Возможные направления использования выручки зависят от того, ведет обособленное подразделение кассовую книгу или нет.
Вариант 1. Кассовая книга не ведется
С полученной выручкой можно поступить только двумя способами (п. 2.8 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637, далее – Положение № 637 ):
- сдать в банк (при отсутствии банка в данном населенном пункте – оператору почтовой связи или небанковскому финансовому учреждению, имеющему лицензию на перевод средств без открытия счета) без ее предварительной передачи в кассу головного предприятия (см. ОИР, категория 109.16; письмо НБУ от 30.04.13 г. № 11-117/1518/5387). При этом подразделение может сдать деньги:
– либо через инкассатора (подтверждением передачи наличных инкассатору будет копия сопроводительной ведомости к сумке с наличными деньгами),
– либо кассир может отвезти наличные в кассу банка (оператора почтовой связи или небанковского финучреждения) для зачисления на текущий счет предприятия или самого обособленного подразделения (подтверждением будет квитанция к документу о приеме денег для зачисления на текущий счет),
– либо можно воспользоваться платежным устройством, имеющим функцию приема наличных средств для их последующего зачисления на текущий счет (подтверждением будет чек, выданный таким устройством);
- передать в кассу головного предприятия (головное предприятие оформит ПКО на поступившую сумму).
В обоих случаях для изъятия выручки с места проведения расчетов (в середине или в конце рабочего дня) надо провести операцию «Служебная выдача» (если используется РРО) или выписать расчетную квитанцию с пометкой «Служебная выдача» (если используется РК).
Использовать выручку непосредственно на собственные нужды такое подразделение не сможет. Ведь для этого нужно выписать РКО, а оно не имеет права этого делать.
Обратите внимание! Подразделение, не ведущее кассовую книгу, может вернуть покупателю деньги за возвращаемый им товар. Ведь такая операция фиксируется только через РРО или РК. В случае возврата денег покупателю:
- при использовании РРО – стоимость товара пробивается со знаком «–» или проводится операция «Служебная выдача», если РРО не может регистрировать отрицательные операции;
- при использовании РК – выписывается отдельная расчетная квитанция на стоимость товара со знаком «–».
РКО по такой операции не оформляется (см. письмо НБУ от 22.06.09 г. № 11-113/2614-11909). Это же относится и к аннулированию операции, ошибочно проведенной через РРО.
Вариант 2. Кассовая книга ведется
Помимо двух вышеуказанных способов (сдача в банк, а при отсутствии банка – оператору поч-товой службы или небанковскому финансовому учреждению, либо передача в кассу головного предприятия) обособленное подразделение может использовать выручку на собственные нужды (выдать зарплату работникам, деньги под отчет сотрудникам, займы сотрудникам и т. п.) (п. 2.8, 2.9 Положения № 637).
При этом в любом случае должен быть оформлен РКО (при сдаче денег в банк, в кассу предприятия или при выдаче на собственные нужды).
В какой срок обособленному подразделению надо «избавиться» от полученной выручки, чтобы не превысить лимит кассы? Можно ли сдать ее в банк или головному предприятию на следующий день после получения?
Обособленное подразделение (как ведущее, так и не ведущее кассовую книгу) должно сдать выручку в банк или в кассу головного предприятия:
- либо в день получения выручки,
- либо не позднее следующего рабочего дня (если график работы обособленного подразделения не совпадает со временем работы головного предприятия и/или банка и не позволяет сдать выручку «день в день»). Такое «несовпадение» также желательно задокументировать, установив режим работы подразделения в Положении о подразделении.
Тогда выручка не будет считаться сверхлимитной (п. 5.1, 5.9 Положения № 637, письмо НБУ от 09.11.09 г. № 11-113/5029-20868, письмо НБУ от 09.08.10 г. № 11-110/4073-13707).
Заметим, что если в местности, где находится обособленное подразделение, нет поблизости банков, то подразделение может сдавать выручку в банк не реже одного раза в пять рабочих дней (конкретный срок должен быть указан в договоре с банком) (п. 5.1 Положения № 637).
Обратите внимание! Те обособленные подразделения, которые ведут кассовую книгу, могут использовать выручку также и на собственные нужды. И сделать это они должны (в части сверхлимитной выручки) не позднее следующего рабочего дня после ее получения (п. 5.9 Положения № 637).
Нужно ли сдавать в банк или головному предприятию всю сумму выручки?
Сумма выручки в пределах лимита может оставаться в кассе обособленного подразделения (как ведущего, так и не ведущего кассовую книгу) сколь угодно долго. При этом если такая сумма хранится в ящике РРО (или на месте проведения расчетов с использованием РК), то каждый день перед началом проведения расчетных операций эту сумму надо фиксировать операцией «Служебное внесение». Ну а часть выручки, которая превышает установленный лимит кассы, нужно обязательно сдавать (в банк или головному предприятию) либо использовать на собственные нужды в указанные в предыдущем вопросе сроки.