслуживание» (далее – ТО) (это комплекс операций по поддержанию работоспособности или исправности изделия во время использования по назначению, хранения, транспортировки);
• или текущий ремонт (это ремонт, который выполняется для обеспечения или восстановления работоспособности изделия и заключается в замене и (или) восстановлении отдельных частей – п. 1.3 Положения № 102).

Таким образом, операция по замене шин – это ТО автомобиля или его текущий ремонт.

Как оформить договор аренды автомобиля?

Договор аренды (найма) транспортного средства заключается в письменной форме (ст. 799 ГК). Вы должны проследить за тем, чтобы в договор были включены все существенные условия, такие как (ст. 284 ХК):

• объект аренды (укажите марку автомобиля, год выпуска, номерной знак);
• стоимость объекта аренды (по ней арендатор должен будет отражать данный объект за балансом);
• период, на который заключается договор;
• сумма арендной платы;
• условия восстановления арендованного имущества (в случае его повреждения по вине арендатора);
• условия возврата автомобиля по истечении срока аренды или досрочно.

И помните: договор аренды с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГК). Именно с момента нотариального удостоверения такой договор считается заключенным (ст. 640 ГК). А без печати и подписи нотариуса такой договор является недейст­вительным.

Обратите внимание: транспортные средства (автомобили) регистрируются за юридическими и физическими лицами. Регистрация автомобиля за предпринимателем законодательством не предусмотрена – только за физлицом (письмо Минюста от 04.08.08 г. № 7885-0-33-08). Поэтому возникает вопрос:

Надо ли заверять нотариально договор с физлицом-предпринимателем?

Учитывая положительную судебную практику, договор с физлицом-предпринимателем можно не удостоверять нотариально (п. 2.11 постановления Пленума ВХСУ от 29.05.13 г. № 12). Однако у государственных органов неоднозначное мнение на этот счет. Поэтому такой договор лучше удостоверить нотариально, чтобы избежать судебных разбирательств.

Как оформить передачу автомобиля в аренду?

Когда договор аренды заключен, автомобиль передается арендатору. При этом оформляется акт приемки-передачи. В таком акте желательно отразить техническое состояние передаваемого объекта. В этом прежде всего заинтересован арендатор, так как потом именно ему придется отвечать за недостатки имущества, не зафиксированные при заключении соглашения. В частности, советуем отразить в акте степень износа шин (данные о пробеге), установленных на автомобиль, и запасной шины в комплекте при автомобиле (при наличии).

Вместе с автотранспортным средством арендатору передается свидетельство о регистрации автомобиля (технический паспорт), что отмечается в акте приемки-передачи.

Учет автошин

Шина относится к быстроизнашивающимся составляющим, которые в процессе технической эксплуатации транспортного средства периодически заменяются (п. 1 разд. ІІ Правил, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 26.07.13 г. № 549, далее – Правила № 549). И в Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291 (далее – Инструкция № 291), четко указано, что учет автомобильных шин ведется на субсчете 207 «Запасные части».

Согласно п. 2 разд. ХІІ Правил № 549 на каждую шину (новую, восстановленную, запасную), установленную на транспортное средство, заводится Карточка учета пробега (наработки) пневматической шины (форма приведена в приложении 5 к Нормам, утвержденным приказом Минтранса от 20.05.06 г. № 488). Карточка учета ведется до списания шины (или до момента расторжения договора аренды автомобиля).

По арендованным автомобилям карточки учета заполняются в общем порядке, но при их заполнении целесообразно сделать пометку «арендованный». Чтобы правильно вести учет, нужно иметь подтвержденные документально данные о пробеге шин на момент передачи автомобиля арендатору.

Как учитывать новые шины, установленные арендатором на арендованный автомобиль?

Приобретенные шины (неважно, для своего или арендованного автомобиля) надо приходовать на субсчет 207. Но если оформлен краткосрочный договор аренды, то, как правило, необходимости в замене шин не возникает. Такая необходимость может возникнуть в случае прокола шины (при отсутствии запасной шины в комплекте), при сезонной замене шин, а также при длительной аренде автомобиля, когда шины просто изнашиваются.

Обратите внимание: согласно ст. 779 ГК арендатор не отвечает за ухудшение вещи, если это произошло вследствие нормального ее износа или упущения арендодателя. Вот почему при приемке автомобиля в аренду в акте приемки-передачи необходимо отразить степень износа шин, установленных на автомобиль, и наличие запасной шины в комплекте.

НДС

Давайте посмотрим, что происходит с НДС у арендатора, когда он приобретает шины для арендованного автомобиля. Сразу заметим, что особых отличий из-за того, что шины будут установлены не на собственный, а на арендованный автомобиль, – нет. Хотя нюансы имеются.

Может ли арендатор отразить налоговый кредит по НДС, когда приобретает шины для арендованного автомобиля?

При покупке шин для арендованного автомобиля арендатор имеет право на налоговый кредит без последующего начисления налоговых обязательств при соблюдении двух условий:

• если он использует этот автомобиль в своей хозяйственной деятельности в налогооблагаемых операциях;
• если в договоре аренды обязанность по замене шин не возложена на арендодателя.

Основанием для отражения налогового кредита будет полученная от продавца шин налоговая накладная (далее – НН), зарегистрированная в Едином реестре налоговых накладных (далее – ЕРНН).

Сумму НДС арендатор включает в состав налогового кредита на дату первого события в операции – независимо от того, будут использованы шины в его хоздеятельности или нет, выданы автошины в эксплуатацию или еще нет. Это общее правило для приобретений (п. 198.3, 198.6 Налогового кодекса, далее – НК). А уже по факту использования автомобиля с новыми шинами арендатору надо будет или отозвать налоговый кредит (начислить налоговые обязательства), или нет.

Уточним, что первым событием может быть либо перечисление предоплаты продавцу шин, либо получение от него шин (п. 198.2 НК).

А как арендатору поступить в случае, когда шины покупаются на арендованный автомобиль, который не используется в его хозяйственной деятельности или налогооблагаемых операциях?

В этом случае предприятие-арендатор обязано (п. 198.5 НК):

• начислить налоговые обязательства по НДС, исходя из базы налогообложения, определенной по правилам п. 189.1 НК (т. е. исходя из стоимости приобретения автошин);
• составить не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода и своевременно зарегистрировать в ЕРНН сводную НН по данной операции.

Как поступить в случае, если арендованный автомобиль, на который установлены новые шины, используется арендатором одновременно в налогооблагаемых операциях и в операциях, не облагаемых НДС?

В таком случае арендатору надо действовать согласно п. 199.1 НК. А именно: определить долю использования шин в операциях, не облагаемых НДС. Исходя из этой доли начислить налоговые обязательства и выписать на их сумму сводную НН. Такую НН, как мы уже сказали выше, нужно составить не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода и своевременно зарегистрировать в ЕРНН.

Однако составление сводных НН – это право налогоплательщика, которым он может либо воспользоваться, либо нет. Поэтому на одну отдельную операцию из числа названных в п. 198.5 НК (см. пп. «а»–«г») предприятие может составить и обычную НН – на дату возникновения налоговых обязательств (письмо ГФС от 23.09.15 г. № 22171/10/28-10-06-11).

Для наглядности приведем два условных числовых примера.

Пример 1
Предприятие арендует грузовой автомобиль марки MAN TGS у другого предприятия. Договор аренды был заключен 02.03.15 г. Арендатор (ООО «Стройинвест», занимается строительством промышленных зданий) использует грузовик в своей хоздеятельности (для перевозки стройматериалов). 04.04.16 г. ООО «Стройинвест» приобрело для арендованного автомобиля 4 летние шины стоимостью 16 800 грн. (в т. ч. НДС – 2 800 грн.), что подтверждается НН, зарегистрированной поставщиком 05.04.16 г.

Арендатор – ООО «Стройинвест» может включить сумму НДС (2 800 грн.) в налоговый кредит сразу в апреле – после регистрации НН в ЕРНН или позднее – на протяжении 365 календарных дней с даты составления НН.

Пример 2
ЧП «Кредо» (арендатор) 05.10.15 г. заключило с гражданином Ивановым Р. А. (арендодатель) договор на аренду легкового автомобиля марки Lexus IS. Договор, как полагается, был нотариально заверен. По условиям договора замена шин производится за счет арендодателя. Предприятие 01.04.16 г. приобрело для арендованного автомобиля 4 летние шины стоимостью 19 200 грн. (в т. ч. НДС – 3 200 грн.), что подтверждается НН, зарегистрированной 04.04.16 г. поставщиком. Арендодатель 08.04.16 г. возместил арендатору стоимость шин.

ЧП «Кредо» в апреле включает сумму НДС (3 200 грн.) в налоговый кредит и на эту же сумму начисляет налоговые обязательства. И не позднее 30.04.16 г. составляет сводную НН, которую нужно зарегистрировать в ЕРНН в течение 15 календарных дней после дня выписки НН. В строке «Индивидуальный налоговый номер получателя (покупателя)» предприятие-арендатор ставит условный ИНН «600000000000», а в строке «Получатель (покупатель)» – указывает собственное наименование.

Выводы

1. Договор на аренду автомобиля должен быть заключен в письменной форме, а если стороной договора является физическое лицо (просто гражданин или предприниматель) – нотариально удостоверен.

2. Если предприятие-арендатор несет расходы на замену шин, оно отражает на налоговый кредит по НДС без начисления обязательств при выполнении двух условий. А именно когда:

• арендованный автомобиль используется арендатором в хозяйственной деятельности в налогооблагаемых операциях;
• в договоре обязанность по замене шин не возложена на арендодателя.