Два работника предприятия были направлены в командировку. Железнодорожные билеты в одну сторону приобретались предприятием по безналичному расчету. Билеты в обратную сторону работники покупали на свои деньги и с разрешения руководителя выкупили 4-местное купе. Имеет ли право предприятие компенсировать работникам стоимость расходов на обратный проезд в полном размере, не считая при этом стоимость двух «лишних» билетов их налогооблагаемым доходом?
Да, предприятие может компенсировать командированным работникам полную стоимость обратного проезда и не облагать НДФЛ и военным сбором стоимость «лишних» билетов. Однако при этом должны быть соблюдены определенные условия.
Во-первых, расходы на проезд должны быть подтверждены документально. Согласно пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК) не считаются доходом работника расходы на проезд (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте), при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость этих расходов. Это могут быть транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его наличие предусмотрено правилами перевозки на соответствующем виде транспорта.
Такие проездные документы оформляются в соответствии с п. 2.34 разд. 2 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.06 г. № 1196 (далее – Правила № 1196). При этом, согласно п. 2.26 разд. 2 Правил № 1196, при желании пассажира (пассажиров) и наличии свободных мест можно выкупить отдельное купе в купейном вагоне для проезда одного, двух или трех пассажиров.
Отметим, что поездка одного пассажира в отдельном купе оформляется одним проездным документом, а поездка двух (и более) пассажиров – разными проездными документами на каждое место с указанием фамилии и имени пассажира. То есть в нашем случае в авансовом отчете каждого командированного работника должны быть указаны по два проездных билета, оформленных на его имя.
Во-вторых, во внутреннем документе предприятия (например, в Положении о командировках) рекомендуем предусмотреть случаи, когда командированным работникам разрешается проезд в условиях «повышенной комфортности». Если же таких оговорок Положение не содержит, тогда рекомендуем предусмотреть разрешение на комфортный проезд работников в приказе на командировку. Либо же после возвращения из командировки работники могут приложить к авансовому отчету объяснительную записку, в которой пояснить, почему возникла необходимость в приобретении «лишних» билетов. А руководитель должен утвердить такие отчеты.
В противном случае стоимость «лишних» билетов, приложенных к авансовому отчету, может рассматриваться как дополнительное благо для работников с обложением НДФЛ и военным сбором.
Отметим, что ГФС не возражает против «безналогового» возмещения командированному работнику расходов на проезд в двухместном купе вагона «СВ», а также в такси – при условии соблюдения требований, установленных п. 170.9 НК (см. Индивидуальную налоговую консультацию от 01.09.17 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).