• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Бумажный балласт

Электронный документооборот как ключ к повышению эффективности бизнеса


Жизнедеятельность любой компании сопровождается постоянным генерированием огромного количества документов: договоров, счетов, заявок на выплату денежных средств, служебных записок, приказов, внутренней отчетности и пр. Опыт показывает, что упорядочивание документооборота, оптимизация бизнес-процессов и автоматизация этих процедур позволяют упростить, ускорить и в разы увеличить результативность выполнения хозяйственных операций


Евгений Ряполов,
консультант по управленческим технологиям
компании «ИНТАЛЕВ Украина», www.intalev.ua

Об оптимизации бизнес-процессов и внедрении электронного документооборота стоит задуматься в том случае, если в компании появились следующие признаки:

  • на поиск нужного документа тратится много времени. А найдя его, вы не можете быть уверены, что это последняя версия документа;
  • длительный процесс согласования договоров и других документов. Когда вопрос требует оперативного решения, затягивание сроков ведет к убыткам компании;
  • документы пересылаются или передаются лично от одного согласующего к другому, в результате чего сложно понять, на каком этапе согласования находится документ;

  • всякий раз составление договора — это процесс творчества менеджеров и юристов. Нет унифицированных шаблонов документов;
  • нет привязки финансовых документов к системе управления финансами и системам оперативного учета. Базы существуют каждая сама по себе и никак не интегрируются.

Этап оформления и утверждения документов часто становится ограничивающим фактором, замедляющим операционный процесс. В результате же автоматизации документооборота повышается эффективность основной операционной деятельности (приемки товаров, обслуживания клиентов, проведения тендеров, осуществления платежей и т. п.).

Неэффективный документооборот может привести, скажем, к простою автомобилей поставщика в приемных пунктах сырья предприятий заказчиков. Например, когда представитель поставщика вынужден заполнять разные бумаги, вероятнее всего, дублирующие друг друга, носиться с ними и подписывать их то на охране, то в лаборатории, то на весовой и т. д. И все это влечет за собой ощутимые денежные потери.

Плавающие непрогнозируемые сроки согласования и подписания договоров, утверждения и осуществления платежей приводят к ухудшению отношений с заказчиками и партнерами, снижению доверия и в конечном итоге к потере контрактов. Все это негативно сказывается на финансовых результатах компании.

Таким образом, можно сказать, что документооборот — это, по сути, операционный процесс, а оптимизация документооборота — повышение эффективности операционного процесса.

Как оптимизировать?

Оптимизация количества и состава документов, а также схемы их движения повышает скорость, точность и прозрачность разных процессов бизнеса благодаря:

  • установленным оптимальным схемам каждого процесса;
  • закреплению ответственных на каждом этапе;
  • установленным формам всех документов, в том числе внутренних.

Автоматизация документооборота повышает исполнительскую дисциплину. Теперь исполнитель является частью заложенного в систему алгоритма, и «по напоминанию» системы он выполняет определенную задачу. Благодаря автоматизации документооборота исполнители могут быть взаимозаменяемы и более эффективно использовать рабочее время. Например, сотрудник отдела продаж сможет таким образом высвободить больше времени для задач, связанных с его основной работой (общаться с клиентом, планировать встречи и т. п.), и не тратить его на согласование документов (ходить по офису с бумажными договорами и напоминать юристам, что их нужно согласовать).

1 из 1

Рис. 1

При этом за каждым процессом закрепляется ответственный, а у руководителя появляется возможность следить за ходом выполнения задач. Автоматизация позволяет контролировать качество реализации задач, выявлять причины их невыполнения, отслеживать и учитывать выполнение сотрудниками нормативов, достижение ими определенных показателей (то есть связать документооборот с системой KPI). Кроме того, автоматизированная система генерирует удобную управленческую отчетность, с помощью которой руководитель быстро и точно может выявить «узкие места» (наиболее загруженные участки, исполнителей, задерживающих процесс, и пр.).

Приведем в качестве примера автоматизированный процесс согласования входящей и исходящей документации, договоров, внутренних распоряжений, который был реализован при выполнении одного из проектов. Опыт показывает, что использование единого универсального процесса согласования может быть более простым и эффективным решением, чем автоматизация множества разных алгоритмов для каждого типа документации.

1 из 1

Рис. 2

На первом этапе универсального процесса ответственный сотрудник создает в системе документ (например, секретарь регистрирует входящую корреспонденцию) и назначает лиц, которые должны его согласовать. В свою очередь, согласующие могут назначить дополнительных согласующих. Таким образом, процесс запускает сам себя столько раз, сколько понадобится последующих уровней согласований. Механизм назначения согласующих универсальный и многоуровневый: согласование может быть назначено любому специалисту — пользователю системы.

Единый электронный архив для хранения договоров, поручений, корреспонденции позволяет избавиться от бумажной волокиты. Это надежное хранилище данных, в котором есть возможность настроить индивидуальный доступ к различным документам, и тем самым предотвратить утечку важной коммерческой информации.

Интеграция с другими системами учета

Эффект от внедрения электронного документооборота может быть усилен, если он будет интегрирован с другими имеющимися на предприятии системами, в том числе автоматизированными.

Например, одна и та же информация (данные о покупателе, договорах, платежных документах) может находиться одновременно в системах документооборота, бухгалтерского учета, бюджетирования, CRM и т. д. То есть нескольким сотрудникам приходится каждый раз вносить одни и те же данные в разные системы. Во-первых, это чревато возможными ошибками, а, во-вторых, усложняет получение данных по одному и тому же контрагенту из множества разных систем. Например, договор, прошедший все этапы согласования в системе документооборота, может и должен быть автоматически заполнен в системах, в которых работают бухгалтеры, финансисты, закупщики, менеджеры по продажам и т. д.

Документ-задача создается автоматически и содержит всю необходимую исполнителю информацию. По электронной почте ответственному приходит оповещение о новом задании. Каждый участник процесса может оставить комментарий, сопровождающий его решение: согласовать, вернуть предыдущему участнику процесса на доработку, направить следующему участнику или запросить дополнительное согласование. Из этих комментариев формируется своеобразный чат, в котором сохраняется вся история обсуждения договора. Такая система комментариев особенно актуальна в том случае, когда участники процесса согласования договора территориально находятся в разных филиалах.

1 из 1

Рис. 3

Опыт интеграции в комплексную систему управления

Рассмотрим конкретный пример интеграции системы электронного документооборота в комплексную систему управления компанией, в частности в систему бюджетирования. За основу возьмем компанию, работающую в сфере девелопмента.

1 из 1

Рис 4.

Удобный инструмент для управления потоком документов, связанных с бизнес-процессами компании, и электронный архив, который обеспечивает легкий доступ ко всем документам по проекту в любой момент времени, для девелопера являются жизненно важной необходимостью. Деятельность таких компаний сопряжена с большими объемами документации. Во время строительства объекта — это разрешительная, проектная, техническая и исполнительная документация, договоры, сметы, акты, деловая переписка и т. д. После введения в эксплуатацию объекта недвижимости (например, торгово-развлекательного центра) — это договоры с арендаторами и другими контрагентами, ежемесячное выставление счетов, корреспонденция и пр.

Данные договоров напрямую влияют на формирование бюджетов. Поэтому интеграция электронного документооборота по договорам с системой бюджетного планирования стала логичным шагом, значительно упростившим процесс бюджетирования.

В зависимости от этапа — строительство или предоставление в аренду — предполагаются два вида договорной деятельности. На первом этапе это работа преимущественно с одним генеральным подрядчиком, осуществляющим строительные работы, и разными типами договоров и частыми правками в них. На втором этапе — работа с множеством разных контрагентов и типовыми договорами.

1 из 1

Рис.5

Автоматизированная система позволяет упорядочить и увязать работу всех сотрудников и подразделений, ориентированных на общий результат. При этом вся информация автоматически предоставляется всем заинтересованным отделам в тот момент, когда она появляется в системе, и передается далее согласно прописанным бизнес-процессам.

Разные типы договоров по разным статьям и видам деятельности проходят разные этапы согласования. Поэтому бизнес-процессы были детализированы с учетом стадий согласования каждого вида договора. Кроме того, особенностью процесса являлся предусмотренный в нем контроль и возможность переноса сроков согласования.

1 из 1

Рис. 6

Далее договор фигурирует в системе бюджетирования. Рассмотрим этот этап подробнее. На основе данных, изложенных в условиях договора, планируются финансовые потоки. Еще на стадии согласования договор проверяется на соответствие бюджету, то есть планировались ли такие затраты. Если планировались, то денежные средства автоматически резервируются под этот договор.

Целесообразно было автоматизировать учет договоров аренды, поскольку таких договоров много, работа по ним ведется постоянно, и по их условиям рассчитывается доходная часть бюджета. Договор аренды зачастую включает не только арендные платежи, но и такие статьи, как оплата коммунальных или рекламных услуг, возможные пени, штрафы и пр. Все эти данные автоматически консолидируются в плановые бюджеты.

Такая система позволяет хранить всю историю работы с контрагентами и вести учет обязательств по договорам с точки зрения различных условий оплаты для разных контрагентов (обеспечительный платеж, авансовый платеж, сроки оплаты и т. п.). Исходя из условий договора также автоматически рассчитывается и выставляется платежка конкретному арендатору с детальной расшифровкой итоговой суммы.

Сразу после заключения договора автоматически запускается процесс контроля его исполнения с учетом всех условий и спецификаций. Это позволяет вести учет дебиторских задолженностей не с точки зрения финансовой документации (чтобы возникла дебиторка, в системе должен появиться акт выполненных работ), а согласно реальным условиям и срокам, предусмотренным в договоре. Как только акты размещаются в архиве, техническая служба проверяет выполненную работу, а бухгалтерия — учитывает данные, сверяет их с данными контрагентов и т. д. Автоматизация данного процесса существенно минимизирует количество ошибок и влияние человеческого фактора.

Одновременно договор обрабатывается с точки зрения сбора и учета фактической информации. То есть пользователь системы может видеть фактические данные о начислениях, банковских выписках, кредиторской/дебиторской задолженности, движении денежных средств по договору в разрезе статей или контрагентов.

Заключительный этап — формирование достоверной план-фактной отчетности. Делается это в автоматическом режиме и в короткие сроки. На основе такой отчетности руководство может оперативно принимать экономически обоснованные управленческие решения.

Резюме

Автоматизация документооборота и его интеграция с системами управления финансами и управленческого учета обеспечивает компании следующие результаты.

  1. Возможность согласовывать любые виды документации по универсальной схеме. То есть все документы охвачены системой и согласуются единым процессом.
  2. В разы ускоряются процессы согласования, рассмотрения и утверждения документов.
  3. Все данные по документу (инициатор, согласующие, ответственные за исполнение, история редакции, актуальные версии и т. п.) систематизированы и доступны пользователям системы в любой момент времени.
  4. Единый электронный архив делает обращение к документу быстрым и легким, поддерживает порядок и сохранность всех данных по проекту и контрагентам.
  5. Документооборот встроен в общую систему управления, взаимосвязан с планированием, управленческим учетом, казначейством, что позволяет вести учет в разрезе договоров и создает «единую точку правды» в компании.
  6. Руководство получает эффективный инструмент контроля деятельности подчиненных.
  7. Появляется возможность своевременно принимать правильные управленческие решения.
  8. Повышается эффективность системы управления, а как следствие, и эффективность компании в целом.
  9. Компания получает преимущества перед конкурентами, занимает лидирующие позиции на рынке.


Дата подготовки
10.07.2014

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

810 грн. / квартал

Купить

Лучшие материалы

Бумажный балласт