Общие правила подачи декларации по НДС

Декларация по НДС: заполнение и исправление ошибок

Заполнение и подача декларации по НДС (далее – декларация) всегда вызывают много вопросов у субъектов хозяйствования (далее – СХ). В консультации рассмотрим, кто, за какой период и в какие сроки обязан подать декларацию, какие документы подаются вместе с декларацией, когда ее можно не подавать.

Кто подает декларацию

Декларацию подают только те СХ, которые зарегистрированы плательщиками НДС (п. 7 разд. I Порядка, утвержденного приказом Минфина от 28.01.16 г. № 21, далее - Порядок № 21). Исключение составляет подача декларации за последний отчетный (налоговый) период СХ, НДС-регистрация которого была аннулирована либо на основании заявления самого плательщика, либо по самостоятельному решению органа ГНС.

Отчетный период и сроки подачи

Плательщики НДС могут применять один из двух отчетных периодов (п. 202.1 Налогового кодекса, далее - НК):

• календарный месяц – это отчетный период, который применяется плательщиками НДС по умолчанию (п. 202.1 НК). По факту большинство плательщиков НДС применяют именно месячный отчетный период;
• календарный квартал – право применять такой период имеют только плательщики НДС, которые уплачивают единый налог (далее – ЕН) (п. 202.2 НК). Это единщики третьей группы, уплачивающие ЕН по ставке 3 %, и единщики четвертой группы.

Особенности квартального периода

В законопроекте № 1210, принятом Верховной Радой 16.01.20 г., предусмотрена отмена квартального отчетного периода (п. 115 разд. I). Но, поскольку этот документ еще не подписан Президентом и не вступил в силу, рассмотрим, кто и как может применять квартальный период.

Как плательщик НДС может воспользоваться квартальным отчетным периодом?

Если налогоплательщик хочет отчитываться ежеквартально, он должен подать заявление о выборе квартального отчетного периода (далее – заявление) по форме приложения 1 к Порядку № 21 (п. 3 разд. II Порядка № 21).

Заявление подается вместе с декларацией за последний отчетный период года (декабрь или IV квартал). В заявлении следует указать (ОИР, категория 101.23):

• дату, с которой выбирается квартальный период;
• период (квартал), с которого налогоплательщик находится на ЕН;
• группу и ставку ЕН на дату подачи заявления.

С какого момента можно начинать применять квартальный отчетный период?

Квартальный отчетный период можно применять только с начала года.

Например, СХ зарегистрировался плательщиком ЕН по ставке 3 % со II квартала 2020 года (до этого находился на общей системе налогообложения). До конца года он будет подавать декларацию ежемесячно, поскольку в середине года перейти на квартальный отчетный период нельзя. И только начиная с I квартала 2021 года он сможет отчитываться поквартально, если с декларацией за декабрь 2020 года подаст заявление. В этом случае в заявлении следует указать:

• дату, с которой выбирается квартальный период: «01 січня 2021 року»;
• период, с которого плательщик находится на ЕН, – «другий квартал 2020 року».

Если СХ уже является квартальным плательщиком НДС, нужно ли подавать в конце года заявление, чтобы остаться им на следующий год?

Если плательщик уже применяет квартальный период в текущем отчетном году, это не означает, что он автоматически будет применять этот период и в следующем. Чтобы остаться квартальным плательщиком на следующий год, он должен подать заявление с декларацией за IV квартал текущего года.

Если он не подаст заявление, то в новом году ему придется отчитываться помесячно (п. 3 разд. II Порядка № 21; ОИР, категория 101.23).

Как быть, если квартальный плательщик переходит с ЕН на общую систему налогообложения и при этом продолжает быть плательщиком НДС?

Такой плательщик теряет право на квартальный период и должен перейти на месячный налоговый период. Такой переход осуществляется плательщиком самостоятельно, начиная с первого месяца перехода на общую систему (п. 202.2 НК). За этот первый месяц должна быть подана месячная декларация, в которой проставляется отметка о переходе на месячный налоговый период (п. 4 разд. II Порядка № 21).

Сроки подачи декларации и уплаты налога в бюджет

Срок подачи декларации зависит от отчетного (налогового) периода, применяемого плательщиком. Так, если отчетный период составляет:

• календарный месяц – декларация подается в течение 20 календарных дней (далее – к. д.) после окончания отчетного (налогового) месяца (п. 203.1 НК);
• календарный квартал – в течение 40 к. д. после окончания отчетного (налогового) квартала (пп. 49.18.2 НК).

Уплатить налог следует в течение 10 к. д. после окончания срока подачи декларации (п. 57.1 НК). При этом, по мнению ГНС, эти 10 к. д. начинают отсчитываться после окончания именно того срока подачи, который установлен в НК (20 к. д. – для месячного отчетного периода и 40 к. д. – для квартального), без учета продления срока подачи в случае, если последний день такого срока приходится на выходной или праздничный (ОИР, категория 129.04).

Продлевается ли срок подачи декларации и уплаты налога, если последний день этого срока выпадает на выходной или праздничный день?

Если последний день срока подачи декларации приходится на выходной или праздничный день, тогда последним днем такого срока считается ближайший после этого операционный (банковский) день (п. 49.20 НК).

Если последний день срока уплаты налога приходится на выходной или праздничный день, то срок уплаты налога не переносится (п. 57.1, 203.2 НК; ОИР, категория 101.23).

Плательщик обнаружил ошибку до истечения срока подачи декларации. Как ее можно исправить?

В таком случае плательщик может подать новую декларацию, заполнив ее в таком же порядке, как и первоначальную. Но если в первоначально поданной декларации ставится отметка в строке 011 «Звітна», то в декларации, подаваемой вместо нее, делается отметка в строке «Звітна нова». При необходимости до окончания предельного срока подачи можно исправлять ошибки несколько раз, каждый раз подавая новую отчетную декларацию.

Нестандартные отчетные периоды

Как определить первый отчетный период вновь зарегистрированному плательщику НДС?

Если СХ регистрируется плательщиком НДС не с первого дня календарного месяца, то первый отчетный период начинается со дня такой регистрации и заканчивается последним днем первого полного календарного месяца. При этом под первым днем календарного месяца подразумевается именно первое число.

Например, если СХ зарегистрировался плательщиком НДС с 03.02.20 г. (это – понедельник, первый рабочий день февраля, но не первый день календарного месяца), то первый отчетный период будет длиться с 03.02.20 г. по 31.03.20 г. То есть первый раз такой СХ должен подать декларацию до 20.04.20 г. включительно. И в поле 02 «Звітний (податковий) період» он указывает первый полный месяц – март 2020 года (пп. 1 п. 1 разд. II Порядка № 21).

Как определить последний отчетный период плательщику, который аннулирует НДС-регистрацию?

Если НДС-регистрация аннулируется не в последний день месяца, тогда последний отчетный период начинается с первого дня такого месяца и заканчивается днем аннулирования регистрации (для квартальных плательщиков – с первого дня квартала и до дня аннулирования регистрации).

Подать такую декларацию нужно в обычные сроки: не позднее 20 к. д. после окончания отчетного месяца, в котором произошло аннулирование НДС-регистрации (для квартальных плательщиков – не позднее 40 к. д. после окончания отчетного квартала) (пп. 2 п. 1 разд. II Порядка № 21).

Например, если у месячного плательщика НДС-регистрация аннулирована 13.03.20 г., то последний отчетный период будет длиться с 01.03.20 г. по 13.03.20 г. Подать последнюю декларацию ему надо до 20.04.20 г. включительно.

Как заполняется декларация

Декларация состоит:

• из заголовочной части с общей информацией о плательщике;
• разд. I «Налоговые обязательства»;
• разд. II «Налоговый кредит»;
• разд. III «Расчеты за отчетный период»;
• заключительной части, в которой проставляются специальные отметки, в том числе о подаче вместе с декларацией приложений или прочих документов, а также приводится информация о корректировке отрицательного значения.

При ее заполнении нужно учесть следующие моменты:

• декларация подается по форме, действующей на дату ее подачи (п. 1 разд. III Порядка № 21);
• декларация заполняется за каждый отчетный (налоговый) период отдельно без нарастающего итога (п. 1 разд. III Порядка № 21);
• все показатели декларации приводятся в гривнях без копеек с соответствующим округлением по общеустановленным правилам (п. 4 разд. III Порядка № 21). В приложениях (в частности, в приложениях 1, 2, 5, 7) показатели указываются с копейками, чтобы свести к минимуму отклонения объемов и сумм НДС в разрезе контрагентов, налоговых документов. При этом строки «Усього» и «Усього за місяць», данные из которых переносятся в соответствующие строки декларации, в таких приложениях заполняются в гривнях без копеек с округлением по установленным правилам (ОИР, категория 101.24);
• в колонке А во всех необходимых случаях приводятся объемы поставок (приобретений) без учета НДС, а сумма НДС указывается в колонке Б (п. 5 разд. III Порядка № 21);
• сумма налоговых обязательств, подлежащих уплате в бюджет, исчисляется плательщиком НДС самостоятельно. При этом данные декларации должны соответствовать данным бухгалтерского и налогового учета плательщика НДС (п. 6 разд. III Порядка № 21);
• в полях и строках декларации, которые не заполняются, нули, прочерки и другие знаки вручную (при заполнении декларации в электронном виде путем самостоятельного набора с клавиатуры) проставлять не нужно (п. 6 разд. III Порядка № 21).

Форма подачи декларации

Декларация подается в орган ГНС в электронной форме средствами электронной связи с соблюдением условий регистрации электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), но в отдельных случаях может быть подана в бумажном виде.

Подача декларации в электронной форме

Электронная декларация должна быть подана в орган ГНС не позднее окончания последнего часа последнего дня подачи декларации (п. 3 разд. III Порядка № 21).

После отправки электронного документа плательщик должен получить две квитанции.

Первая квитанция удостоверяет факт и время получения документа контролирующим органом. Она формируется по результатам автоматизированной проверки декларации (в ней плательщику сообщается о результатах такой проверки). Первая квитанция отправляется плательщику НДС в течение двух часов после получения документа или в течение первых двух часов следующего операционного дня. Причем, если плательщику в течение указанного времени не поступила первая квитанция, декларация считается неполученной ГНС (п. 11 разд. II Порядка № 557).

Заметим, что автоматизированная проверка электронного документа осуществляется (п. 9 разд. II Порядка № 557):

• либо в день его поступления;
• либо не позднее следующего рабочего дня, если электронный документ поступил после окончания операционного дня или за час до его окончания.

При этом продолжительность операционного дня Порядком № 557 не установлена.

Если декларация не прошла автоматизированную проверку, то в первой квитанции сообщается о неприеме декларации с указанием причин. В этом случае вторая квитанция не приходит (п. 11 разд. II Порядка № 557).

Вторая квитанция удостоверяет факт и время приема (неприема) или регистрации документа контролирующим органом, то есть является подтверждением приема (регистрации) декларации или уведомлением о неприеме декларации. Она формируется не позднее следующего рабочего дня с момента формирования первой квитанции (п. 12 разд. II Порядка № 557). При этом датой и временем приема (регистрации) декларации считаются дата и время, зафиксированные в первой квитанции (п. 14 разд. II Порядка № 557).

Подача декларации в бумажном виде

Декларация в бумажной форме может быть подана, если у плательщика НДС прекращен договор о признании электронных документов плательщика. В этом случае плательщик имеет право до заключения нового договора подавать налоговую отчетность (п. 49.3 НК, п. 2 разд. III Порядка № 21):

• либо лично или через уполномоченное лицо;
• либо по почте с уведомлением о вручении и описью вложения (отправить заказное письмо надо не позднее чем за 5 дней до истечения срока, установленного для подачи декларации за этот период, – п. 3 разд. III Порядка № 21).

Какие документы подаются вместе с декларацией

Вместе с декларацией подается ряд документов.

Приложения

Всего к декларации предусмотрено 9 приложений (об особенностях заполнения каждого из них см. в материалах выпуска «Декларация по НДС: заполнение и исправление ошибок»). Подавать приложение нужно, только если заполнена строка декларации, которая требует его подачи, и произошли события, подлежащие отражению в этих приложениях (п. 11 разд. III Порядка № 21). В этом случае приложения являются неотъемлемой частью декларации и без них декларация будет считаться неподанной (п. 46.1 НК).

Прочие документы

К прочим документам относятся:

• заявление о выборе квартального отчетного (налогового) периода по НДС (подают плательщики, имеющие право на применение такого периода, – подробнее об этом см. выше);
• уведомление о делегировании филиалам права составления налоговых накладных и расчетов корректировки (приложение 2 к Порядку № 21). Уведомление подается в начале года (вместе с декларацией за первый отчетный период года) и в дальнейшем – в течение года (вместе с декларацией за тот период, в котором изменился перечень филиалов);
• оригиналы таможенных деклараций (экземпляры декларанта), оформленных при экспорте товара (заполнена стр. 2 декларации), но только если таможенное оформление вывоза товаров осуществлялось на основании бумажной таможенной декларации (п. 13 разд. III Порядка № 21). Если при вывозе товара оформлялась электронная таможенная декларация, она передается в орган ГНС таможенным органом, то есть в таком случае к декларации ничего прилагать не нужно;
• копии документов, подтверждающих операцию, если плательщик подал приложение 8 (жалоба на поставщика). Такими документами являются (п. 201.10 НК): товарные чеки или другие расчетные документы, подтверждающие оплату, первичные документы, подтверждающие получение товаров/услуг. Отметим, что технической возможности подать такие документы вместе с декларацией, составленной в электронном виде, нет. Поэтому копии этих документов подаются в налоговый орган в бумажном виде до окончания срока подачи декларации (ОИР, категория 101.24);
• заявление об отказе/приостановке использования льготы, предусмотренной п. 45 подразд. 2 разд. XX НК, по форме приложения 3 к Порядку № 21. В заявлении следует указать начало и окончание периода, на который плательщик НДС отказывается от применения льготы;
• документы об уничтожении, разборке или преобразовании такого объекта, в результате чего объект не может быть использован по своему назначению. Это могут быть, например, акты типовых форм № ОЗ-3 и № ОЗ-4, утвержденные приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352, или документы произвольной формы, содержащие все реквизиты первичного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV. Подача этих документов вместе с декларацией не предусмотрена ни нормами НК, ни Порядком № 21. Поэтому Минфин в ОНК, утвержденная приказом от 03.08.18 г. № 673, сделал правильный вывод о том, что подавать их вместе с декларацией не обязательно. Плательщик может подать эти документы в орган ГНС либо по собственной инициативе (в том числе в сроки, предусмотренные для подачи декларации), либо по запросу ГНС.

Также плательщик НДС, который считает, что форма декларации увеличивает или уменьшает его налоговые обязательства вопреки нормам НК, может зафиксировать этот факт в специально отведенном поле под разд. III декларации (п. 46.4 НК).

Кто подписывает декларацию

Подписи составивших декларацию лиц, заверенные печатью (при наличии), являются ее обязательным реквизитом (п. 48.3 НК). Декларация может быть подписана (п. 7 разд. III Порядка № 21):

руководителем плательщика НДС или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации контролирующему органу. Если штатным расписанием предприятия не предусмотрена должность главного бухгалтера (бухгалтера) и при этом ведет бухучет и подает декларации сам руководитель плательщика, декларация подписывается только им (ОИР, категория 129.02);

• плательщиком – физлицом или его законным представителем;
• лицом, ответственным за ведение бухучета и подачу декларации согласно договору о совместной деятельности/договору об управлении имуществом/соглашению о разделе продукции.

Создание электронного документа завершается наложением на него квалифицированной электронной подписи подписанта (подписантов) и печати (при наличии), как это предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде (п. 3 разд. II Порядка № 557).

Когда декларацию могут не принять

В п. 48.3 и 48.4 НК приведен перечень обязательных реквизитов налоговой декларации.

Если плательщик НДС подаст декларацию, заполненную с нарушениями п. 48.3, 48.4 НК, то орган ГНС обязан направить ему письменное уведомление или квитанцию (в случае представления отчетности в электронном виде) об отказе в приеме декларации с указанием причин такого отказа (п. 4.14 Методрекомендаций, утвержденных приказом ГНС от 14.06.12 г. № 516, далее - Методрекомендации № 516):

• в течение 5 рабочих дней со дня получения декларации, если она была направлена по почте или средствами электронной связи (пп. 49.11.1 НК);
• в течение 3 рабочих дней со дня получения декларации, если была подана лично плательщиком или его представителем (пп. 49.11.2 НК).

Справочник причин отказа с указанием их кодов приведен в приложении 6 к Методрекомендациям № 516.

Когда декларацию можно не подавать

Декларацию можно не подавать при одновременном соблюдении двух условий (п. 49.2 НК, п. 9 разд. III Порядка № 21):

• в отчетном периоде не возник объект налогообложения;
• нет показателей, подлежащих декларированию согласно требованиям НК.

Например, плательщик в течение отчетного периода не поставлял и не приобретал товары (услуги), однако у него есть отрицательное значение НДС предыдущих периодов, которое должно попасть в текущую декларацию (стр. 21). В этом случае плательщик НДС обязан подать декларацию, иначе ему грозит штраф на основании п. 120.1 НК (ОИР, категория 101.23).

Если же в отчетном периоде и хозяйственная деятельность не велась, и отсутствуют показатели, которые подлежат декларированию (в т. ч. суммы отрицательного значения предыдущих периодов), тогда декларацию можно не подавать (ОИР, категория 101.23).

Выводы

1. Плательщики НДС могут применять один из двух отчетных периодов:
   – календарный месяц – декларация подается в течение 20 к. д. после окончания отчетного (налогового) месяца;
   – календарный квартал (может применяться только плательщиками НДС, уплачивающими ЕН) – в течение 40 к. д. после окончания отчетного (налогового) квартала.
2. Уплатить налог следует в течение 10 к. д. после окончания срока подачи декларации.
3. Декларация заполняется за каждый отчетный (налоговый) период отдельно без нарастающего итога. Вместе с декларацией могут подаваться приложения (если заполнены строки декларации, которые требуют их подачи) и прочие документы в случае необходимости.
4. Не подавать декларацию можно только в том случае, если в отчетном периоде не возник объект налогообложения и нет показателей, подлежащих декларированию согласно требованиям НК.