Из этой статьи вы узнаете: почему поездку сотрудника на производственное собрание выгоднее оформить как командировку.
Что можно сделать на практике: правильно составить все документы, подтверждающие командировочные расходы и их связь с хозяйственной деятельностью.
Ситуация
Головное предприятие находится в Киеве, а его филиал – в Одессе. После рассмотрения отчетности за полугодие руководство приняло решение провести на турбазе 3-дневное производственное собрание, посвященное подведению итогов за прошедший период и планированию работы на следующие полгода.
Вопрос. Можно ли рассматривать поездку киевских сотрудников (в основном это топ-менеджмент) из Киева в Одессу как служебную командировку?
Краткий ответ. Да, можно, но только при наличии у такой поездки всех «командировочных» признаков, а также при ее надлежащем документальном оформлении. Поясним ответ подробнее.
Статус поездки и налогообложение
Сначала разберемся, что дает предприятию «командировочный» статус поездки отдельных работников для целей налогообложения.
НДФЛ и военный сбор. Если поездка будет признана командировкой, а понесенные расходы – связанными с хоздеятельностью предприятия, то средства, потраченные на конкретного работника в поездке (суточные, расходы на проезд, проживание и пр.), не будут облагаться НДФЛ и военным сбором (далее – ВС) (пп. «а» пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX Налогового кодекса, далее – НК). В противном случае эти средства будут считаться излишне израсходованными. Тогда их сумму придется включить в месячный налогооблагаемый доход физлица, рассчитанный по правилам п. 170.9 НК (пп. 164.2.11 НК).
Таким образом, если поездка не связана с хоздеятельностью предприятия (нет документального подтверждения этой связи), а средства потрачены, то суммы, полученные работником на командировку, должны быть включены в его налогооблагаемый доход. База обложения НДФЛ определяется с помощью коэффициента, установленного п. 164.5 НК. Для целей обложения ВС коэффициент не применяется.
НДС. Если поездка будет признана командировкой, то входной НДС, включенный в налоговый кредит, например, при приобретении билетов на проезд или ГСМ, не придется уменьшать путем начисления налоговых обязательств на том основании, что понесенные расходы не являются хозяйственными (пп. «г» п. 198.5 НК).
Налог на прибыль. По этому налогу никаких особых последствий не будет, так как он определяется на основании данных бухучета. Если поездку топ-менеджмента признать командировкой, то командировочные расходы будут считаться административными и учитываться на одноименном счете 92. Иначе расходы на поездку работников надо будет признать прочими операционными расходами с отражением на одноименном субсчете 949. Но в любом случае они повлияют на финрезультат, а значит, и объект обложения налогом на прибыль.
Этот вывод касается всех плательщиков налога на прибыль – и тех, которые не корректируют финрезультат на разницы, и тех, кто его корректирует. Ведь нехозяйственность расходов не является препятствием для их отражения в составе налоговых расходов. Напомним, НК установлены определенные виды расходов, которые законодатель не хочет считать частью налоговых, они являются разницами, корректирующими финрезультат. Однако в нашем случае разниц нет.
Что считается служебной командировкой?
В НК понятие «служебная командировка» не расшифровывается. Но оно содержится в Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. Напомним, этим документом обязаны руководствоваться организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджета. Коммерческие предприятия могут пользоваться данной инструкцией или отдельными ее положениями на добровольных началах.
Итак, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на оговоренный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
В нашем случае налицо следующие признаки командировки:
- работники направляются в другой населенный пункт, который находится вне места их постоянной работы (из Киева в Одессу);
- срок поездки определен (ограничен временем проведения собрания);
- есть соответствующее распоряжение руководства.
Рассмотрим еще один признак командировки – служебное поручение. Под этим понятием подразумевается, что в ходе поездки работник должен выполнить определенное задание работодателя. Как правило, оно связано с выполнением части обязанностей, которые входят в трудовую функцию работника. Именно той части, которая необходима для выполнения порученного задания.
Поэтому, если участие работника в производственном собрании, посвященном подведению итогов за определенный период и планированию работы на предстоящий период, входит в его обязанности, то поездку можно смело считать выполнением служебного поручения.
Документальное обеспечение
Помимо обычных документов, подтверждающих командировочные расходы (приказ, проездные документы, документы на проживание и пр.), желательно составить подробную повестку дня собрания, которая будет служить приложением к приказу о проведении выездного собрания.
Можна задокументировать процесс и итоги собрания. Это может быть подробный протокол (запись), который будет прилагаться к отчету о командировке.
Должен ли каждый участник собрания составлять отчет о командировке?
Полагаем, что не должен. Это может быть один совместный отчет, составленный лицом, ответственным за проведение выездного производственного собрания. Другим участникам достаточно поставить под ним свою подпись.
Связь командировки с хоздеятельностью и НДФЛ
Как уже отмечалось выше, чтобы не облагать НДФЛ командировочные суммы, нужно соблюдать основное правило: командировка должна быть связана с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны. При этом согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НК хозяйственность поездки можно подтвердить, в частности (но не исключительно):
- приглашением принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны;
- заключенным договором или контрактом;
- другими документами, удостоверяющими желание установить гражданско-правовые отношения (например, протоколом о намерениях);
- документами, свидетельствующими об участии командированного в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.
В рассматриваемом случае целью поездки является участие в выездном производственном собрании. А документы, перечисленные в разделе «Документальное обеспечение», подтвердят хозяйственный характер поездки. Ведь производственные собрания – это часть рабочего процесса любого предприятия. Место их проведения может быть любым – кабинет директора, конференц-зал, турбаза и т. д.
Отметим, что при выборе места проведения такого собрания дополнительным аргументом может стать тот факт, что предприятие сэкономит на проживании гостей, ведь филиалу принадлежит служебная квартира либо в офисе есть отдельное помещение, поэтому не нужно тратить средства на аренду зала. Длительность собрания (2 часа, полный рабочий день и пр.) также может быть любой.
Таким образом, поездку работников на выездное производственное собрание можно считать командировкой при условии соблюдения всех «командировочных» признаков.