Как подготовиться к участию в переговорах: девять советов главбуху

Есть ли такой главный бухгалтер, который ни разу не участвовал в переговорах? Сомневаюсь. Ведь главбух – это правая рука директора, официальное должностное лицо, наделенное серьезными полномочиями и значительной ответственностью. Вот почему без него не обойтись, если надо договариваться с клиентами, контрагентами, банкирами.

На практике переговоры не всегда планируются заранее, подчас это случается внезапно, по горячему поводу. Подготовиться толком некогда, переговоры проходят сумбурно, железные аргументы приходят в голову уже после окончания переговоров, а их результат не удовлетворяет вашу сторону. А кроме того, после неудачных переговоров даже обычно уверенный в себе человек часто теряется, расстраивается.

Знакомая ситуация? Тогда, будучи людьми рациональными (а главбух не может быть иррациональным), давайте поговорим о том, как не нервничать, не терять впустую время и добиваться успеха в переговорах.

Прежде всего поймем, что переговоры – это совместная деятельность людей, направленная на решение какой-то проблемы. Сгоряча проблемы не решаются эффективно. Но, зная технологию подготовки к переговорам, можно все успеть даже в условиях цейтнота. Главное – правильно настроиться. Делегируйте часть заданий по подготовке к переговорам своим коллегам, не замыкайте все на себе.

Итак, несколько практических советов.

Совет 1. Наедине с собой.
Проанализируйте свои слабые стороны в коммуникациях с другими людьми, чтобы контролировать свое поведение во время переговоров. Произнесите самый важный тезис перед зеркалом: вы будете удивлены тем, как выглядите и говорите на самом деле (в вашем воображении это выглядит иначе...).

Совет 2. Чтобы что?
Четко сформулируйте цель переговоров и возможный результат: желательный, приемлемый и нежелательный. Стоит заранее продумать свое дальнейшее поведение при каждом из возможных исходов.

Совет 3. Дресс-код.
Постарайтесь иметь соответствующий уровню переговоров внешний вид. Ваш внешний вид, аксессуары (удобный портфель или деловая папка, блокнот, пара хороших ручек, калькулятор, а возможно, и ноутбук с необходимой справочной информацией) продемонстрируют вашу подготовленность и уверенность в себе.

Совет 4. Досье.
Найдите максимум информации о второй стороне переговоров. Помимо официальной информации (Ф. И. О., должность человека) вам помогут открытые источники, например социальные сети: поинтересуйтесь, как и о чем высказывается человек, чем он живет, с кем общается, что у вас с ним общего. Это поможет вам понять человека и выработать взаимоприемлемое решение.

Совет 5. Команда.
Выясните, где будут проходить переговоры, сколько будет участников. Желательно, чтобы число участников с каждой стороны было одинаковым: например, два на два, три на три. Это снимает эффект численного превосходства, «давления» одной из сторон. С учетом предыдущего совета желательно уравнять представительство сторон – по должностям, по компетенциям.

Совет 6. Знание – сила.
Четко проясните, в чем сила вашей переговорной позиции, какие аргументы вы считаете главными, подготовьте необходимые расчеты, документы, тезисы.

Совет 7. Этикет.
Поведение во время переговоров. Как ни банально это звучит, но повторим основные правила этикета: улыбайтесь, поддерживайте позитивный настрой, называйте людей по имени, внимательно слушайте, задавайте уточняющие вопросы, показывайте значимость другого человека и его позиции. Кроме того, поменьше извиняйтесь (только если к месту). Обсуждая проблему, обосновывайте свою позицию, стремитесь к сближению позиций обеих сторон переговоров и выработке договоренностей. Избегайте давать негативные оценки вашим оппонентам. Укладывайтесь в отведенное время: затянутые переговоры сигнализируют о том, что стороны не готовы согласовать единую позицию. Тогда стоит зафиксировать достигнутые договоренности и новые вопросы (желательно письменно) и условиться о новой встрече.

Совет 8. Роли.
У каждого участника переговоров может быть своя роль. Например, один из них будет активно вести переговоры: приводить аргументы, цифры, показатели, реагировать на мнения других участников, вступать в дискуссию, а другой – молчать и наблюдать. Таким наблюдателем часто выступает руководитель. Он находится «над схваткой» – следит за работой своей и чужой команды, это позволяет лучше увидеть ситуацию и вовремя принять правильное решение.

Совет 9. Разбор полетов.
Анализируйте результат. Переговоры – это своего рода шанс. Они могут закончиться успехом, могут ни чем не закончиться, а могут оказаться провальными. Но не стоит отчаиваться: возможно, на данном этапе вы сделали все, что могли. В любом случае через некоторое время, уже в спокойном состоянии обдумайте промахи и сделайте выводы на будущее.