Расчеты с подотчетными лицами: учет

Рассмотрим порядок отражения в налоговом и бухгалтерском учете подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет

 

 

Для учета подотчетных сумм применяется субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого субсчета отражается выдача денег под отчет, а по кредиту – суммы утвержденных расходов и суммы возвращенных подотчетным лицом денежных средств (Инструкция, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291). Операции отражаются следующими проводками:

- выдача денег под отчет: Дт 372 – Кт 30 «Наличные», 31 «Счета в банках»;

- возврат подотчетным лицом неизрасходованных денежных средств: Дт 30 – Кт 372.

Если подотчетным лицом по поручению предприятия приобретались материальные ценности (услуги, работы), тогда делаются следующие проводки:

- оприходование материальных ценностей: Дт 20 «Производственные запасы», 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 281 «Товары на складе» – Кт 372;

- списание на расходы стоимости приобретенных подотчетным лицом работ, услуг: Дт 23 «Производство», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» – Кт 372.

 

 

Налог на прибыль

 

Учет по налогу на прибыль ведется по правилам бухгалтерского учета. Разницы не возникают.

 

 

НДФЛ

 

Сумма выданных под отчет денежных средств не является доходом физлица и не подлежит обложению НДФЛ (пп. 165.1.11 Налогового кодекса, далее – НК). Но только в том случае, если подотчетное лицо после выполнения поручения отчитается о расходах и вернет в бухгалтерию неизрасходованный остаток (при наличии) в законодательно установленные сроки (подробнее см. на с. 27 этого номера). Если же срок возврата неизрасходованных подотчетных денег будет нарушен, тогда эту сумму надо включить в месячный налогооблагаемый доход физлица и обложить НДФЛ (пп. 164.2.11 НК).

Ставка НДФЛ определяется согласно п. 167.1 НК и составляет 15 % (20 %). Кроме того, в соответствии с п. 164.5 НК применяется повышающий коэффициент, который в 2015 году для ставки НДФЛ 15 % составляет 1,17647, а для ставки 20 % – 1,25.

Налоговым агентом подотчетного лица является предприятие, выдавшее ему денежные средства под отчет (пп. 170.9.1 НК). Удержать сумму НДФЛ нужно из налогооблагаемого дохода за месяц, в котором не были возвращены подотчетные денежные средства. Если сумма дохода не позволяет сразу удержать всю сумму НДФЛ, тогда удержание растягивается на следующие месяцы. А если работник увольняется, то НДФЛ нужно удержать из дохода, который выплачивается при окончательном расчете с таким работником. Если же такого дохода недостаточно, тогда работник должен подать декларацию о доходах и самостоятельно уплатить НДФЛ в бюджет по окончании налогового года.

 

 

ЕСВ

 

Напомним, что базой обложения ЕСВ является сумма начисленной заработной платы, включая основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, вознаграждение за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI). Не возвращенная вовремя сумма подотчетных средств не входит в состав указанных выплат, а значит, не облагается ЕСВ.

 

 

Военный сбор

 

Объектом обложения военным сбором являются суммы всех налогооблагаемых доходов физлица, полученных как в Украине, так и за ее пределами (ст. 163, пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НК). Значит, из дохода работника в виде несвоевременно возвращенных подотчетных сумм следует удержать военный сбор. Ставка сбора составляет 1,5 %.

 

Пример

20.05.15 г. работнику предприятия были выданы под отчет денежные средства на приобретение ТМЦ в сумме 9 500 грн. Работник 21.05.15 г. представил Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и подтверждающие документы (корешок к приходно-кассовому ордеру, расходная и налоговая накладные) на сумму покупки 8 400 грн. (в т. ч. НДС – 1 400 грн.). Остаток в сумме 1 100 грн. работником был возвращен 29.05.15 г.

(грн.)

№п/п

 

Содержание операции

 

Первичные документы

 

Бухгалтерский учет

 

Дт

 

Кт

 

Сумма

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

1

 

Выданы денежные средства под отчет

 

Расходный кассовый ордер (типовая форма № КО-2*)

 

372

 

301

 

9 500,00

 

2

 

Утвержден отчет об использовании подотчетных средств

 

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет**, расходная накладная, корешок к приходно-кассовому ордеру (типовая форма № КО-1**)

 

92

 

372

 

7 000,00

 

3

 

Отражен налоговый кредит по НДС***

 

Налоговая накладная

 

641

 

372

 

1 400,00

 

4

 

Начислена сумма НДФЛ на несвоевременно возвращенную сумму подотчетных средств

(1 100 х 1,17647 х 15 %)

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет**

 

661

 

641

 

194,17

 

5

 

Удержан военный сбор (1 100 х 1,5 %)

 

661

 

641

 

16,50

 

6

 

Возвращен работником остаток подотчетных средств

 

Приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-2***)

 

301

 

372

 

1 100,00

 

7

 

Перечислены в бюджет суммы НДФЛ и военного сбора

 

Платежное поручение

 

641

 

311

 

210,67

 

* Приложение 3 к Положению, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637).

** Утверждена приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845.

*** Приложение 2 к Положению № 637.